当员工离职时——无论是常规裁员、协商离职，还是因故突然解雇——人力资源和法律团队必须迅速而谨慎地协调行动。 无论离职原因为何，员工的离职都将引发一系列连锁反应，影响薪资、奖金、股权奖励、退休福利、医疗保障及其他公司赞助项目。各项福利的处理方式取决于解雇情形、管理文件的具体条款以及适用的法律要求。处理失误可能造成财务损失和声誉损害，因此必须以谨慎一致的态度应对每一次解雇情况。
本指南所提供信息仅为一般性说明，并非旨在涵盖处理员工解雇时可能出现的每项工资支付、福利或税务问题，亦未涉及考虑被解雇员工或贵公司福利计划具体条款时可能产生的其他细微差别。 此外，本指南所述任何税务或其他规则均以指南发布日期为准，不应理解为所述规则是唯一适用的规则（无论税务或其他），且相关规则可能随时变更。因此，我们始终建议您在处理与员工解雇相关的薪酬福利问题时，务必咨询内部或外部法律顾问及其他税务或员工福利顾问。
本指南属于 福莱律师事务所员工福利与高管薪酬业务组 “福利基础知识”资源系列——关于员工离职时的重要福利考量，请参阅我们先前发布的资源指南 员工身故 或 或时需注意的重要福利事项。
相关法律概述
在深入探讨贵公司薪酬福利计划的管理问题之前，必须对离职流程及相关法律与行政基础知识有宏观层面的理解。
收集您的文件
在采取任何行动之前，请收集所有相关文件。这可能包括以下部分或全部内容：
- 雇员的录用通知书或雇佣协议。
- 任何离职协议或公司赞助的离职政策。
- 任何控制权变更、签约、留任或类似奖金协议。
- 任何员工贷款文件。
- 员工手册。
- 所有股权奖励协议及相关计划文件，以及（如适用）股东协议、经营协议或其他治理文件。
- 所有奖金和佣金计划。
- 合格与非合格退休计划文件及计划概要说明。
- 保险单及第三方管理协议。
- 福利手册及计划概要说明书。
- COBRA通知。
- 任何限制性契约协议（如竞业禁止协议或保密协议）。
这些文件的相关性及其程度，很大程度上取决于终止的具体情况。
理解解雇的依据
在找到所有相关文件后，首要的实际步骤是明确理解员工解雇的依据。基于"正当理由"的解雇较为罕见，通常涉及不当行为，例如盗窃、欺诈、重大过失或严重违反公司政策。此类解雇往往导致员工丧失特定福利及离职后权益。 "无过失解雇"通常因业务原因发生，与不当行为无关——例如岗位裁撤、重组或业务方向调整——员工可能有权获得遣散费并继续参与某些激励计划。
实用提示：雇佣协议、奖金计划或股权奖励中的"正当理由"定义可能与员工手册中的定义存在差异，甚至在不同协议间也可能不一致。在推进相关事宜前，务必明确应采用何种定义。更稳妥的做法是对所有包含"正当理由"定义的文件进行有限范围的审核，确保各文件定义相互协调一致。
审查法律
接下来，请确保您遵守所有适用的联邦、州和地方法规要求。这包括根据《工人调整和再培训通知法》等法律规定发出正式通知、按时发放最终薪资，以及遵守薪资扣除的相关限制条款。这些法律的具体要求超出本文讨论范围，但合规性至关重要——错过法定截止日期或未能提供必要通知及其他文件，都可能导致不必要的法律风险。
如下文将详细讨论，必须注意《国内税收法典》第409A条（第409A条）的规定，该条款规范了某些递延薪酬支付的时间和形式。 若支付时机不当或福利交付形式变更，可能导致离职员工的收入立即计入应税收入，并面临美国国税局征收的20%附加税及其他处罚。因此，在调整任何支付条款前，人力资源与法律部门应确认修订内容不会引发意外的负面税务后果。
准备文件
