Actualizaciones sobre las obligaciones de notificación de horas extras y propinas para 2025
Como escribimos el 14 de julio de 2025, la Ley One Big Beautiful Bill (OBBA) contiene una disposición que establece una deducción fiscal para los ingresos por horas extras de los empleados entre 2025 y 2028.
Originalmente, los datos relativos a dichos ingresos por horas extras debían declararse en el formulario W-2. Sin embargo, ahora que los empleadores están preparando sus formularios W-2 para 2025 (que se emitirán en enero de 2026), el IRS ha concedido algunas facilidades. Los empleadores ahora pueden, aunque no están obligados a ello, incluir las horas extras que cumplan los requisitos en el formulario W-2 del empleado. Si un empleador decide no incluir las horas extras deducibles en el formulario W-2, sigue teniendo obligaciones y debe proporcionar al empleado detalles sobre cualquier hora extra que sea potencialmente deducible de alguna forma. Estos detalles pueden figurar en una nota dirigida al empleado en la que se explique qué horas extras ha ganado el empleado que son susceptibles de deducción. A partir del próximo año, los empleadores tendrán que declarar las horas extras en un formulario W-2, ya que el IRS tiene previsto actualizar el formulario para que los empleadores incluyan dicha información.
Dadas estas circunstancias, los empleadores deben comprender qué pagos por horas extras son potencialmente deducibles para los empleados. A tal fin, las únicas horas extras que pueden deducirse son las exigidas por la Ley de Normas Laborales Justas. Por consiguiente, las horas extras que un empleado haya trabajado en virtud de cualquier ley estatal (que no sean exigibles en virtud de la ley federal) no son deducibles y no deben declararse como horas extras deducibles ni en el formulario W-2 ni en el informe de 2025 que se entrega al empleado sobre dichas horas extras.
Un ejemplo de horas extras no declarables serían los pagos por horas extras exigidos en California por más de ocho horas trabajadas en una sola jornada laboral. Del mismo modo, cualquier hora extra pagada por un empleador por trabajar menos de cuarenta (40) horas a la semana no sería elegible para la deducción y, por lo tanto, no se declara al empleado como elegible para la deducción federal. Dichas horas extras podrían estar sujetas a un convenio colectivo u otro plan de pago en virtud del cual el empleador paga voluntariamente las horas extras por menos de cuarenta horas.
Los empleadores deben empezar a pensar ahora mismo cómo van a determinar qué horas extras son elegibles para ser comunicadas al empleado. Los empleadores también deben establecer un método para realizar un seguimiento sencillo de las horas extras elegibles para la deducción, con el fin de garantizar que la información esté fácilmente disponible. Y recuerde: todas las compensaciones por horas extras siguen estando sujetas a los impuestos de la Seguridad Social y Medicare.
Además, la OBBA también prevé una deducción por propinas calificadas. Las propinas calificadas son, por lo general, aquellas recibidas por una persona en una ocupación en la que se reciben propinas de forma habitual antes del 31 de diciembre de 2024. Al igual que con los pagos por horas extras, para 2025, los empleadores no estarán obligados a declarar por separado las propinas en un formulario W-2 o 1099. Los empleados deben basarse en los recibos de sueldo, los registros de propinas y el formulario 4137 (para las propinas no declaradas). El IRS ha indicado que aceptará métodos razonables para calcular las propinas calificadas para 2025. Al igual que con las horas extras, las propinas siguen estando sujetas a los impuestos de la Seguridad Social y Medicare.
Existen límites en cuanto a las cantidades deducibles para los empleados en relación con las horas extras y las propinas. Por lo tanto, los empleadores deben tener cuidado de no limitarse a decirle al empleado que las cantidades son deducibles, sino que deben informarle simplemente de que las cantidades pueden ser deducibles, para evitar proporcionar inadvertidamente al empleado asesoramiento fiscal.
