向远程和混合办公模式的转变，从根本上改变了雇主管理（以及可能误管理）工资与工时合规的方式。虽然灵活的工作模式带来了显著的好处，但在《公平劳动标准法》（FLSA）及各州类似法律的框架下，它们也带来了独特的挑战。
工资与工时纠纷仍是诉讼最频繁的劳动争议之一，而远程办公则催生了新的法律责任风险，特别是在考勤、加班以及非工作时间工作等方面。
以下是雇主当前应重点关注的一些关键合规风险，以及相应的风险缓解策略。
记录工作时间
非豁免员工必须获得所有工作时间的报酬，包括在远程办公环境下可能难以记录的时间。即使是微小的未记录时间，若在整个员工群体中累积起来，也可能导致重大法律责任。在缺乏直接监督的情况下，员工可能会：
- 在规定工作时间外工作
- 下班后回复电子邮件
- 执行那些不会被记录下来的“快速任务”
- 在非工作时间监控 Slack、Teams 或其他沟通平台
- 周末短暂登录，处理“紧急”事务
- 更新文件、录入数据或完成日常行政工作
- 在用餐期间继续工作，无需记录未休息或中断的休息时间
如果雇主“知道或理应知道”员工正在工作，即使雇主并未要求员工工作，且员工未记录工作时间，雇主仍可能需对未支付的工时承担责任。在远程办公模式下应对这一风险，需要考勤系统、公司政策与管理监督之间保持一致，从而有效识别并减少非工作时间的工作。
雇主应确保已实施可靠且易于使用的考勤系统，该系统应能让远程办公和混合办公员工无障碍使用，并能全面记录所有工作时间，包括排班时间以外的工作时间。 从风险防范的角度来看，必须要求准确、及时地记录工时，并制定清晰且始终如一执行的政策，禁止无薪加班——同时重申所有工作时间都将获得报酬，无论该工作是否“经授权”。雇主还应确保对管理人员进行培训，使其能够识别并避免那些可能被视为阻碍工时报告或鼓励无薪加班的做法。
正确计算加班费
在远程办公和混合办公环境中，未记录的非工作时间工作可能导致加班工资支付不足——甚至完全未支付，尤其是在无法全面统计总工作时长的情况下。如果将员工错误地归类为“豁免员工”，这些风险可能会进一步加剧。如果员工的职责不符合适用的豁免标准，则应将其视为非豁免员工，因此有权获得加班工资。
由于对远程员工实际工作的日常情况了解有限，风险进一步加剧，导致未记录的工作时间及岗位分类错误更容易被忽视。这些问题叠加在一起，可能会迅速演变为代价高昂的集体诉讼。
雇主应定期审查豁免与非豁免职位的分类（包括远程岗位），以确保其准确反映员工的实际职责。此外，雇主还应确保管理者能够充分了解员工的日常工作情况，从而识别潜在的加班风险。同时，雇主应确认所有工作时间均已记录在案，加班时间计算准确无误，并就工作时间制定明确的预期，同时建立监控机制，以便及时提醒即将达到加班阈值的员工。
多州合规的复杂性
远程和混合办公的员工通常分布在多个司法管辖区，而雇主往往未能充分意识到这带来的合规影响。当员工在雇主业务覆盖有限或缺乏经验的州或地区工作时，他们可能需遵守不同的工资与工时规定，包括不同的最低工资标准、加班规定以及记录保存义务。
此外，某些司法管辖区还规定了独特的要求，例如预测性排班法，或是更严格的薪酬和文件记录标准。当员工调职时——有时甚至未经正式批准——这些问题往往就会出现，导致雇主在不知情的情况下违反了适用的当地法律。
雇主应保留准确、最新的员工工作地点记录，并建立流程以监控和审批任何工作地点变更。定期开展跨州工资与工时审计对于发现合规漏洞至关重要，尤其是在员工跨司法管辖区远程办公的情况下。雇主还应确保政策和薪酬实践得到更新，以符合适用的州和地方要求，并在批准跨州远程办公安排前与法律顾问协调，从而主动管理风险。
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