若您在离职员工的离职补偿方案中提供遣散费、提前发放奖金或股权归属（或上述任何项目系根据适用合同、计划或奖励协议所必需），这些福利通常以员工签署包含普遍索赔豁免条款的离职协议为条件。 起草离职协议时，务必确保免责条款符合所有适用法律（包括针对40岁以上员工的《年长工人福利保护法》），并明确说明免责的对价。 年满40周岁的员工通常享有21天协议审阅期，并在签署后额外享有7天撤销年龄索赔豁免的权利。一般而言，豁免条款应在员工最后工作日或之后提供签署，但某些情况下可提前提供以启动OWBPA审阅期。 付款应在协议签署且撤销期届满后启动，或根据409A条款约定的协议要求延至更晚日期。各州法律可能要求额外等待期、警示性条款或明确的豁免声明以确保协议有效，因此务必根据员工实际工作地点了解当地义务。
若员工因"正当理由"被解雇，务必仔细记录导致"正当理由"解雇的具体情况，并考虑如何有效地将这些情况纳入离职协议的陈述条款中。 此外，若员工仍受限制性条款约束，务必确保该条款具备有效对价——近期判例法表明，终止合同时被没收的股权奖励可能无法构成此类离职后限制条款的有效对价。
现金与股权安排
概述
当员工被解雇时，您需要考虑其对各类现金补偿金额或股权福利的影响。首先，应全面核查该员工应得或可能获得的所有现金及股权补偿。几乎可以肯定的是，最终薪酬支票必须支付。 还需根据适用州法律及公司带薪休假政策，确认员工是否存在需支付的累计休假或其他带薪休假（PTO），同时核查员工是否存在已发生或已向公司报销但尚未获得报销的业务支出。这些要求及相关支付时限均受州法律和公司政策约束。
现金支付
对于现金奖金计划和佣金安排，应审查计划文件以确认员工是否必须在常规支付日处于在职状态方可获得支付；若非因故离职，则需根据绩效期间的服务时长按比例计算应得奖金。 在多数有故解雇情形下，无论绩效表现如何，未支付奖金均将全额没收，但此规定取决于计划条款及某些情况下州法律的约束。
另一方面，您应确定员工在离职时是否欠公司款项。若还款义务源于贷款，务必确认该贷款是否在离职时到期，以及贷款条款是否允许公司从其他薪酬中抵扣贷款金额。 务必审查相关文件，确认员工是否存在追缴/偿还义务——若其未满足先前已支付奖金（如签约奖金或留任奖金）所附的服务要求。
股权安排
股权奖励涉及其他问题。奖励协议及相关计划文件将明确规定：在非过失性解雇情况下，未归属期权、限制性股票、限制性股票单位或绩效奖励是否立即失效，抑或适用某种加速归属或按比例归属机制。 若员工因"正当理由"被解雇，则需审查所有股权安排（及股东协议），以确定奖励（包括已归属奖励）是否被没收或受特定公司回购权约束。对于股票期权，需特别关注离职后行权期限。标准窗口期为离职后90天，但部分公司对无故解雇的员工提供更长的行权期。 延长行权期需谨慎操作，因修改可能影响奖励的税务处理——例如将激励性股票期权转为非合格期权——且若延长期超过原始到期日，或延长期修正案在离职后行权期届满后签署，则可能产生第409A条相关影响。 此外，某些协议或股东安排允许公司在员工离职时按公平市价或其他公式定价回购股份（包括离职员工行权获得的已归属股票期权对应股份）。应尽早审查此类权利条款，确保满足相关时限要求。 最后，若公司设有员工股票购买计划，需确认该员工账户中是否存在待用于购买公司股票的资金，并确定离职后该资金的处理方式。
解雇补偿金
如上所述，员工可能根据公司通用政策或个人协议条款享有离职补偿金。请查阅相关文件以确定离职补偿金的适用资格及条件。在特定情况下，公司亦可选择向无故解雇的员工支付离职补偿金，尤其当公司希望获得员工的索赔豁免，且该员工在离职时未获得其他以签署索赔豁免为条件的福利时。
