401(k) 合规检查 #5：让 401(k) 参与者远离失物招领箱
在上个月的 401(k) 合规检查中，我们讨论了 401(k) 计划必须向计划参与者发送的各种典型通知。在本月的合规检查中，我们将重点讨论如何处理 401(k) 计划无法联系到计划参与者的情况，即 "参与者失踪"。
为什么这个主题很重要？
作为 401(k) 计划的发起人，您有许多信托责任。然而，从劳工部（DOL）的角度来看，最根本的责任可能莫过于确保参与者及时从其 401（k）计划账户中获得分配。 这些分配可以是正常退休年龄时的支付、小额余额兑现或规定的最低分配。
在过去几年中，DOL 加强了在失踪参与者方面的合规执法活动。特别是，通过审计程序，DOL 向计划发起人施压，要求他们找到有权获得 401(k) 计划分配的失踪参与者，否则将面临巨额处罚。为鼓励计划发起人采取积极措施查找失踪的参与者，DOL 以 "最佳实践 "的形式发布了查找失踪参与者的指导意见。 并非 DOL 指南中的每项内容都切实可行或合适。 但是，如果您在接受 DOL 检查时执行了这些内容，并将其记录在案，这将表明您是认真对待这一合规问题的。
单击此处了解有关 DOL 指南的更多信息。
但我们真的有问题吗？
如果您发现已到退休年龄的前雇员没有申请或开始领取计划分配款，那么您很可能存在 参与人失踪的问题。另一个潜在问题的迹象是档案中的联系信息不准确或不完整，无论是电子版还是纸质版。最后，如果您积累了大量退回邮件和未兑现支票，则可能存在问题。
需要一个村庄
俗话说，需要一个村子......。同样的方法也适用于识别缺失的参与者。根据贵公司的规模和人员配备情况，可能需要福利、人力资源、薪资、行政服务（如收发室服务）和信息技术人员与计划的记录保存人一起确保前雇员的联系信息是最新的。联系信息的变更必须在整个公司范围内进行协调和共享，并与计划的记录保存人进行往来。
DOL 最佳实践范例
DOL 已为寻求解决参与人失踪问题的计划发起人确定了近 30 种范围广泛的最佳实践。根据 DOL 的最佳实践指南，您可以决定考虑以下几点：
"预防 "措施
- 定期联系在职和退休的参保者，确认或更新他们的联系信息，如家庭和公司地址、电话号码（包括手机号码）以及近亲/紧急联系信息。
- 在员工离职过程中，确认或更新联系信息，并强调确保计划始终拥有准确联系信息的重要性。
- 查看其他福利计划和公司记录，了解参与人的联系信息。例如，薪资记录或团体医疗计划可能有最新信息。
- 在提供计划信息（如年度摘要报告、参与人报表和重大修改摘要）时，使用提示收件人提供最新联系信息的语言（可使用粗体字或高亮字体）。
小贴士
- 使流程简单易行--例如，提供免费电话号码、联系人的电子邮件地址、内部门户网站或带有回邮信封的表格。
- 确保指定专人负责与福利、人力资源和薪资部门负责更新的人员以及计划的记录保存人共享最新的联系信息。
- 确定一名公司代表（也许是负责内部控制合规的人员），定期监督或审计联系人参与人信息的更新过程，以确保这些信息在整个公司和计划的记录保存者那里都是正确和一致的。
- 要求 401(k) 计划服务代表在回答参与人问题时，将要求确认联系信息作为脚本的一部分。如果参与人的 401（k）余额包括从被收购/合并雇主的计划中转入的金额，这一点就尤为重要。同样，也可以对配套网站进行设置，要求参与人在继续操作前确认联系信息。
小贴士
- 考虑在记录保存人服务协议中谈判一项条款，规定其在失踪参与人处理过程中的作用和合作义务（当然，要注意找到失踪参与人最终是公司的责任）。
- 考虑在记录保存人服务协议中谈判一项条款，规定其在失踪参与人处理过程中的作用和合作义务（当然，要注意找到失踪参与人最终是公司的责任）。
- 在公司的行政服务部门、人力资源/福利部门以及计划的记录保存人之间建立一个程序，以便及时调查未投递给计划参与者的邮件和未兑现的分配支票。
小贴士
- 委派一名公司代表负责审查未兑现的分配支票清单，并根据公司的失踪参与地点惯例采取行动，找到预定的收款人。
- 指定不同的公司代表定期监督或审核流程。
打破常规的创意（"小心处理）
- 使用社交媒体联系个人可能会有所帮助。但是，您应该知道，社交媒体上的联系信息可能并不可靠。无法保证您的信息会到达预定的接收者手中。即使收到了信息，对方也可能将其视为骗局而置之不理。或者，不良行为者可能会收到该信息，并试图骗取失踪参与人的计划分配款。
- 联系受益人或公司存档的紧急联系人（如配偶或子女）。考虑到在某些情况下，个人可能出于人身安全的原因而不想被找到。因此，这些人可能不愿意分享联系信息，即使你建议他们充当中间人。此外，被确认为受益人或紧急联系人的人不一定会考虑到失踪参与人的最佳利益，可能会试图骗取计划分配。
最后的努力
- 如果参与人在一段时间内没有回应，可尝试讣告或死亡搜索（如社会保障死亡索引），以确定参与人是否已死亡。如果是，您应根据需要尝试查找任何指定受益人。
- 使用商业定位服务、信用报告机构或在线公共记录数据库（如房地产税数据库）查找失踪的参与者。请注意，其中一些服务和数据库可能会收费。
无论您认为 DOL 的哪项最佳实践可行或合适，请务必将其记录在案。当然，一旦记录在案，就要严格遵守。 通过实施上述部分或全部做法，您不仅更有可能发现遗失的参与者（或者更好的是，完全避免问题的发生），而且在 DOL 来检查时，您也将有证据证明您真诚地遵守了规定。
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