Lo que toda multinacional debería saber sobre… la revisión de los contratos de compra para evaluar el riesgo de cumplimiento normativo

Para las empresas multinacionales, los contratos con los compradores constituyen una de las fuentes de riesgo de cumplimiento normativo más importantes —y menos revisadas de forma sistemática—. Los acuerdos con proveedores, fabricantes y empresas de logística suelen determinar quién controla los datos, quién asume el riesgo normativo, quién realiza las declaraciones ante las autoridades gubernamentales y quién es responsable cuando surge algún problema. Sin embargo, en muchas organizaciones, estos contratos se negocian principalmente en función del precio, la entrega y la flexibilidad comercial, y las consideraciones de cumplimiento normativo se abordan en una fase tardía del proceso o de forma inconsistente entre las distintas regiones.

Las autoridades reguladoras evalúan cada vez más no solo si las empresas cuentan con programas de cumplimiento normativo, sino también si dichos programas están integrados en las relaciones contractuales que determinan el comportamiento en la práctica. Los contratos de la parte compradora constituyen un mecanismo clave para poner en práctica las expectativas de cumplimiento, distribuir el riesgo y hacer cumplir las normas en cadenas de suministro globales complejas. Unas prácticas contractuales débiles o incoherentes pueden socavar incluso los programas de cumplimiento mejor diseñados, especialmente cuando son terceros quienes controlan la fabricación, el abastecimiento, la logística, el tratamiento de datos o las interacciones con las autoridades reguladoras.

Esta autoevaluación está diseñada para ayudar a las empresas a valorar si cuentan con un enfoque estructurado y basado en el riesgo para la gestión de los contratos de compra, en lugar de uno fragmentado o puramente comercial. Se centra en la gobernanza, la evaluación de riesgos, los procesos de contratación, la supervisión y las medidas correctivas, y no en cláusulas normativas específicas ni en doctrinas jurídicas. Una respuesta «no» no indica automáticamente un incumplimiento contractual o una infracción de la normativa, pero puede señalar una deficiencia sistémica que merece atención, especialmente cuando los proveedores operan en jurisdicciones de mayor riesgo o desempeñan funciones críticas para el cumplimiento normativo.

I. Gobernanza y propiedad

• ¿Existe una responsabilidad clara en cuanto a las normas de contratación del lado comprador entre los equipos jurídicos, de cumplimiento normativo, de compras y de negocio?
• ¿Se han definido las funciones y responsabilidades relativas a: (1) la redacción y negociación de contratos; (2) la revisión y aprobación en materia de cumplimiento normativo; y (3) la supervisión continua de los contratos?
• ¿Están claramente definidos los procedimientos de escalado cuando un proveedor se niega a cumplir las condiciones relacionadas con el cumplimiento normativo?

II. Evaluación de riesgos y definición del alcance del contrato

• ¿Aplica la empresa un enfoque basado en el riesgo a la hora de determinar qué contratos de compra requieren una revisión de cumplimiento más exhaustiva?
• ¿Tiene en cuenta la evaluación de riesgos: (1) la ubicación del proveedor y el riesgo jurisdiccional; (2) la naturaleza de los bienes o servicios prestados; (3) el acceso a datos, sistemas o actividades reguladas; (4) el recurso a subproveedores o subcontratistas?
• ¿Se adaptan los requisitos contractuales al nivel de riesgo, en lugar de aplicarse de forma uniforme o inconsistente?

III. Normas y coherencia de los contratos

• ¿Dispone la empresa de normas básicas de contratación o de plantillas para los acuerdos con los compradores?
• ¿Las disposiciones relativas al cumplimiento normativo: (1) están redactadas con claridad y son viables desde el punto de vista comercial; (2) son coherentes en todas las regiones y unidades de negocio; (3) se actualizan periódicamente para reflejar la evolución de los riesgos?
• ¿Existe un proceso definido para aprobar las excepciones a las condiciones estándar de cumplimiento?