在雇员离职年度结束后两个半月内全额支付的一次性或分期离职补偿金，通常不受第409A条规则约束。 此外，第409A条还设有离职补偿安全港条款：若离职补偿金额不超过下列两项中的较低值，则可豁免适用第409A条规定：(i)员工离职前年度年化薪酬的两倍，或(ii)税法第401(a)(17)条规定的限额（2025年为345,000美元）的两倍， 且所有离职补偿须在离职后第二年结束前付清。 若离职补偿超出上述限额或分期支付超出安全港期限，则该安排须满足特定第409A条要求，包括明确固定支付日期或客观可确定的支付计划，且不得允许提前支付或对支付时间进行自由裁量。若支付需以员工签署免责声明为条件，则需处理特定支付时间安排以符合第409A条规定。
有关第409A条如何适用于离职补偿安排的更多信息，请参阅我们的文章。
员工福利计划
合格退休计划
401(k)及其他类型固定缴款退休计划。401(k)计划是雇主为员工提供的最常见退休福利，但小型雇主也可能提供其他退休计划，例如SIMPLE-IRA或SEP-IRA计划。 当雇员离职时，其在401(k)或其他合格定额供款退休计划中的既得权益余额通常可进行以下操作：提取、转入其他符合税务资格的计划，或根据账户规模及计划规则保留在原计划中。 与本指南所述其他福利类型不同，无论员工因故或非因故离职，均不影响其对401(k)计划已归属余额的权利。 人力资源专业人员在员工离职时最关键的行动是立即通知401(k)计划的第三方管理机构，以便该机构启动标准流程，及时向个人准确告知分配权利及转存选项（包括某些法定通知要求）。 此时亦宜提醒员工核查受益人指定情况，并确保计划方未来能获取其准确的联系方式。
若离职员工尚有未偿还的401(k)贷款，您还必须根据计划规定及现行贷款政策告知其还款方案及违约后果——多数计划要求离职后立即偿还未偿贷款，否则将从员工401(k)账户余额中扣除欠款。 若贷款政策允许离职员工继续偿还401(k)贷款（因员工不再属于公司薪资名册，需通过个人单独直接付款完成），则应向该员工说明具体流程（或由第三方管理机构负责告知）。 若离职后未继续偿还未清偿的401(k)贷款，则根据401(k)计划贷款政策规定的时间节点，未偿还金额将被视为离职员工的应税分配款项。
其他需要考虑的问题：
- 若裁员属于大规模裁员（或系列计划裁员）的一部分，雇主可考虑加速未归属员工401(k)账户余额的归属进程。此举通常符合401(k)计划规则，但可能需要计划修订或其他正式授权方可实施。 此外，若公司在计划年度内实施的无故裁员或其他解雇行为规模足够大，401(k)计划规则可能要求将此类裁减视为"部分计划终止"，届时计划须为受影响人员实现账户余额的完全归属。此类部分计划终止规则复杂且存在诸多细微差别，因此当出现持续性裁员或减员时，建议您咨询法律顾问以确认是否需要实施加速归属。
- 需要注意的一个关键点是：确保任何员工递延缴款仅从符合条件的离职后支付款项中扣除。核心要点在于：遣散费永远不符合401(k)计划缴款（或相关雇主匹配缴款）的资格，但根据401(k)计划条款，某些"离职后支付款项"可能符合资格。 遣散费指任何与员工截至离职日所提供服务无关的款项或福利（即若员工未被解雇则不会支付的款项，如现金遣散费）。 相较之下，离职后支付款项包含终止雇佣后支付的薪酬或福利，但若雇佣关系持续则本应支付，例如离职员工的最后薪资或累积带薪休假补偿。此类支付若在雇佣终止后特定法定期限内发放，且计划文件有相关要求，则可能需要预扣401(k)计划递延款项（并符合雇主匹配供款资格）。 此类情形常引发401(k)计划的无意操作失误（可能需要耗费高昂成本进行补救以维持计划的税务合规性），因此务必明确计划对离职后支付款项的规定，并与薪资部门及401(k)计划管理员协调确保遵循计划条款。
