对于跨国公司而言,销售方合同——包括客户协议、分销商协议、转售商协议、许可协议和服务协议——往往决定了公司面临的前线监管风险。这些协议规范了产品的销售、定价、运输、售后支持以及市场推广方式,并且通常决定由谁承担合规责任、贸易成本以及下游行为的责任。 然而,销售方合同的谈判往往主要围绕收入、利润率和成交速度展开,而合规考量则往往被处理得不够周全,或者直到谈判后期才被提及。
正如本系列风险评估自查指南的第一部分和第二部分所详述的,我们正在发布一系列自查评估指南,涵盖跨国公司面临的主要监管和合同风险领域。本文为该系列的第三部分,内容是关于开展卖方合同审查的自查评估。第二部分介绍了如何开展买方合同审查;第一部分则提供了关于一般合规性的自查指南。
监管机构越来越倾向于通过面向客户的安排,来评估合规要求是否已融入商业实践。卖方合同影响着定价行为、市场准入、中介机构的使用、数据流、出口及制裁风险、费率转嫁以及售后义务。薄弱或不一致的卖方合同制定实践可能会削弱更广泛的合规计划,特别是在分销商或客户代表公司在高风险市场开展业务的情况下。
本自查清单旨在帮助企业评估其管理卖方合同的方式是否采用了一种结构化、基于风险的方法,而非零散或纯粹以销售为导向的方式。它侧重于治理、风险评估、合同标准、交易成本分摊和生命周期管理——而非具体的监管制度或标准条款。 回答“否”并不一定意味着存在违法行为,但可能预示着系统性缺陷,企业应结合自身的市场、客户及分销模式予以重视。
一、 治理与所有权
- 在法律、合规、销售和财务部门之间,是否明确界定了卖方合同标准的主管责任?
- 是否已明确以下方面的职责和责任:(1) 合同起草和谈判;(2) 合规审查和批准;(3) 定价和折扣审批权限;以及 (4) 合同的持续监督?
- 当销售团队希望偏离标准合规或风险分担条款时,是否已明确界定了升级处理流程?
二、 风险评估与合同范围界定
- 该公司是否采用基于风险的框架来确定哪些卖方合同需要进行强化审查?
- 风险评估是否考虑了以下因素:(1) 客户类型和所在地;(2) 销售渠道(直销、分销商、转售商、线上);(3) 是否使用中介或代理;(4) 政府或国有客户;以及 (5) 货物、服务或数据的跨境交付?
- 合同要求是否根据风险程度进行调整,而不是一刀切或不一致地执行?
三、 合同标准与一致性
- 该公司是否制定了与自身商业模式相符的销售方合同基准标准或模板?
- 与合规相关的条款是否:(1) 在各地区和不同客户类型之间保持一致;(2) 在商业上可行且销售团队能够理解;以及 (3) 定期更新以反映不断变化的风险和执法趋势?
- 是否有关于批准偏离标准卖方条款的既定流程?
- 相关销售人员是否接受过合规和合同签订最佳实践方面的培训?
四、 与合规计划的整合
- 卖方合同是否强化了公司的整体合规框架,包括:(1) 行为准则或道德标准;(2) 对分销商或转售商不当行为的限制;以及 (3) 审计、合作和终止权利?
- 根据合同规定,客户或中介机构是否必须遵守与该交易相关的适用法律?
- 相关预期是否已明确传达给交易对手,而不仅仅是体现在法律措辞中?
五、 定价、折扣及公平交易管控
- 定价、折扣、返利和激励措施是否须遵循既定的审批和文件记录流程?
- 合同是否符合内部定价权限和折扣管控规定?
- 是否对销售行为进行监督,以确保其符合合同条款和合规要求?
六、 关税与贸易风险分担
- 卖方合同是否明确规定了关税、税费以及进口相关费用的责任归属,以及如何处理潜在的退款?
- 《国际贸易术语解释通则》(Incoterms®)是否已明确规定、最新且与公司的物流和交付惯例保持一致?
- 合同是否明确界定了以下事项的责任归属:(1) 记录进口商身份;(2) 清关;以及 (3) 关税和税款的缴纳?
- 合同是否涵盖了意外或新施加的关税,包括:(1) 关税税率或商品分类的变化;(2) 新的贸易救济措施或报复性关税;以及 (3) 原产地待遇或执法态度的变化?
- 针对交易成本的重大变化,是否有明确的价格调整、重新协商或终止合同的机制?
- 对追溯性或单方面将关税转嫁给消费者是否设有限制?
- 在贸易成本存在争议的情况下,客户是否必须配合记录和解决关税纠纷?
七、 合同生命周期与变更管理
- 是否有相关流程,以确保在业务或监管风险发生变化时,对卖方合同进行审查和更新?
- 在以下情况下,是否会对合同进行重新审视:(1) 进入新市场;(2) 销售渠道或分销模式发生变化;以及 (3) 监管或关税方面出现重大变化?
- 是否已查明并处理了过期合同中遗留的任何义务?
八、 监测、执法与整改
- 是否有机制来监督卖方是否履行合同义务?
- 是否有明确的流程来处理以下情况:(1) 客户或分销商未遵守规定;(2) 反复违反或规避控制措施;(3) 合同条款与实际操作不一致?
- 在实践中,当情况符合条件时,是否会采取合同规定的救济措施——例如补救、暂停或终止合同?
如果您希望获得合规自查结果分析方面的帮助,请联系本文作者或您的福里律师事务所负责对接的律师。
您是否希望获得更多此类实用的合规建议?请注册订阅福里律师事务所的最新动态 供应链 页面上的最新动态。
你 您是否希望获得更多像这样的实用合规建议? 福里 国际贸易与国家安全 团队正在密切关注所有国际贸易、执法及合规方面的最新动态,并会在动态发生时第一时间发布在我们的 《关税与国际贸易资源》 博客上发布。 点击此处注册 订阅我们的邮件列表,以便接收后续邮件及实用的国际监管合规建议,包括我们的《Tariff-ied!》和《跨国企业必知》系列文章。
我们关于 《贸易战期间的进口与关税风险管理》 概述了一项12步计划,提供切实可行的措施,帮助进口商在当前的关税和贸易环境中应对关税及国际贸易风险;而配套的白皮书《 《供应链完整性风险管理》 则针对进口至美国的货物所面临的日益加剧的供应链风险——包括海关日益频繁的扣留措施——提供了切实可行的建议。