El DHS amplía el informe sobre cambios de estado en E-Verify y las infracciones sustantivas del formulario I-9

A medida que el Departamento de Seguridad Nacional de Estados Unidos (DHS) continúa con la aplicación estricta de la legislación federal en materia de inmigración, el DHS está perfeccionando las herramientas de que dispone para fomentar el cumplimiento de la normativa por parte de los empleadores. Recientemente, el DHS ha ampliado el «Informe de cambio de estado de E-Verify» para proporcionar a los empleadores información adicional sobre la revocación de diversos tipos de autorizaciones de empleo temporales. Si no se toman medidas en respuesta a este informe ampliado, los empleadores corren un mayor riesgo de contratar a sabiendas a una persona que no está autorizada a trabajar. Además, el DHS, a través del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE), ha ampliado los tipos de deficiencias en el formulario I-9 que pueden dar lugar a multas inmediatas. Las multas relacionadas con el formulario I-9 pueden ser considerables.

Actualizaciones del informe de cambios en el estado de E-Verify

Tal y como se explicó en una entrada anterior, el DHS creó el Informe de cambio de estado de E-Verify en 2025 para proporcionar información sobre los empleados a los que se les han revocado determinados tipos de autorizaciones de empleo temporales. Los empleadores que utilizan E-Verify están obligados a revisar estos informes periódicos para confirmar si algún empleado actual figura en la lista. Si un empleado actual figura en la lista, los responsables de E-Verify deben reunirse con él y solicitarle que vuelva a verificar el formulario I-9. El DHS ha ampliado recientemente los tipos de autorizaciones de empleo temporales invalidadas que abarca el Informe de cambio de estado de E-Verify. El informe incluye ahora las autorizaciones de empleo temporales revocadas de los solicitantes de asilo, de ajuste de estatus a residencia permanente y de estatus de protección temporal (TPS). El informe también incluye las autorizaciones de empleo temporales revocadas de aquellas personas cuyo TPS o permiso de entrada temporal (parole) haya sido rescindido. 

El DHS publica un informe actualizado aproximadamente cada dos semanas. Las empresas que utilizan E-Verify deben consultar este informe con regularidad y llevar a cabo las reverificaciones del formulario I-9, si es necesario. 

Ampliación de las infracciones relacionadas con el formulario I-9

Cuando un empresario no rellena correctamente el formulario I-9, la irregularidad puede clasificarse como (1) técnica o de procedimiento, o (2) de fondo. Si el error es técnico o de procedimiento, el ICE lo notifica al empresario y le concede un plazo de diez días hábiles para corregirlo. Si el empresario no lo corrige o no puede hacerlo, la irregularidad pasa a ser una infracción de fondo. En el caso de las irregularidades de fondo, el ICE no dará al empresario la oportunidad de corregirlas antes de imponerle multas. En 2026, el ICE actualizó sus directrices sobre el formulario I-9 incluyendo más deficiencias en la categoría de infracciones sustantivas. 

Infracciones sustantivas ampliadas (anteriormente denominadas infracciones técnicas o de procedimiento)

Entre las infracciones que en el pasado probablemente se habrían considerado técnicas o de procedimiento, pero que ahora se consideran sustantivas, se incluyen las siguientes:

General

Uso de la versión en español del formulario I-9 fuera de Puerto Rico

§ 1, Sección de empleados

• Sin fecha de nacimiento
• No se indica el número de registro de extranjero ni el número del USCIS tras comprobar el motivo de «residente permanente legal» para la autorización de empleo (casilla 3) (anteriormente, el ICE podría haber considerado esta omisión como una irregularidad técnica si la información se hubiera indicado en el apartado 2)
• No se indica el número de registro de extranjero ni el número de USCIS, el número de admisión del formulario I-94 ni el número de pasaporte extranjero tras comprobar que el extranjero está autorizado a trabajar durante un período temporal (casilla 4) (anteriormente, el ICE podría haber considerado esta omisión como un defecto técnico si la información figuraba en el apartado § 2 o en la sección de reverificación).
• Sin fecha junto a la firma del empleado

Aunque el apartado 1 es la declaración del nuevo empleado bajo pena de perjurio, el empresario está obligado a revisar dicho apartado sin demora para confirmar que está completo y que parece correcto. El empresario puede ser sancionado con una multa por determinadas deficiencias en el apartado 1, incluidas las mencionadas anteriormente.