固定收益养老金计划。 对于固定收益或现金余额养老金计划，关键问题在于参与者在终止时是否已获得权益，若未获得，则需确认计划是否在特定情形下提供完全权益。若符合条件，参与者有权在正常退休年龄开始领取福利，或在计划允许的情况下提前领取。 与401(k)计划类似，基于正当理由的解雇通常不影响既得福利，但可能根据计划设计影响某些提前退休补贴。
上述401(k)计划讨论中涉及的部分计划终止规则同样适用于合格养老金计划，因此当发生持续性裁员或缩减人力规模时，务必咨询法律顾问以确认是否需要实施加速归属安排。
在解雇同时参与养老金计划的雇员时，应与计划管理人密切合作，确保及时向该人员分发所需通知及其他通讯文件。 此外，此时应核查计划记录是否完整保存所有必要的历史福利数据（包括服务年限、薪酬、入职及离职日期、参与者专属信息等），以确保养老金福利的准确核算与支付。同时建议员工核对受益人指定信息及当前联系方式，以便未来接收相关通讯与通知。
团体健康保险计划
因终止雇佣关系而丧失团体健康保险，通常构成符合COBRA续保资格的事件。COBRA通常适用于提供健康福利的计划，包括医疗、牙科和视力计划。 多数健康灵活支出账户（FSA）仅适用有限的COBRA义务，即雇主仅在员工账户存在未用完资金时（指离职时账户存入金额超过已报销金额）提供COBRA保障，且通常仅限于计划年度剩余时间。 针对"严重过失"导致的解雇存在一项狭窄且罕用的COBRA例外条款，但该条款的法律标准极高，多数正当解雇理由难以满足，雇主适用前应咨询法律顾问。
如果公司受联邦COBRA法规约束（通常雇员人数达20人及以上的雇主需遵守COBRA规定），您必须在员工离职之日起30天内通知COBRA管理机构，随后该机构需在14天内寄出COBRA选择通知包。 若贵公司内部管理COBRA事务，则有44天期限寄送选择通知包。此外，需核查雇佣协议条款，确认公司是否承诺在员工离职时承担全部或部分COBRA保费。
若您作为小型雇主不受联邦COBRA法规约束，仍需留意各州"迷你COBRA"法律可能设定的类似要求。切勿假定保险公司会代为执行保险单中的迷你COBRA条款；通常保险单会规定雇主承担特定管理义务，例如履行与迷你COBRA要求相关的通知义务。
人寿与伤残保险
对于具有可携带性或转换条款的人寿及伤残保险，务必提供必要通知，允许员工（及适用情况下的家属）在离职后31天内将团体保险转换为个人保单。若贵公司为高管投保了关键人物保险，请注意：除非合同另有规定，否则终止雇佣关系不影响公司对保单的所有权。 最后，请审查所有抵押转让或分摊保费协议，确保妥善处理。
其他福利
依赖护理账户计划仅报销使雇员或其配偶能够工作的相关费用，因此索赔通常在雇佣关系终止时停止。任何未使用的余额通常会作废，除非该计划允许有限的宽限期。对于其他附加福利——如通勤补贴、学费报销、汽车租赁、手机福利或健康计划——请务必终止相关扣除，并告知员工提交索赔或暂停福利的截止日期。
务必注意处理业务费用报销事宜。如前所述，许多州工资支付法规要求所有未结业务费用必须在最后一次发薪时予以报销。同时，请务必审核公司信用卡账户，确保员工离职后不再产生新消费。
非合格递延薪酬计划
