¿Deberían grabarse las investigaciones de RR. HH.? Riesgos relacionados con el secreto profesional en la era de los equipos y Zoom

Muchos equipos de recursos humanos (RR. HH.) se han acostumbrado a grabar las entrevistas en el lugar de trabajo, ya sea a través de Teams, Zoom u otras herramientas que captan automáticamente el audio y generan transcripciones. Aunque la grabación puede parecer eficiente e incluso una medida de protección, podría suponer un riesgo jurídico si la investigación se convierte posteriormente en objeto de un litigio. En concreto, grabar las entrevistas puede aumentar significativamente la probabilidad de que la investigación sea objeto de divulgación, incluso cuando se lleve a cabo bajo la dirección de un abogado.

A grandes rasgos, las investigaciones podrían estar protegidas frente a su divulgación en virtud de diversos privilegios legales, como el secreto profesional entre abogado y cliente o la doctrina del «producto del trabajo del abogado». El secreto profesional entre abogado y cliente se basa en el mantenimiento de la confidencialidad de las comunicaciones realizadas con el fin de obtener asesoramiento jurídico. Los tribunales suelen aplicar el secreto profesional entre abogado y cliente a los materiales de investigación cuando el objetivo principal es proporcionar asesoramiento jurídico. Sin embargo, cuando una investigación se lleva a cabo como parte del curso normal de la actividad empresarial o cuando así lo exigen las normativas estatales o federales (por ejemplo, las investigaciones de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional, OSHA), es más probable que los tribunales consideren que el privilegio abogado-cliente no es aplicable. Asimismo, es probable que los tribunales consideren que se renuncia a dichos privilegios cuando un empresario se basa en los hechos de la investigación para defenderse de una demanda por acoso.     

Incluso cuando una investigación la lleva a cabo un abogado externo o bajo sus instrucciones, la grabación de las entrevistas complica dicho análisis. Las plataformas modernas suelen almacenar las grabaciones y las transcripciones en servidores de terceros, y esos materiales pueden compartirse, consultarse o procesarse de formas que socavan la alegación de confidencialidad. En consecuencia, los abogados de los demandantes pueden cuestionar si las entrevistas grabadas se mantuvieron realmente como comunicaciones privilegiadas, sobre todo cuando las grabaciones son ampliamente accesibles dentro de la organización o pasan por proveedores externos.

La grabación también modifica la naturaleza de lo que la empresa genera durante una investigación. Los tribunales llevan mucho tiempo distinguiendo entre el análisis jurídico y los resúmenes elaborados por los abogados (que suelen gozar de mayor protección) y las declaraciones textuales de los testigos (que suelen gozar de menor protección). Cuando se graba o se transcribe un interrogatorio, este se convierte, en la práctica, en un registro fáctico detallado, en lugar de en el producto del trabajo de un abogado. Esa distinción es importante en la práctica, ya que el material fáctico tiene muchas más probabilidades de ser objeto de divulgación, incluso si la propia investigación fue llevada a cabo por un abogado o bajo su dirección.

La jurisprudencia reciente refuerza estos riesgos. En un caso reciente en California,Paknad contra el Tribunal Superior (Tribunal de Apelación de California, 2026), el tribunal dictaminó que, cuando un empresario se basa en una investigación interna para defender sus decisiones laborales, debe, por regla general, revelar los hechos subyacentes a dicha investigación, incluidas las declaraciones de los testigos. El tribunal dejó claro que una empresa no puede basarse en su investigación como defensa y, al mismo tiempo, ocultar el registro fáctico en el que se fundamenta. Cuando las entrevistas se graban, ese «registro fáctico» es mucho más amplio —y mucho más difícil de controlar—. Otros tribunales también se han negado a conceder el privilegio a las grabaciones de audio literales realizadas por un abogado o durante investigaciones de RR. HH. Estos casos ponen de relieve un principio más amplio y de gran relevancia para las prácticas modernas de RR. HH.: los materiales de investigación, en particular aquellos que constituyen un registro fáctico literal, están sujetos a divulgación, incluso cuando intervienen abogados.

Para que quede claro, grabar una entrevista no supone automáticamente la renuncia al privilegio en todos los casos. Sin embargo, en la práctica, aumenta considerablemente el riesgo de que:

• la empresa deberá presentar el contenido de las entrevistas a los testigos,
• será más difícil defender las reivindicaciones de privilegios, y
• la organización perderá el control sobre el uso que se haga de la investigación en el marco de un litigio.

Por ese motivo, el enfoque más defendible en asuntos delicados suele ser evitar por completo la grabación de las entrevistas. En su lugar, los profesionales de RR. HH. y los asesores jurídicos internos deberían plantearse que sea un abogado (o el departamento de RR. HH., actuando bajo la dirección de este) quien realice las entrevistas en directo y elabore resúmenes bien fundamentados, dirigidos por el abogado, que separen la exposición de los hechos del análisis jurídico. Este enfoque preserva la flexibilidad, refuerza los argumentos sobre el privilegio y limita la creación de pruebas textuales sujetas a divulgación.

Conclusión

Aunque las herramientas de grabación resultan prácticas, a menudo suponen más riesgos que beneficios en el contexto de las investigaciones en el ámbito laboral. Las organizaciones deben abordar la grabación con cautela y, en la mayoría de los casos, considerar la «prohibición de grabar» como la norma por defecto cuando estén en juego cuestiones de confidencialidad y el riesgo de litigio.