Cinco prácticas recomendadas en materia de cumplimiento normativo para… el mantenimiento de registros aduaneros

Como complemento a nuestra serie quincenal «Lo que toda multinacional debe saber» sobre diversos temas relacionados con el comercio internacional, la aplicación de la normativa y el cumplimiento normativo, a continuación les ofrecemos una nueva entrega de nuestra serie «Cinco buenas prácticas de cumplimiento», que ofrece consejos concisos sobre cómo las organizaciones (en particular las empresas multinacionales) pueden aplicar buenas prácticas de cumplimiento para mejorar sus programas de cumplimiento y sus controles internos.

Los requisitos de mantenimiento de registros aduaneros están recogidos en la normativa aduanera y son obligatorios para los importadores. Para comprobar rápidamente si su sistema de mantenimiento de registros aduaneros es adecuado, le recomendamos que tenga en cuenta los siguientes cinco aspectos:

• Asegúrese de contar con una política escrita sobre el mantenimiento de registros aduaneros, ya sea como parte de su manual de aduanas o dentro del calendario de destrucción de su política de gestión de la información. El mantenimiento de registros aduaneros no es solo una buena idea, sino que es una obligación explícita de la normativa aduanera. Si no ha revisado recientemente su política de mantenimiento de registros, es recomendable que haga una revisión rápida para asegurarse de que dispone de ella y de que se cumple de forma sistemática.
• Asegúrese de que su póliza cubra todos los requisitos de documentación aduanera exigidos. La normativa aduanera exige que se conserve toda la información que acredite el pago íntegro de los aranceles, la valoración de las mercancías, el país de origen y el pago de derechos e impuestos. Entre los documentos pertinentes se incluyen copias de documentos de importación/exportación tales como facturas comerciales, listas de embalaje, conocimientos de embarque, albaranes aéreos y otros datos que respalden la información declarada en su formulario 7501 (Resumen de entrada). Entre otros requisitos, estos documentos deben describir con precisión las mercancías que se importan o exportan, su valor, cantidad, origen y otros detalles relevantes. Otros documentos relevantes para la transacción pueden incluir registros relacionados con el transporte de mercancías, como contratos de envío, facturas de flete, recibos de transporte y confirmaciones de entrega. Incluso los correos electrónicos que ayuden a establecer las condiciones de venta pueden ser relevantes. Asegúrese de que todos los elementos requeridos estén cubiertos en sus requisitos de mantenimiento de registros escritos comparándolos con las normas y directrices aduaneras.
• Compruebe si dispone de la información sobre el origen y de las licencias o permisos necesarios. Muchos acuerdos de libre comercio, incluido el Acuerdo entre Estados Unidos, México y Canadá, exigen que los importadores dispongan de certificados de origen en el momento de la importación para las mercancías que se benefician de las preferencias de libre comercio. Debe contar con procedimientos para garantizar que su empresa conserve copias de los certificados de origen y otra documentación justificativa que verifique el origen de las mercancías importadas. Estos documentos pueden ser necesarios para acogerse al trato arancelario preferencial en virtud de los acuerdos de libre comercio u otros programas comerciales, o para responder a las consultas de la Aduana al respecto.
  
  También debe confirmar que su empresa conserva todas las licencias y permisos de importación requeridos. Si sus patrones de importación incluyen mercancías para cuya importación existen requisitos de licencia o permiso, o certificados necesarios para la importación o exportación de mercancías específicas, como sustancias controladas, materiales peligrosos o artículos restringidos, debe comprobar que estos documentos se archivan periódicamente y se conservan durante el período mínimo requerido.
• Comprueba si tu empresa conserva todos los registros financieros obligatorios. La normativa aduanera exige que los importadores conserven determinados documentos financieros relacionados con el comercio internacional, como facturas, recibos, registros de pago y extractos bancarios. Estos registros deben acreditar el pago de derechos, impuestos y otras tasas asociadas al despacho de aduana.
• Compruebe que su empresa conserve toda la correspondencia y las comunicaciones con las autoridades aduaneras y otras terceras partes. Su empresa debe conservar registros de toda la correspondencia y las comunicacionescon las autoridades aduaneras, los proveedores, los transportistas, los agentes de aduanas y otras partes implicadas en las transacciones de comercio internacional. Esto incluye correos electrónicos, cartas, faxes y otras formas de comunicación.

¿Te gustaría recibir más consejos prácticos sobre cumplimiento normativo como estos? Haga clic aquí para registrarse en nuestra lista de correo electrónico para recibir futuros correos quincenales y consejos prácticos sobre el cumplimiento normativo internacional.