Lo que toda multinacional debería saber sobre… la realización de una revisión de los contratos de venta para evaluar el riesgo de cumplimiento normativo

Para las empresas multinacionales, los contratos de venta —acuerdos con clientes, distribuidores, revendedores, de licencia y de servicios— suelen definir la exposición normativa de primera línea de la empresa. Estos acuerdos regulan cómo se venden, se fijan los precios, se envían, se da soporte y se representan los productos en el mercado, y con frecuencia determinan quién asume la responsabilidad del cumplimiento normativo, los costes comerciales y la conducta en las fases posteriores de la cadena de suministro. Sin embargo, los contratos de venta suelen negociarse principalmente en torno a los ingresos, los márgenes y la rapidez de cierre, y las consideraciones de cumplimiento normativo se abordan de forma inconsistente o en una fase tardía del proceso.

Tal y como se detalla en las partes I y II de esta serie de autoevaluaciones de riesgos, estamos publicando una serie de guías de autoevaluación que abarcan las principales áreas de riesgo normativo y contractual para las empresas multinacionales. Este artículo constituye la parte III, que consiste en una autoevaluación para llevar a cabo una revisión de los contratos desde el punto de vista del vendedor. La parte II abordó el tema de la revisión de los contratos desde el punto de vista del comprador; la parte I ofrecía una autoevaluación sobre el cumplimiento normativo general.

Las autoridades reguladoras prestan cada vez más atención a los acuerdos con los clientes para evaluar si las expectativas de cumplimiento se reflejan en la realidad comercial. Los contratos de venta determinan el comportamiento en materia de precios, el acceso al mercado, el uso de intermediarios, los flujos de datos, la exposición a las exportaciones y las sanciones, el traspaso de las tarifas y las obligaciones posteriores a la venta. Unas prácticas contractuales de venta débiles o incoherentes pueden socavar los programas de cumplimiento más amplios, especialmente cuando los distribuidores o los clientes actúan en nombre de la empresa en mercados de mayor riesgo.

Esta autoevaluación está diseñada para ayudar a las empresas a determinar si cuentan con un enfoque estructurado y basado en el riesgo para la gestión de los contratos de venta, en lugar de uno fragmentado o impulsado exclusivamente por las ventas. Se centra en la gobernanza, la evaluación de riesgos, las normas de contratación, la asignación de costes de negociación y la gestión del ciclo de vida, y no en regímenes normativos específicos ni en cláusulas tipo. Una respuesta «no» no indica automáticamente una infracción legal, pero puede señalar una deficiencia sistémica que merezca atención en función de los mercados, los clientes y el modelo de distribución de la empresa.

I. Gobernanza y propiedad

• ¿Existe una responsabilidad clara en cuanto a las normas de contratación del lado vendedor en los departamentos jurídico, de cumplimiento normativo, de ventas y financiero?
• ¿Se han definido las funciones y responsabilidades relativas a: (1) la redacción y negociación de contratos; (2) la revisión y aprobación en materia de cumplimiento normativo; (3) la fijación de precios y la autoridad para conceder descuentos; y (4) la supervisión continua de los contratos?
• ¿Están claramente definidas las vías de escalación cuando los equipos de ventas solicitan excepciones a las condiciones estándar de cumplimiento normativo o de distribución de riesgos?

II. Evaluación de riesgos y definición del alcance del contrato

• ¿Aplica la empresa un marco basado en el riesgo para determinar qué contratos de venta requieren una revisión más exhaustiva?
• ¿Tiene en cuenta la evaluación de riesgos: (1) el tipo y la ubicación del cliente; (2) los canales de venta (directa, a través de distribuidores, revendedores o por Internet); (3) el uso de intermediarios o agentes; (4) los clientes gubernamentales o de propiedad estatal; y (5) la entrega transfronteriza de bienes, servicios o datos?
• ¿Se adaptan los requisitos contractuales al nivel de riesgo, en lugar de aplicarse de forma uniforme o incoherente?