IV. Integración con los programas de cumplimiento normativo

• ¿Refuerzan los contratos con los compradores el marco general de cumplimiento de la empresa, incluyendo: (1) códigos de conducta o normas para proveedores; (2) derechos de auditoría y acceso; (3) obligaciones de intercambio de información y cooperación?
• ¿Están obligados los proveedores, por contrato, a trasladar las obligaciones pertinentes a los subproveedores cuando proceda?
• ¿Se comunican claramente a los proveedores las expectativas en materia de cumplimiento, y no se limitan a figurar en el texto legal?

V. Gestión del ciclo de vida de los contratos

• ¿Existe algún procedimiento para garantizar que los contratos se revisen, actualicen o renegocien cuando cambian los perfiles de riesgo?
• ¿Se revisan los contratos tras: (1) cambios normativos; (2) cambios en las operaciones de los proveedores; (3) incidentes, auditorías de las autoridades reguladoras o medidas coercitivas?
• ¿Se han identificado y abordado las obligaciones pendientes derivadas de contratos vencidos o antiguos?

VI. Asignación de riesgos arancelarios y de costes comerciales

• ¿Establecen claramente los contratos de compra quién es responsable de los aranceles y los gravámenes relacionados con la importación, incluyendo cómo se calculan y facturan dichos costes?
• ¿Se especifican expresamente los Incoterms®, están actualizados y se utilizan de forma coherente con las prácticas logísticas y comerciales reales de las partes?
• ¿Entienden los equipos de contratación cómo los Incoterms seleccionados afectan a: (1) la designación del importador oficial; (2) la responsabilidad en el despacho de aduanas; y (3) la exposición a derechos de aduana, aranceles e impuestos?
• ¿Contemplan los contratos los aranceles imprevistos o de nueva imposición, entre los que se incluyen: (1) cambios en los tipos arancelarios o en las clasificaciones arancelarias; (2) nuevas medidas comerciales correctivas (por ejemplo, medidas de salvaguardia, antidumping o aranceles de represalia); y (3) cambios en las normas sobre el país de origen o modificaciones en su aplicación?
• ¿Existe algún mecanismo contractual definido para los ajustes de precios, el reparto de costes o la renegociación ante cambios significativos en las tarifas? ¿Existen disposiciones relativas a cómo gestionar las posibles devoluciones de tarifas?
• ¿Prohíben o restringen los contratos la repercusión unilateral de los aranceles sin previo aviso ni justificación?
• ¿Están obligados los proveedores a facilitar la información precisa y oportuna necesaria para gestionar la exposición arancelaria, como, por ejemplo: (1) el país de origen; (2) los lugares y procesos de producción; (3) y las clasificaciones arancelarias y los datos de valoración?
• ¿Están los proveedores obligados por contrato a notificar a la empresa los cambios que puedan afectar al tratamiento arancelario, incluidos los cambios en el origen, la fabricación o la ruta de transporte?
• ¿Son suficientes los derechos de auditoría, cooperación y acceso a la información para verificar las declaraciones relativas a los aranceles?
• ¿Existe un proceso definido para resolver los litigios arancelarios, que incluya la documentación, la escalación y la posible recuperación de los derechos pagados en exceso?

VII. Seguimiento, cumplimiento y medidas correctoras

• ¿Existen mecanismos para supervisar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los proveedores?
• ¿Tus contratos exigen que los proveedores presenten cuestionarios anuales?
• ¿Existe un procedimiento definido para abordar: (1) las presuntas infracciones; (2) la falta de colaboración; (3) los incumplimientos reiterados?
• ¿Se recurre en la práctica a las medidas contractuales —como los planes de corrección, la suspensión o la rescisión— cuando está justificado?

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Nuestro informe técnico sobre «Gestión de los riesgos arancelarios y de importación durante una guerra comercial» describe un plan de 12 pasos que ofrece medidas prácticas para ayudar a los importadores a hacer frente a los riesgos arancelarios y de comercio internacional en el actual contexto arancelario y comercial, mientras que el informe técnico complementario sobre «Gestión de los riesgos relacionados con la integridad de la cadena de suministro» ofrece consejos prácticos para hacer frente al aumento de los riesgos en la cadena de suministro relacionados con las mercancías importadas a Estados Unidos, incluido el creciente recurso a las retenciones por parte de las autoridades aduaneras.