§ 2, Sección dedicada a los empleadores

• Falta el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y/o la fecha de caducidad (si la hubiera) en la entrada correspondiente a la Lista A, la Lista B o la Lista C (anteriormente, el ICE podría haber considerado esta deficiencia como técnica si el empresario hubiera conservado copias de buena calidad del documento junto con el formulario I-9).
• No se ha indicado el cargo del representante de la empresa
• Sin fecha de contratación
• Sin fecha de firma

Anexo A, Sección dedicada al redactor o traductor

• Datos incompletos del redactor o del traductor

Anexo B (anteriormente § 3), Recontratación y nueva verificación

• Sin fecha de recontratación (si procede)
• No se indica el título, el número ni la fecha de caducidad de un documento de la Lista A o de la Lista C que acredite la autorización de empleo vigente (anteriormente, el ICE podría haber considerado esta deficiencia como técnica si el empresario hubiera conservado copias de buena calidad del documento junto con el formulario I-9).

Nuevas infracciones sustantivas del formulario I-9

El ICE también ha publicado nuevas directrices sobre los errores en el formulario I-9 que la agencia federal no había abordado formalmente como errores técnicos o sustantivos. El ICE ha aclarado que las siguientes deficiencias constituyen infracciones sustantivas:

• No indicar la fecha de caducidad de la autorización de empleo temporal en el apartado 1, casilla 4 (excepción: los nuevos contratados que tengan la condición de asilado o refugiado pueden escribir «N/A» en el espacio destinado a la fecha).
• Si no se verifica un documento sustitutivo en el plazo de noventa días a partir de la presentación por parte del empleado de un recibo válido para el § 2 o el Suplemento B (anteriormente § 3)
• No marcar la casilla del procedimiento alternativo en el apartado 2 o en el Suplemento B si se utiliza un procedimiento de verificación a distancia autorizado por el DHS
• El hecho de no ser un empresario participante en el programa E-Verify (o de no estar registrado en otro procedimiento de examen remoto de documentos del DHS, si lo hubiera) al declarar que el empresario utiliza el procedimiento alternativo
• El incumplimiento de las normas relativas a la cumplimentación electrónica del formulario I-9, su conservación, la seguridad de los documentos, su reproducción, la firma electrónica y otros aspectos relacionados (por ejemplo, los registros de auditoría) en el caso de los formularios I-9 generados o almacenados electrónicamente.

Estas infracciones sustantivas recientemente tipificadas se suman a aquellas que el ICE ha considerado tradicionalmente como sustantivas.

Multas relacionadas con el formulario I-9

En 2026, el ICE podrá imponer multas a los empleadores de entre 288 y 2.861 dólares por cada formulario I-9 en caso de infracciones graves. Por contratar a sabiendas a personas que no están autorizadas, el ICE podrá imponer al empresario una multa de entre 716 y 5.724 dólares por persona. Las multas serán más elevadas si el empresario ya ha sido sancionado anteriormente. Es probable que los importes de las multas aumenten en 2027. Con un mayor número de deficiencias graves y el aumento de las inspecciones del formulario I-9, los empresarios corren un mayor riesgo de incurrir en responsabilidad civil.

Mejores prácticas

• Prepárate ya para enfrentarte a ICE mediante una notificación de inspección del formulario I-9. 
• Las empresas que utilizan E-Verify deben revisar con frecuencia el «Informe de cambios de situación» y utilizar esa información para realizar las reverificaciones del formulario I-9 a tiempo cuando sea necesario.
• Asegúrate de que el personal de Recursos Humanos u otros empleados encargados de las tareas relacionadas con el cumplimiento del formulario I-9 reciban la formación necesaria.
• Si se utiliza un programa informático para el formulario I-9, asegúrese de que cumpla con la normativa federal aplicable a los sistemas electrónicos y de que el personal conozca los pasos necesarios para utilizar el sistema correctamente.
• Utilice el procedimiento de verificación alternativo (a distancia) únicamente si es un empresario afiliado a E-Verify que cumple con todas las obligaciones.
• Realizar auditorías internas periódicas del formulario I-9 para detectar errores y corregirlos, en la medida de lo posible, antes de que se produzca una inspección gubernamental.

Si necesita ayuda para resolver estas complejas cuestiones relacionadas con el formulario I-9 y E-Verify, póngase en contacto con su abogado laboralista de Foley & Lardner LLP.