Cuestiones complejas de cumplimiento normativo para las empresas cuando un ejecutivo cesa en su empleo: aplicabilidad de la sección 409A a las indemnizaciones por despido.

Las relaciones laborales de los ejecutivos rara vez son permanentes. Cuando un ejecutivo u otro empleado de alto nivel rescinde su contrato, las empresas a menudo deben lidiar con difíciles cuestiones fiscales, patrimoniales y de prestaciones que surgen en relación con la rescisión del contrato del empleado.

Este artículo es el segundo de una serie de artículos que abordan importantes consejos de cumplimiento normativo para estructurar las prestaciones tras la rescisión del contrato o abordar cuestiones y consideraciones para las empresas cuando un ejecutivo rescinde su contrato de trabajo.

El mes pasado, analizamos si la ley ERISA se aplica a su plan de indemnización por despido para ejecutivos. Este mes, profundizamos en la aplicabilidad de la Sección 409A del Código de Rentas Internas (Sección 409A) a las indemnizaciones por despido. En concreto, este artículo analiza la diferencia entre las indemnizaciones por despido que cumplen con la Sección 409A y las que están exentas de la Sección 409A, y cómo eso afecta a su enfoque de los derechos de indemnización por despido.

Indemnización por despido exenta frente a indemnización por despido conforme a la normativa

Los profesionales a veces utilizan la expresión «cumplimiento de la sección 409A» para referirse en general a un acuerdo de pago redactado para evitar el impuesto especial del 20 % y otras sanciones previstas en la sección 409A. Esto se puede lograr estructurando los pagos para que cumplan con una de las exenciones de la Sección 409A o estructurándolos para que cumplan con todos los requisitos de cumplimiento de la 409A (es decir, los pagos pueden estar EXENTOS DE la Sección 409A o CUMPLIR CON ella). Si bien tanto la exención como el cumplimiento de la Sección 409A evitan que el empleado sufra consecuencias fiscales adversas, existen ciertos matices en la forma en que se tratan los pagos exentos frente a los pagos que cumplen con la Sección 409A en virtud de otras disposiciones de la misma. Por lo tanto, es importante comprender si los pagos de indemnización prometidos están destinados a estar exentos o a cumplir con la Sección 409A.

409A Exenciones por indemnización por despido

Por lo general, existen dos exenciones disponibles para las indemnizaciones por despido: (1) la exención por aplazamiento a corto plazo y (2) la exención por plan de indemnización por despido.

Aplazamiento a corto plazo

Para que se considere un aplazamiento a corto plazo, las indemnizaciones por despido deben cumplir los dos requisitos siguientes:

1. La indemnización por despido solo se paga en caso de «cese involuntario del servicio» (para más información, véase la sección titulada «¿Qué se considera un cese involuntario del servicio?»); y
2. La indemnización por despido debe pagarse en su totalidad, según sus términos, a más tardar^{el 15} de marzo del año siguiente al año en que el empleado dejó el servicio (o, si es posterior, el día¹⁵ del tercer mes del año fiscal de la empresa en el que se produce el despido).

Como resultado, las indemnizaciones por despido que se pagan en un solo pago poco después de la terminación del empleo generalmente deben estar exentas de la Sección 409A como un aplazamiento a corto plazo. Sin embargo, tenga en cuenta que, incluso cuando la indemnización por despido en efectivo se paga en un solo pago, otros beneficios imponibles (como la continuación del seguro médico) pueden pagarse o proporcionarse durante un período de tiempo y, como resultado, dichos beneficios deben analizarse por separado.

Plan de indemnización por despido

Las indemnizaciones por despido que cumplan los tres requisitos siguientes también están exentas de la Sección 409A en virtud de la exención del plan de indemnizaciones por despido:

1. La indemnización por despido solo se paga en caso de «cese involuntario del servicio».
2. El importe total de la indemnización por despido no excederá el doble del menor de los siguientes importes: (a) la remuneración anual del empleado correspondiente al año fiscal anterior o (b) el límite establecido en el artículo 401(a)(17) del Código Fiscal de los Estados Unidos (que asciende a 350 000 dólares estadounidenses para 2025) (el «límite máximo de la indemnización por despido»).
3. La indemnización por despido debe pagarse, según sus términos, a más tardar^{el 31} de diciembre del segundo año siguiente al año en que se produce la separación.

¿Qué se considera una separación involuntaria del servicio?

A tal efecto, una separación involuntaria del servicio significa que el empleado fue despedido por la empresa cuando estaba dispuesto a seguir prestando sus servicios o dimitió por «motivos justificados», siempre que la definición de motivos justificados se limite a cambios negativos sustanciales en la relación laboral. Las normas de la Sección 409A incluyen una definición de motivos justificados que, por lo general, es prudente seguir cuando se recurre a cualquiera de las exenciones descritas anteriormente. (Véase el Reglamento del Tesoro § 1.409A-1(n)(2)(ii).) Esta definición de refugio seguro establece las condiciones que pueden constituir una buena razón, así como el proceso que debe seguir el empleado para alegar una buena razón (incluido el notificar oportunamente a la empresa el hecho que se alega como buena razón y darle una oportunidad razonable para subsanar la condición de buena razón, y rescindir efectivamente el contrato de trabajo en un breve plazo a partir de entonces).

Además, como recordatorio, aunque la «separación del servicio» suele coincidir con lo que una persona sin conocimientos especializados entiende por cese en el empleo, hay que prestar especial atención cuando un ejecutivo continúa como consultor u otro puesto a tiempo parcial durante un período de transición tras el cese de su empleo habitual. Dependiendo del nivel de servicios que se espere que continúe prestando como consultor, su «separación del servicio» a efectos de las normas de la Sección 409A podría producirse en la fecha de terminación de su empleo o en una fecha posterior, cuando deje de ser consultor.

