Constitución de una nueva organización con el estatus 501(c)(3)

A continuación se ofrece una descripción general de los pasos necesarios para constituir una organización sujeta al artículo 501(c)(3) que esté exenta del pago del impuesto sobre la renta (tanto si se trata de una fundación privada como de una organización benéfica operativa o una entidad benéfica pública). La constitución de una organización sujeta al artículo 501(c)(3) suele incluir los siguientes pasos (dependiendo de las actividades de la organización o de la legislación estatal aplicable, es posible que no todos ellos sean de aplicación):

• Constitución de una sociedad sin ánimo de lucro con arreglo a la legislación estatal (o creación de un fideicomiso benéfico);
• Solicitud de reconocimiento de la condición de entidad exenta de impuestos ante el IRS (Formulario 1023);
• Solicitudes de exenciones del impuesto sobre la renta, del impuesto sobre las ventas y del impuesto sobre bienes inmuebles del estado;
• Inscripción y presentación de informes para cumplir con los requisitos estatales relativos a los fideicomisos benéficos y la recaudación de fondos con fines benéficos.

Las exenciones fiscales estatales, así como los trámites de registro y presentación de informes relativos a los fideicomisos benéficos estatales y a las campañas de recaudación de fondos con fines benéficos, dependen del estado o estados en los que la organización opera y recauda fondos.

Constitución de una nueva organización con arreglo a la legislación estatal

El primer paso consiste en constituir una sociedad o crear un fideicomiso (casi todas las organizaciones que operan al amparo del artículo 501(c)(3) son sociedades sin ánimo de lucro o fideicomisos, aunque en ocasiones se recurren a otros tipos de entidades jurídicas, como las sociedades de responsabilidad limitada). El hecho de que la nueva organización se constituya como sociedad sin acciones o como fideicomiso depende de varios factores (impuestos, responsabilidad y requisitos operativos), pero las entidades que llevarán a cabo actividades suelen constituirse como sociedades «sin acciones»: las sociedades sin acciones son sociedades, pero se constituyen al amparo de la ley estatal sobre sociedades «sin acciones» y no emiten acciones. (Las sociedades sin acciones pueden tener miembros a efectos de gobernanza, tal y como se describe a continuación).

Si se constituye como un fideicomiso benéfico, el fideicomiso debe designar a los fideicomisarios iniciales.

La mayoría de las organizaciones se constituyen con arreglo a la legislación del estado en el que tienen su sede principal o a la legislación del estado de Delaware (que es el lugar preferido por las grandes empresas). Una organización 501(c)(3) suele estar sujeta a cierto grado de supervisión por parte del fiscal general del estado en el que se constituye, lo que puede ser un factor a tener en cuenta a la hora de elegir el estado de constitución.
La constitución de una sociedad sin ánimo de lucro requiere lo siguiente:

• Estatutos sociales / Certificado de constitución. Este documento recibe diferentes nombres según el estado (como «Estatutos de constitución», «Certificado de constitución» o «Certificado de constitución»). La presentación de este documento ante la autoridad competente del estado de constitución (normalmente la Secretaría de Estado, aunque en Wisconsin se presenta ante el Departamento de Instituciones Financieras) marca el inicio de la existencia de la organización.
  • Este documento debe incluir cierta información, como el nombre y la dirección del agente registrado y los fines generales de la organización (que pueden definirse de manera amplia como «benéficos, educativos, religiosos y científicos», pero también pueden adaptarse más específicamente a los fines de la organización). En ocasiones, la legislación estatal permite que los estatutos o el certificado incluyan disposiciones adicionales de indemnización para los consejeros. Además, el IRS exige que los estatutos o el certificado contengan determinadas disposiciones para que la organización pueda acogerse a la sección 501(c)(3) (incluida una disposición que limite las actividades a los fines de la sección 501(c)(3) y que exija que los activos se transfieran a una entidad 501(c)(3) en caso de disolución). Aparte de la información requerida, los estatutos o el certificado son bastante estándar. En algunos estados, los directores iniciales se nombran en el documento de constitución. Este documento es de acceso público.
• Reunión organizativa/Aprobación de asuntos organizativos. Si no se designan en los estatutos o en el certificado, el fundador también nombrará a los consejeros iniciales de la nueva organización mediante un documento escrito. Los directores iniciales celebrarán una reunión constitutiva o firmarán un consentimiento por escrito en sustitución de dicha reunión para adoptar determinadas medidas que permitan el inicio de las operaciones, entre las que se incluyen la aprobación de los estatutos (véase más adelante), la elección de los cargos directivos de la organización (que suelen consistir, como mínimo, en un presidente, un tesorero y un secretario), la elección de directores adicionales si se desea, y la autorización a los cargos directivos para presentar las solicitudes necesarias y abrir cuentas bancarias (entre otras actividades de puesta en marcha).
  • A menudo, la junta directiva también aprueba una serie de políticas, como la política sobre conflictos de intereses, la política de denuncia de irregularidades y la política de conservación de documentos. Si la organización es una entidad benéfica pública, las políticas de denuncia de irregularidades y de conservación de documentos revisten especial importancia, ya que en el formulario 990 anual se pregunta si se han adoptado dichas políticas.
• Estatutos. Los estatutos establecen las normas que rigen la gestión de la organización (como el modo de elección de los consejeros y directivos, los requisitos de quórum para las reuniones, las normas de votación, etc.). Un aspecto clave a la hora de redactar los estatutos son las disposiciones relativas a los socios y si la organización contará con varios socios, un único socio o ningún socio:
  • Miembros múltiples: Algunas organizaciones otorgan a sus miembros el derecho a elegir a los consejeros y a tomar otras decisiones de gestión (de forma similar a los accionistas con derecho a voto, salvo que los miembros no suelen recibir repartos de beneficios). Esto es habitual cuando el consejo de administración actúa como representante de un órgano más amplio. Los miembros pueden ser personas físicas o jurídicas (incluidas las entidades con ánimo de lucro).
  • Socio único: Muchas organizaciones cuentan con un único socio con derecho a nombrar, destituir y sustituir a los consejeros. Esto es habitual en las fundaciones empresariales (en las que la empresa desea mantener el control sobre la organización). También es habitual en las fundaciones familiares y en las organizaciones impulsadas por el fundador, en las que este desea mantener cierto control. Esta es también una estructura habitual cuando una organización consolidada crea una nueva filial controlada con un fin específico (como gestionar un nuevo proyecto o poseer un bien inmueble concreto).
  • Sin socios: Muchas organizaciones carecen de socios y el Consejo de Administración elige a sus propios sucesores. Muchas organizaciones operativas independientes carecen de socios. Técnicamente, las sociedades sin capital social de Delaware deben tener socios, pero los consejeros también actúan como socios de la sociedad.
• Número de identificación del empleador (EIN). Para abrir una cuenta bancaria y comenzar a operar, una organización debe solicitar al IRS un número de identificación del empleador (EIN). El EIN se obtiene tras rellenar el formulario SS-4 e introducir la información en el portal en línea del IRS. El EIN de la organización es necesario para realizar otros trámites, como la presentación del formulario 1023 y otras declaraciones de impuestos.
• Otros documentos. La organización debería adoptar una política sobre conflictos de intereses y, posiblemente, una política de conservación de documentos y una política de protección de los denunciantes.

Información necesaria para comenzar a redactar los documentos de constitución de la sociedad

Para constituir una sociedad sin capital social, necesitaremos lo siguiente:

