¿Fuera del horario laboral, fuera de la normativa? Gestión de los riesgos salariales y horarios en las plantillas que teletrabajan
El paso a las modalidades de trabajo a distancia e híbridas ha cambiado radicalmente la forma en que las empresas gestionan (y, en ocasiones, gestionan de forma inadecuada) el cumplimiento de la normativa sobre salarios y horarios. Si bien los modelos de trabajo flexibles ofrecen importantes ventajas, también plantean retos específicos en el marco de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y las leyes estatales análogas.
Las reclamaciones relacionadas con los salarios y las horas de trabajo siguen siendo uno de los asuntos laborales que con mayor frecuencia dan lugar a litigios, y el teletrabajo ha creado nuevas vías de responsabilidad, especialmente en lo que respecta al control de horarios, las horas extras y el trabajo fuera del horario laboral.
A continuación se enumeran algunos riesgos clave en materia de cumplimiento normativo que los empleadores deberían abordar ahora mismo, junto con estrategias prácticas para reducir su exposición a ellos.
Registro de las horas trabajadas
A los empleados no exentos se les debe pagar por todas las horas trabajadas, incluido el tiempo que pueda resultar difícil de registrar en un entorno de teletrabajo. Incluso pequeños incrementos de tiempo no registrado pueden suponer una responsabilidad legal considerable cuando se suman para toda la plantilla. Sin supervisión directa, los empleados pueden:
- Trabajar fuera del horario habitual
- Responder a los correos electrónicos fuera del horario laboral
- Realizar «tareas rápidas» que no se registran
- Supervisa Slack, Teams u otras plataformas de comunicación fuera del horario laboral
- Conéctate un rato los fines de semana para resolver los asuntos «urgentes»
- Actualizar archivos, introducir datos o realizar tareas administrativas de manera informal
- Trabajar durante los horarios de comida sin registrar las pausas omitidas o interrumpidas
Los empleadores pueden ser responsables del tiempo no remunerado si «sabían o deberían haber sabido» que un empleado estaba realizando trabajo, incluso si el empleador no lo había solicitado y aunque el empleado no hubiera registrado las horas trabajadas. Para hacer frente a este riesgo en una plantilla que trabaja a distancia, es necesario que los sistemas de control de horarios, las políticas de la empresa y la supervisión de los responsables estén coordinados, con el fin de identificar y mitigar de manera eficaz el trabajo fuera del horario laboral.
Las empresas deben asegurarse de haber implantado sistemas de control de horarios fiables y fáciles de usar, que sean totalmente accesibles para los empleados que trabajan a distancia o en régimen híbrido, y que estén diseñados para registrar todas las horas trabajadas, incluido el trabajo realizado fuera de los turnos programados. Desde el punto de vista de la mitigación de riesgos, es fundamental exigir un registro preciso y en tiempo real del tiempo trabajado y mantener políticas claras y aplicadas de manera coherente que prohíban el trabajo fuera de horario, al tiempo que se refuerza el principio de que se pagarán todas las horas trabajadas, independientemente de si el trabajo fue «autorizado». Los empleadores deben asegurarse además de que los responsables estén capacitados para reconocer y evitar prácticas que puedan interpretarse como un desincentivo a la notificación de horas o al trabajo fuera de horario.
Cómo calcular correctamente las horas extras
En un entorno de trabajo a distancia e híbrido, las horas extras no registradas fuera del horario laboral pueden dar lugar a un pago insuficiente —o a la falta total de pago— de las horas extras, especialmente cuando no se registran todas las horas trabajadas. Estos riesgos pueden verse agravados por la clasificación errónea de los empleados como «exentos». Si las funciones de un empleado no cumplen los criterios de exención aplicables, debe ser considerado como no exento y, por lo tanto, tiene derecho al pago de las horas extras.
La escasa visibilidad diaria del trabajo real que realizan los empleados que teletrabajan aumenta aún más el riesgo, lo que facilita que tanto el tiempo no registrado como los errores de clasificación pasen desapercibidos. En conjunto, estos problemas pueden derivar rápidamente en costosas demandas colectivas y acciones colectivas.
Las empresas deben revisar periódicamente las clasificaciones de puestos exentos y no exentos, incluidos los puestos a distancia, para garantizar que reflejen las funciones reales de los empleados. También deben asegurarse de que los responsables tengan suficiente visibilidad sobre el trabajo diario de los empleados para identificar posibles riesgos relacionados con las horas extras. Además, las empresas deben confirmar que se registran todas las horas trabajadas y que las horas extras se calculan correctamente, con expectativas claras en cuanto a los horarios de trabajo y controles para señalar a los empleados que se acercan a los límites de horas extras.
Complicaciones relacionadas con el cumplimiento normativo en varios estados
Las plantillas que trabajan a distancia o en formato híbrido suelen abarcar varias jurisdicciones, a menudo sin que las empresas sean plenamente conscientes de las implicaciones normativas que ello conlleva. Cuando los empleados trabajan desde estados o localidades en los que la empresa tiene una presencia o experiencia limitadas, pueden quedar sujetos a diferentes requisitos en materia de salarios y horarios, entre los que se incluyen distintos salarios mínimos, normas sobre horas extras y obligaciones de mantenimiento de registros.
Además, algunas jurisdicciones imponen requisitos específicos, como leyes sobre la programación predictiva de turnos o normas más estrictas en materia de remuneración y documentación. Estos problemas suelen surgir cuando los empleados se trasladan —a veces sin autorización formal—, lo que hace que, sin saberlo, los empleadores incumplan la legislación local aplicable.
Los empleadores deben mantener registros precisos y actualizados de los lugares de trabajo de los empleados e implementar procesos para supervisar y aprobar cualquier cambio de ubicación. Las auditorías periódicas sobre salarios y horarios en varios estados son fundamentales para detectar deficiencias en el cumplimiento normativo, especialmente cuando los empleados trabajan a distancia en distintas jurisdicciones. Los empleadores también deben asegurarse de que las políticas y las prácticas salariales se actualicen para reflejar los requisitos estatales y locales aplicables, y deben consultar con sus asesores jurídicos antes de aprobar acuerdos de trabajo a distancia fuera del estado, con el fin de gestionar los riesgos de forma proactiva.
Más información
Para profundizar en estas cuestiones y ofrecer orientación práctica sobre cómo mitigar los riesgos, organizaremos próximamente un seminario web sobre las mejores prácticas para la gestión del personal que trabaja a distancia, el miércoles 17 de junio de 2026. (En breve recibirás una invitación). Mientras tanto, si tienes alguna duda sobre las obligaciones de cumplimiento normativo de tu organización, ponte en contacto con tu abogado de Foley Labor & Employment.