III. Normas contractuales y coherencia

• ¿Cuenta la empresa con normas o plantillas de referencia para los contratos de venta que se ajusten a sus modelos de negocio?
• ¿Son las disposiciones relativas al cumplimiento normativo: (1) coherentes en todas las regiones y para todos los tipos de clientes; (2) viables desde el punto de vista comercial y comprensibles para los equipos de ventas; y (3) actualizadas periódicamente para reflejar la evolución de los riesgos y las tendencias en materia de aplicación de la normativa?
• ¿Existe algún proceso documentado para aprobar las desviaciones respecto a las condiciones estándar del vendedor?
• ¿Ha recibido el personal de ventas pertinente formación sobre las mejores prácticas en materia de cumplimiento normativo y contratación?

IV. Integración con los programas de cumplimiento normativo

• ¿Refuerzan los contratos de venta el marco general de cumplimiento de la empresa, incluyendo: (1) códigos de conducta o normas éticas; (2) restricciones sobre conductas indebidas por parte de distribuidores o revendedores; y (3) derechos de auditoría, cooperación y rescisión?
• ¿Están los clientes o los intermediarios obligados por contrato a cumplir con la legislación aplicable a la operación?
• ¿Se comunican claramente las expectativas a las contrapartes, y no se limitan a quedar implícitas en la redacción jurídica?

V. Precios, descuentos y controles de competencia leal

• ¿Están los precios, los descuentos, las rebajas y los incentivos sujetos a procesos definidos de aprobación y documentación?
• ¿Se ajustan los contratos a la política interna de fijación de precios y a los controles de descuentos?
• ¿Se supervisan las prácticas de venta para garantizar que se ajusten a las condiciones contractuales y a las expectativas de cumplimiento?

VI. Distribución de los riesgos arancelarios y comerciales

• ¿Se establece claramente en los contratos de venta quién es responsable de los derechos de aduana, aranceles, impuestos y tasas relacionadas con la importación, así como la forma de gestionar posibles devoluciones?
• ¿Se especifican expresamente los Incoterms®, están actualizados y se ajustan a las prácticas logísticas y de entrega de la empresa?
• ¿Establecen los contratos claramente quién es responsable de: (1) la condición de importador registrado; (2) el despacho de aduana; y (3) el pago de derechos y aranceles?
• ¿Contemplan los contratos aranceles imprevistos o de nueva imposición, entre los que se incluyen: (1) cambios en los tipos arancelarios o en las clasificaciones arancelarias; (2) nuevas medidas comerciales correctivas o aranceles de represalia; y (3) cambios en el trato por país de origen o en la postura de aplicación de la normativa?
• ¿Existe algún mecanismo definido para el ajuste de precios, la renegociación o la rescisión del contrato ante cambios significativos en los costes comerciales?
• ¿Existen limitaciones respecto a la repercusión retroactiva o unilateral de las tarifas?
• ¿Están obligados los clientes a colaborar en la documentación y resolución de los litigios arancelarios en los que se cuestionan los costes comerciales?

VII. Ciclo de vida del contrato y gestión de cambios

• ¿Existe algún procedimiento para garantizar que los contratos del lado vendedor se revisen y actualicen cuando cambien los riesgos empresariales o normativos?
• ¿Se revisan los contratos tras: (1) la entrada en nuevos mercados; (2) cambios en los canales de venta o en los modelos de distribución; y (3) novedades significativas en materia de normativa o aranceles?
• ¿Se han identificado y resuelto las obligaciones derivadas de contratos vencidos?

VIII. Seguimiento, cumplimiento y medidas correctoras

• ¿Existen mecanismos para supervisar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los vendedores?
• ¿Existe un proceso definido para abordar: (1) el incumplimiento por parte de los clientes o distribuidores; (2) las infracciones reiteradas o la elusión de los controles; (3) la falta de correspondencia entre las condiciones contractuales y las prácticas reales?
• ¿Se recurre en la práctica a las medidas contractuales —como la subsanación, la suspensión o la rescisión— cuando están justificadas?

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Nuestro informe técnico sobre «Gestión de los riesgos arancelarios y de importación durante una guerra comercial» describe un plan de 12 pasos que ofrece medidas prácticas para ayudar a los importadores a hacer frente a los riesgos arancelarios y de comercio internacional en el actual contexto arancelario y comercial, mientras que el informe técnico complementario sobre «Gestión de los riesgos relacionados con la integridad de la cadena de suministro» ofrece consejos prácticos para hacer frente al aumento de los riesgos en la cadena de suministro relacionados con las mercancías importadas a Estados Unidos, incluido el creciente recurso a las retenciones por parte de las autoridades aduaneras.