• Nombre de la organización. El nombre de la organización debe poder distinguirse de los nombres de otras entidades mercantiles constituidas en el estado en el que se constituirá. Wisconsin exige añadir una palabra como «Inc.» o «Corporation»; California, Delaware, D.C., Illinois y Texas no lo exigen.
  • Si tiene intención de utilizar el nombre de forma generalizada, considere la posibilidad de realizar una búsqueda de marcas registradas para evitar un conflicto con otra entidad.
• Nombre del agente registrado. Se trata de la persona que recibirá la correspondencia en nombre de la organización. El agente registrado debe tener una dirección en el estado de constitución (la dirección no puede ser un apartado de correos). Esta persona puede ser un directivo de la organización. Como alternativa, la organización puede recurrir a un servicio de agente registrado (como CT Corporation). Un servicio de agente registrado cobrará una cuota anual.
• Dirección comercial de la organización (puede ser diferente de la dirección del representante legal).
• Nombres de la junta directiva inicial. La mayoría de los estados, entre ellos Connecticut, el Distrito de Columbia, Illinois, Texas, Utah y Wisconsin, exigen tres consejeros. En Míchigan, una fundación privada solo necesita un consejero, pero otras organizaciones sin ánimo de lucro requieren tres. California y Delaware solo exigen un único consejero. Posteriormente se pueden nombrar consejeros adicionales.
• Nombres de los cargos directivos. Una organización debe contar con un presidente, un secretario y un tesorero. Una misma persona puede desempeñar varios cargos. Se pueden añadir otros cargos directivos, como uno o varios vicepresidentes, un presidente del consejo de administración independiente del presidente, etc. Los cargos directivos pueden ser (aunque no necesariamente) consejeros.
• Número de la Seguridad Social de un directivo (normalmente el presidente o el tesorero). Una «persona responsable» (normalmente el presidente o el tesorero) debe firmar el formulario SS-4 y facilitar su número de la Seguridad Social para el portal en línea (por lo general, obtendremos el EIN a través del portal en línea del IRS).

Una vez que dispongamos de esta información, podremos elaborar un borrador de los documentos constitutivos. La organización podrá revisar dichos documentos e incorporar disposiciones más específicas. Por ejemplo, no es obligatorio incluir una declaración de misión, pero sin duda puede incorporarse a los estatutos o al reglamento interno, aunque también puede ser aprobada posteriormente por la junta directiva. Todas estas medidas y documentos pueden ser modificados por decisión de los socios y/o de la junta directiva.

Una vez preparados los documentos, suele tardarse menos de una semana en presentar el documento de constitución (aunque en algunos estados, como California, esto puede llevar hasta dos semanas) y obtener el EIN. En ese momento, la organización ya es una persona jurídica y puede comenzar a operar. En California, es necesario presentar el formulario SI-100 (Declaración de información) ante la Secretaría de Estado en un plazo de 90 días a partir de la presentación de los estatutos sociales.

Solicitud de reconocimiento de exención del impuesto federal sobre la renta (Formulario 1023)

La mayoría de las organizaciones deben presentar una solicitud para que el IRS reconozca su condición de entidad exenta.

• Si la organización prevé obtener unos ingresos anuales superiores a 50 000 dólares (ya sea mediante recaudación de fondos o por otros medios), deberá presentar el formulario 1023. La tasa de tramitación del formulario 1023 es de 600 dólares.
• Si una organización no prevé recaudar más de 50 000 dólares al año durante los próximos tres años, puede presentar una solicitud más breve mediante el formulario 1023-EZ. La tasa de tramitación del formulario 1023-EZ es de 275 dólares.

Tanto el formulario 1023 como el formulario 1023-EZ se presentan por vía electrónica. Podemos preparar cualquiera de los dos para que los revise y nos haga llegar sus comentarios. Una vez que los haya aprobado, los presentaremos ante el IRS.

Plazos de respuesta del IRS / Período transitorio

El IRS tarda entre tres y nueve meses en examinar y emitir una carta de resolución para una organización tras la presentación del formulario 1023 (los plazos varían, ya que el IRS se enfrenta a problemas de personal y retrasos). Actualmente, el IRS tarda entre cuatro y seis semanas en examinar y emitir una carta de resolución para una organización que presente el formulario 1023-EZ.

En determinadas circunstancias, se puede solicitar una revisión acelerada: si la organización se ha constituido para hacer frente a una crisis o si el retraso en el reconocimiento podría provocar el retraso o la pérdida de una donación importante o de una subvención específica. La solicitud de revisión acelerada debe presentarse junto con el formulario 1023 o 1023-EZ.

