海关记录保存的五项合规最佳实践

作为我们关于“跨国企业必须了解的各项国际贸易、执法及合规议题”双周系列文章的补充，以下是“五大合规最佳实践”系列的最新内容。该系列旨在为各类组织（尤其是跨国公司）提供简明扼要的建议，指导其如何落实合规最佳实践，从而完善合规计划和内部控制。

海关记录保存要求已载入海关法规，进口商必须遵守。若要快速核查您的海关记录保存是否完善，建议采取以下五项措施：

• 请确保您已制定书面海关记录保存政策，无论将其纳入海关手册，还是列入《记录信息管理政策》中的销毁时间表。海关 记录保存不仅是一种良好做法，更是海关法规明确要求的。 如果您近期尚未审查过记录保存政策，建议您进行快速审查，以确保该政策已制定且得到一贯执行。
• 请确保您的保险单涵盖所有必要的海关记录保存要求。海关 法规要求您保留完整的信息，以证明关税已全额缴纳、货物已进行估价、原产国已确认以及关税/税款已缴纳。相关文件包括进出口文件的副本，如商业发票、装箱单、提单、空运单，以及其他能佐证您在《7501号入境摘要表》上申报信息的资料。 除其他要求外，这些文件应准确描述进出口货物的名称、价值、数量、原产地及其他相关细节。与交易相关的其他文件可包括货物运输记录，例如运输合同、运费发票、运输收据和交货确认单。甚至有助于确定销售条款的电子邮件也可能具有相关性。请通过对照海关法规和海关指南，确保您的书面记录保存要求涵盖所有必要要素。
• 评估您是否妥善保存了所需的原产地信息及许可证/许可文件。许多 自由贸易协定（包括《美墨加协定》）都要求，进口商在进口享受自由贸易优惠待遇的商品时，必须备有原产地证书。 您应制定相关流程，确保贵公司妥善保存原产地证书副本及其他能证明进口货物原产地的支持性文件。这些文件可能是享受自由贸易协定或其他贸易计划下的优惠关税待遇，或回应海关就此提出的询问所必需的。
  
  您还应确认贵公司已妥善保管所有必需的进口许可证和准入许可。若贵公司的进口业务涉及需经许可方可进口的商品，或特定商品（如管制物质、危险品或受限物品）的进出口所需证书，则应核查这些文件是否已按规定定期归档，并保存至法定最短期限。
• 请确认贵公司是否保存了所有必要的财务记录。根据海关规定，进口商必须保存与国际贸易相关的特定财务交易记录，包括发票、收据、付款记录和银行对账单。这些记录应能证明已缴纳与通关相关的关税、税款及其他费用。
• 请确保贵公司妥善保存与海关及其他第三方往来的信函和通信记录。 贵公司应保存与海关当局、供应商、货运代理、报关行以及参与国际贸易交易的其他各方之间所有信函和通信的记录。这包括电子邮件、信函、传真及其他形式的通信。

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