Exenciones por acumulación

A menudo, la indemnización total por despido de un ejecutivo supera el importe máximo permitido para quedar exento de la Sección 409A en virtud de la exención del plan de indemnización por despido. Por ejemplo, en 2025, el importe máximo de la indemnización por despido que puede acogerse a la exención de la indemnización por despido es de 700 000 dólares estadounidenses (es decir, el doble del límite de 350 000 dólares estadounidenses establecido en la sección 401(a)(17)). En el caso de los empleados con salarios más altos, que a menudo reciben indemnizaciones por despido que superan el salario base de un año, es fácil que se supere este límite de 700 000 dólares estadounidenses.

Si estas indemnizaciones más elevadas se pagan a plazos, ¿pueden quedar exentas de la Sección 409A? Potencialmente sí, basándose en un concepto de la Sección 409A que permite «acumular» las exenciones del plan de pago diferido a corto plazo y de la indemnización por separación. Según este concepto, se puede tratar la parte de los pagos a plazos que se abonarán durante el periodo de aplazamiento a corto plazo como aplazamientos a corto plazo, y el resto como indemnización por despido. Al acumular estas exenciones, es posible que se eximan indemnizaciones por despido de más de 700 000 dólares estadounidenses.

Acuerdos de indemnización por despido conformes con la sección 409A

En la medida en que las indemnizaciones por despido no estén exentas de la Sección 409A, la parte no exenta de las indemnizaciones deberá cumplir con la Sección 409A. Esto requiere que:

• Los pagos solo pueden comenzar tras una «separación del servicio» (véase la nota anterior sobre situaciones complicadas en las que los ejecutivos continúan como consultores tras su empleo).
• Las fechas de pago deben especificarse en el acuerdo de manera objetiva y no pueden estar sujetas a la discreción del empleado o del empleador para cambiar el momento del pago (ya sea directa o indirectamente). Tenga en cuenta que esto también puede incluir consideraciones sobre el momento del pago si el ejecutivo debe firmar una renuncia a reclamaciones para recibir las prestaciones por despido y el período de consideración de la renuncia puede abarcar dos años naturales.
• Salvo contadas excepciones, debe existir un único calendario de pagos para todas las bajas del servicio a fin de cumplir con las normas «anti-toggling» de la Sección 409A.
• Si el ejecutivo es un «empleado especificado» en el sentido de la Sección 409A (por lo general, uno de los 50 directivos mejor pagados de una empresa que cotiza en bolsa), la indemnización por despido no exenta deberá aplazarse durante al menos seis meses después de la separación del ejecutivo del servicio.

Aunque el escenario más común en el que la indemnización por despido debe cumplir con la Sección 409A es cuando la indemnización se paga a plazos y supera el límite máximo de indemnización por despido (incluso utilizando cualquier «acumulación» de la exención de aplazamiento a corto plazo con la exención del plan de indemnización por despido), la otra ocasión en la que se puede perder la exención es cuando la definición de «motivo justificado» es demasiado favorable para los ejecutivos, por ejemplo, cuando el ejecutivo puede provocar la terminación del empleo por un motivo justificado en una o más circunstancias que no se consideran un cambio adverso significativo en las condiciones de trabajo del ejecutivo. En este último caso, ninguna parte de la indemnización por despido cumpliría los requisitos para acogerse a la exención de la Sección 409A, ya que no se consideraría que la indemnización por despido se ha pagado debido a una «separación involuntaria del servicio», tal y como la define la Sección 409A.

Diferencias entre indemnización por despido exenta y conforme a la normativa

Como se ha señalado anteriormente, aunque tanto las indemnizaciones por despido exentas de la sección 409A como las que cumplen con dicha sección evitan la penalización fiscal del 20 %, existen diferencias significativas entre cómo se tratan las indemnizaciones exentas y las que cumplen con la sección 409A en virtud de otras normas de dicha sección. En concreto, si la indemnización por despido está exenta de la sección 409A, entonces:

• Los pagos por despido pueden acelerarse sin penalización. Por ejemplo, las indemnizaciones por despido que originalmente deben pagarse a plazos, pero que están exentas en virtud de la exención del plan de indemnizaciones por despido, pueden acelerarse y pagarse en un solo pago sin causar problemas en virtud de la Sección 409A.
• La indemnización por despido podría sustituirse por un nuevo acuerdo con condiciones de pago diferentes sin el riesgo de «sustitución» inherente a la Sección 409A que se produce cuando se sustituyen los acuerdos que cumplen con la Sección 409A.
• El retraso de seis meses que se aplica a determinados empleados de empresas públicas no se aplica a las indemnizaciones por despido exentas.

En la práctica, los dos primeros puntos anteriores pueden resultar especialmente valiosos, ya que no es raro que el ejecutivo o la empresa quieran renegociar las condiciones de la indemnización en algún momento de la relación laboral o en el momento de la separación. Por lo tanto, las partes suelen preferir estructurar la indemnización como exenta de la Sección 409A en la medida de lo posible para obtener la máxima flexibilidad en el futuro. Y, si actualmente se enfrenta a la separación de un ejecutivo y a las obligaciones de indemnización, asegúrese de confirmar si su indemnización está exenta de la Sección 409A o si cumple con ella antes de aceptar cualquier cambio en las condiciones de pago.

Para obtener más información sobre cuestiones de cumplimiento normativo cuando los ejecutivos rescinden su contrato laboral, permanezca atento a los próximos artículos de nuestra serie. 

Para obtener más información, póngase en contacto con cualquiera de los abogados de el departamento de prestaciones para empleados y remuneración de ejecutivos de Foley.