Una organización puede recaudar donativos y operar como entidad 501(c)(3) una vez que se haya constituido y organizado con arreglo a la legislación estatal, aunque aún no cuente con la carta de resolución 501(c)(3) del IRS. Sin embargo, algunos estados exigen el registro para la recaudación de fondos antes de que una organización pueda comenzar a recaudar donativos.

La carta de reconocimiento suele tener carácter retroactivo a partir de la fecha de presentación de los estatutos o del certificado de constitución, y los donantes podrán beneficiarse de una deducción fiscal por donaciones realizadas tras la constitución (y no a partir de la fecha de recepción de la carta). Si un donante solicita una carta de determinación de la sección 501(c)(3), la organización puede considerar una solución temporal, como un acuerdo de «patrocinio fiscal» con otra organización de la sección 501(c)(3) que ya cuente con exención. Las contribuciones se realizarían al patrocinador fiscal y luego se transferirían a la nueva organización hasta que esta reciba su carta de exención.

Datos necesarios para el formulario 1023 del IRS

Para preparar un borrador del formulario 1023 se necesita la siguiente información:

• Descripción narrativa. Necesitaremos una descripción de la misión de la organización y de las actividades previstas. Podemos añadir la terminología jurídica y las referencias a las autoridades legales y fiscales, pero necesitamos un resumen básico de lo que la organización pretende hacer y de cómo planea cumplir su misión.
• Presupuesto. El formulario 1023 exige un presupuesto estimado de ingresos y gastos para los tres primeros años de la organización (el año de constitución y los dos años siguientes). Este presupuesto puede ser bastante detallado.
• Programa de becas. Además, en la solicitud debe describirse cualquier beca o programa que conceda ayudas económicas a particulares.
• Transacciones con conflicto de intereses. Es posible que cualquier acuerdo o contrato con personas con información privilegiada (donantes importantes, consejeros y directivos) deba figurar en el formulario 1023.

Por lo general, prepararemos el formulario 1023, rellenaremos las preguntas basándonos en la descripción que nos haya facilitado de sus actividades y, a continuación, le pediremos que lo revise.

El formulario 1023 debe cumplimentarse de buena fe, pero la organización no está obligada a cumplir con lo indicado en sus respuestas y puede modificar o ampliar sus actividades sin necesidad de presentar una nueva solicitud (los cambios se comunican en el formulario 990).

Otras exenciones fiscales estatales

Dependiendo de los estados en los que opere la organización, es posible que tenga que solicitar exenciones fiscales estatales adicionales. En la mayoría de los casos, resulta más fácil presentar estas solicitudes una vez recibida la carta de resolución del IRS (ya que, por lo general, es necesario adjuntar una copia de dicha carta o indicar su fecha), aunque esto varía en función de cada solicitud.

Otros documentos que deben presentarse ante las autoridades estatales son, entre otros:

• Registro como entidad extranjera. Si una organización está constituida conforme a la legislación de un estado y opera en otro, es posible que tenga que presentar una solicitud de registro como entidad extranjera en ese estado. También es posible que se le exija una licencia comercial.
• Impuestos estatales sobre la renta y de franquicia. La organización 501(c)(3) estará, en su mayor parte, exenta del impuesto estatal sobre la renta y/o del impuesto de franquicia. Algunos estados exigen la presentación de una solicitud para obtener la exención estatal.
  • En California, para quedar exento del impuesto de franquicia, es necesario presentar el formulario 3500 o el 3500A (si ya se ha obtenido la exención del IRS).
  • En Delaware, Illinois, Míchigan y Wisconsin no es necesario presentar una solicitud.
  • En Texas es obligatorio presentar el formulario AP-204 para obtener la exención del impuesto de franquicia.
• Impuesto sobre las ventas. Según la legislación sobre el impuesto sobre las ventas vigente en la mayoría de los estados, una organización puede solicitar una exención de dicho impuesto para evitar pagarlo por sus compras. En general, la organización debe recaudar el impuesto sobre las ventas de las ventas que realice a terceros (a menos que dichas ventas cumplan los requisitos para una exención).
• Exención del impuesto sobre bienes inmuebles. Si la organización es propietaria de bienes inmuebles, puede solicitar una exención del impuesto sobre bienes inmuebles. El reconocimiento de la exención fiscal federal no implica automáticamente la exención del impuesto sobre bienes inmuebles. La exención requiere un proceso de solicitud independiente, y los tasadores suelen tener limitaciones a la hora de conceder exenciones de este impuesto.

