特朗普政府第二任期正全力推进美国移民法的执行。雇主们对移民检查和I-9表格合规问题深感忧虑，人力资源专业人士则正为潜在的劳动力中断及招聘流程面临的更严格审查做准备。退休计划管理人员还应考虑无证工人参与公司退休计划可能带来的后果。
无证工人如何成为401(k)计划参与者
尽管雇主实施了I-9表格审核流程，雇员仍可能提供错误、误导性或虚假文件作为其合法在美国工作的证明。若雇主未建立完善的文件核验机制，该雇员仍可依据计划资格条款参与雇主的401(k)退休计划。 例如，雇主可能自动为新员工注册401(k)计划，按薪酬的3%进行供款。雇主还可能按薪资周期提供匹配或非选择性供款。在此情境下，未经授权的员工可能很快作为计划参与者开始累积账户余额。根据多数退休计划的资格条款，无证工人在此类计划中亦可能产生相同结果。
关于“雇员”及《雇员退休收入保障法》的计划语言
大多数退休计划对"雇员"、"合格雇员"或"参与者"的定义均不涉及移民身份。例如，"雇员"的常见定义可能类似于——
雇员指在雇主的工资记录中登记为普通法雇员的个人。
尽管看似违反直觉，无证工人确实受到《公平劳动标准法》（FLSA）的保护，该法案由美国劳工部（DOL）负责执行。 值得注意的是，劳工部同时负责执行《雇员退休收入保障法》（ERISA），该法案并未涉及雇员的移民身份问题。换言之，无论是否持有合法文件，个人在ERISA框架下均属于受保护的雇员。因此雇主应明确：计划参与者——无论移民身份如何——均有权获得退休计划中应得的福利。
区分无证工人与许多退休计划中规定的"非居民外国人"资格排除条款至关重要。 未取得美国来源收入的非居民外国人通常被明确排除在退休计划参与资格之外。根据美国国税局定义，外国人指任何非美国公民或非美国国民的个人。非居民外国人则指未通过绿卡测试或实质性存在测试的外国人。由于无证工人拥有美国来源收入，退休计划中的该项排除条款并未解决可能涉及无证工人的相关问题。
在法律顾问协助下，雇主可考虑修订计划以明确排除无证工人——即无法提供在美国合法工作证明的雇员。修订时需谨慎操作，确保修订条款能妥善执行且不引发任何意外后果。此外，修订内容不得无意中违反适用的就业歧视法律。
被驱逐出境及解雇的无证工人的福利分配
若无证参与者被驱逐出境或长期无故缺勤，雇主可终止其雇佣关系。此类情况下，无证参与者与其他参与者享有同等权利，在雇佣关系终止时有权领取退休计划中的既得福利分配。问题在于当雇主的I-9表格记录中包含错误或虚假的个人纳税人识别号（ITIN）或社会安全号码（SSN）时，如何处理福利分配事宜。 雇主（特别是计划记录保管人）需获取正确的ITIN或SSN，方能通过1099-R表格准确申报退休计划分配款项。从无证参与者处获取此类信息可能面临挑战，因其可能被拘留、迁居他处或刻意回避联系。 在此类情形下，雇主应将其标记为"失踪或失联参与者"，并遵循劳工部针对此类参与者的最佳处理实践（相关文章参见此处 及此处）。
请注意，无论分配属于小额余额现金提取、自动转入个人退休账户（IRA），还是分期付款形式，雇主均应遵循劳工部（DOL）的指导意见。在雇主履行完劳工部指导意见规定的责任后，可依据近期发布的《现场援助公告2025-01》所述程序，将特定小额分配款项（1,000美元或以下）转入州政府未认领财产基金。
向寻求帮助被驱逐家属者发放的援助
受移民执法行动影响的员工可能希望动用退休账户资金，为被遣返的亲友提供经济援助。若雇主提供401(k)计划，该计划可能允许借款或免罚金的在职提取（前提是参与者已年满59岁半）。
此外，根据《SECURE 2.0法案》允许的规定，401(k)计划可进行修订，允许员工在证明资金用于个人或家庭紧急情况时，免罚金提取最高1,000美元（或较小金额，但提取后账户中须保留至少1,000美元的既得权益）。 此类紧急提款须在领取后三年内偿还至计划账户，方可维持免罚状态。
行动步骤
- 评估风险。根据 员工人口结构、移民执法活动邻近程度及其他相关因素，评估移民执法机构选择该雇主进行现场审查或实施员工遣返的可能性。若存在此类风险，应考虑是否修订401(k)计划，允许希望为被遣返家庭成员提供经济援助的员工进行紧急提款。
- 审计。人力资源 、薪酬和福利专业人员应协同合作，确定无证工人是否目前有资格享受退休计划福利（或雇主提供的任何其他员工福利）。考虑是否应聘请背景调查服务机构来核实I-9表格的员工授权文件。
- 审查劳工部关于失踪参与者的最佳实践。审查并 记录用于定位失踪参与者的程序和流程，包括可能面临驱逐风险的参与者。
- 咨询计划记录保管人。联系 记录保管人，询问其在处理分配款项及1099-R表格时，针对错误的ITIN或SSN（或完全缺失）已制定哪些处理程序。
- 寻求法律咨询。咨询法律顾问是否可行修改退休计划，明确排除无证工人的资格。