高管及特定关键员工可参与非合格递延薪酬计划。与养老金计划和401(k)计划类似，首要考虑的是员工离职时其全部福利或计划账户是否已归属。 部分计划还规定：若因过失解雇或参与者违反离职后限制性协议（如竞业禁止或客户招揽禁令），将追加没收条款。计划文件将明确规定：终止雇佣时未归属金额是否被没收，以及终止雇佣是否触发支付条款。
若账户余额或福利的任何部分尚未归属（或因正当理由终止雇佣关系而导致未归属），则应根据计划条款予以没收。
若账户中存在任何归属部分，则相关文件及（如适用）员工递延选择将决定员工离职后（此处指第409A条规定的离职情形）是否应支付款项。 在上市公司中，请务必注意"特定员工"的大多数离职后付款需延迟六个月支付。根据第409A条规定，非合格计划付款的提前支付和重新递延通常被禁止，仅在特定情况下例外，因此在调整付款时间前务必咨询法律顾问。
若该计划设有第三方管理机构，请尽快联系该机构，告知员工离职事宜，并指导其就员工账户或计划福利采取必要措施（例如处理未结余额或启动福利支付）。
其他需考虑的问题
上市公司考量
8-K表格申报要求。通常，当上市公司解雇首席执行官（CEO）、总裁、首席财务官（CFO）、首席运营官、首席会计官或任何指定高管时，需向美国证券交易委员会（SEC）提交8-K表格的当前报告。此外，若公司因首席执行官、首席财务官或指定高管离职而签订"重大补偿协议"（或对现有协议进行实质性修订），例如签订离职协议或修改现有离职福利条款，同样需要提交8-K表格。 该披露义务须在相关事件发生后四个工作日内履行，因此必须尽早明确触发条件，确保公司能够及时完成申报。 此外，与高管签订的离职协议或其他协议可能需要作为重大合同附件提交至公司季度或年度报告中。当被解雇员工为高管时，与公司证券及披露团队的紧密协调至关重要。
代理报告。若被解雇员工属于"指定高管"（其薪酬须在公司下期代理声明中披露），则与该高管离职相关的任何薪酬措施，可能需要在下期代理声明的"薪酬讨论与分析"部分进行说明。 与离职相关的任何支付金额（或调整后股权奖励的增值部分）也可能需要在委托书中披露，并可能需要作为终止时潜在支付披露的一部分进行量化。
第16条申报义务。若被解雇员工系须履行第16条申报义务的高管（包括须通过表格4申报公司股票交易），公司就该高管股票奖励或持股采取的任何解雇相关行动——尤其在该高管丧失第16条"内部人士"身份前实施的行动——可能触发表格4申报义务。
特定员工六个月付款延迟。如前所述，根据《税法》第409A条延期薪酬规定，上市公司向特定关键员工（称为"指定员工"）支付的离职补偿款项可能需延迟六个月发放。 关于"特定雇员"的详细界定超出本指南范围，但该范畴可能包括（除其他人员外）公司薪酬最高的50名高管（若其薪酬超过指数化门槛值——2025年为23万美元）。 判定某人是否属于"特定雇员"以及哪些支付款项需延迟发放，需遵循复杂且细致的规则。公司应根据需要咨询法律顾问，以确定相关事项并按规定安排支付时间。
关键要点
企业在解雇员工时，必须严格遵循计划文件、法律要求及时间规定来制定福利与补偿方案。关键要点包括：
- 根据适用计划的定义，准确将解雇分类为有正当理由或无正当理由。
- 尽早收集并审查所有相关协议和福利计划文件。
- 请注意法定通知期限、COBRA选择时限以及薪资处理要求。
- 在调整付款时间或股权行权期限时，需规避409A条款的潜在风险。
- 将所有决定、沟通及付款记录在员工档案中。
通过系统化地推进流程，人力资源领导层与法务团队能够确保组织履行法律义务，严格遵循计划条款对待员工，并规避那些常导致纠纷或处罚的常见陷阱。