Fundaciones benéficas estatales y solicitudes de donativos benéficos

Muchos estados (entre ellos California, Illinois, Míchigan, Utah y Wisconsin) exigen que las organizaciones se registren (y presenten informes anuales) para poder realizar actividades de recaudación de fondos con fines benéficos o para administrar activos destinados a fines benéficos. Texas no exige el registro para la recaudación de fondos con fines benéficos.

• En California, el formulario CT-1 debe presentarse en un plazo de 30 días a partir de la primera recepción de activos benéficos. Tras su presentación, la sociedad debe presentar un informe sobre la tasa de renovación del registro anual (formulario RRF-1).
• En Illinois, el formulario CO-1 debe presentarse antes de que comiencen las campañas de captación.
• En Wisconsin, el formulario 296 debe presentarse antes de que comience la campaña de captación de fondos. 

Muchos estados establecen determinados requisitos en materia de estados financieros auditados o revisados cuando la organización alcanza ciertos umbrales de ingresos.

Si una organización lleva a cabo una campaña de recaudación de fondos a nivel nacional (excepto en el caso de campañas limitadas dirigidas a «amigos y familiares» o de una recaudación pasiva a través de un sitio web), recomendamos que contrate a un proveedor para que se encargue de los trámites de registro y presentación de informes en todos los estados que lo exijan. Podemos ofrecerle recomendaciones al respecto.

Informes periódicos

• Presentación anual de informes corporativos ante el estado. Por lo general, una sociedad sin capital social debe presentar un informe anual y abonar una tasa al estado en el que se constituyó, así como a cualquier otro estado en el que la organización se haya registrado como entidad extranjera (si la organización utiliza un servicio de agente registrado, este servicio también generará una factura anual y le remitirá cualquier aviso de recordatorio sobre el informe anual que pueda recibir). Las fechas de vencimiento de los informes anuales varían según el estado; por ejemplo, en Wisconsin deben presentarse antes de que finalice el trimestre natural en el que se cumple el mes de aniversario de la constitución; en Delaware, la fecha de vencimiento es el 1 de marzo para todas las sociedades (incluidas las sin capital social) y el 1 de junio para todas las sociedades de responsabilidad limitada (LLC); en Illinois, deben presentarse antes de que finalice el mes anterior al mes de aniversario de la constitución; y en algunos otros estados, la fecha de vencimiento es el final del mes de aniversario de la constitución. Los directivos de la sociedad deben confirmar las fechas de vencimiento de los informes anuales y crear un recordatorio anual para no incumplir el plazo de presentación. Algunos estados, aunque no todos, envían avisos de recordatorio.
• Formulario 990 o Formulario 990-PF. Por lo general, una organización 501(c)(3) debe presentar una declaración anual de la renta (aunque existen excepciones para las organizaciones religiosas y sus filiales). El plazo de presentación vence cinco meses y medio después del cierre del ejercicio fiscal de la organización (por lo tanto, una organización cuyo ejercicio fiscal finalice en diciembre deberá presentar su declaración de la renta antes del 15 de mayo). 

En algunos casos, puede presentar una declaración abreviada en línea (Formulario 990-N) o una versión simplificada (Formulario 990-EZ). Las organizaciones benéficas públicas presentan el Formulario 990; las fundaciones privadas, el Formulario 990-PF. Si una organización 501(c)(3) tiene ingresos por actividades no relacionadas, presentará el Formulario 990-T (y es posible que también deba presentar una declaración de la renta estatal).