Lo que toda multinacional debería saber sobre… cómo realizar una autoevaluación de sanciones económicas
Tal y como se detalla en la Parte I de esta serie de autoevaluaciones de riesgos, estamos publicando una serie de guías de autoevaluación que abarcan las principales áreas de riesgo normativo y contractual para las empresas multinacionales. Este artículo presenta la Parte VII, que consiste en una autoevaluación para llevar a cabo una revisión de los contratos de la cadena de suministro. Las evaluaciones de riesgos de autoevaluación anteriores se encuentran en la Parte I (cumplimiento normativo general), la Parte II (revisión de los contratos de compra), la Parte III (revisión de los contratos de venta), la Parte IV (autoevaluación del cumplimiento de la integridad de la cadena de suministro), la Parte V (autoevaluación antiboicot) y la Parte VI (cumplimiento de la normativa aduanera y revisión de los riesgos arancelarios).
Para las empresas ajenas al ámbito tradicional de los controles de exportación, el riesgo de sanciones suele surgir cuando una transacción que parece comercialmente rutinaria implica a una parte bloqueada o sujeta a restricciones, a un país o región objeto de sanciones generales, a un vínculo gubernamental prohibido, a una relación indirecta a través de intermediarios o a una conducta que sugiera evasión, desvío u ocultación. Los riesgos también pueden derivarse de la facilitación por parte de personas estadounidenses, del uso del sistema financiero estadounidense, de la interacción de filiales extranjeras con personal o sistemas estadounidenses, o de la prestación de servicios o el acceso desde jurisdicciones sancionadas. Las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley se centran cada vez más no solo en si las empresas cuentan con políticas de sanciones por escrito, sino también en si han implementado controles prácticos y basados en el riesgo que funcionen de manera eficaz en el día a día de la actividad empresarial.
Esta autoevaluación está diseñada para ayudar a las empresas multinacionales a valorar si cuentan con un marco de cumplimiento de las sanciones económicas que sea eficaz y esté adaptado a los riesgos. Está dirigida especialmente a aquellas empresas cuyo riesgo se deriva de operaciones comerciales, más que de la venta de productos controlados. Las preguntas que figuran a continuación se centran en la gobernanza, la selección, la escalación, los controles de terceros, los riesgos financieros y de pago, la tecnología y los controles de acceso, así como en los mecanismos de respuesta. Una respuesta «no» no indica necesariamente una infracción, pero puede señalar una deficiencia en el cumplimiento que justifique un análisis más detallado o una mejora.
I. Evaluación de riesgos y diseño del programa
- ¿Ha llevado a cabo su empresa una evaluación documentada de los riesgos relacionados con las sanciones económicas, adaptada a sus productos, servicios, modelo de negocio, clientes, proveedores, filiales, mercados y presencia geográfica?
- ¿Reconoce la evaluación que el riesgo de sanciones puede surgir incluso cuando la empresa no comercializa productos controlados, por ejemplo, a través de: (1) la prestación de servicios; (2) el acceso a software, SaaS, plataformas o servicios en la nube; (3) pagos o cuentas por cobrar; (4) transacciones a través de terceros o socios de canal; (5) relaciones de aprovisionamiento y con proveedores; y (6) actividades de empleados, filiales o clientes que impliquen jurisdicciones sancionadas o partes bloqueadas?
- ¿Tiene en cuenta la evaluación los factores de riesgo de sanciones pertinentes, entre los que se incluyen: (1) las ventas a jurisdicciones de mayor riesgo o que impliquen a estas; (2) los clientes, proveedores o contrapartes con estructuras de propiedad opacas; (3) el uso de distribuidores, revendedores, socios de referencia, transitarios, agentes de aduanas, bancos, procesadores de pagos u otros intermediarios; (4) el acceso remoto a sistemas, software, datos o servicios desde ubicaciones sujetas a sanciones; (5) transacciones en las que participen entidades gubernamentales, empresas estatales o contrapartes afiliadas al Estado; y (6) patrones de transacción que puedan indicar desvío, transbordo, problemas de enrutamiento o evasión?
- ¿Se reevalúan los riesgos de sanciones cuando se producen cambios en la empresa, entre los que se incluyen: (1) fusiones, adquisiciones o empresas conjuntas; (2) la entrada en nuevos mercados o canales; (3) nuevos productos, servicios, plataformas o modelos de prestación; (4) la centralización de las funciones financieras, de TI o de compras; o (5) novedades significativas en materia de sanciones o medidas de ejecución?
- ¿Ha identificado su empresa qué regímenes de sanciones pueden aplicarse a sus operaciones, incluidas las sanciones de EE. UU. y, en su caso, las del Reino Unido, la UE u otras normativas locales en materia de sanciones aplicables a las filiales, el personal, las transacciones o las contrapartes?
II. Gobernanza, propiedad y rendición de cuentas
- ¿Se ha asignado claramente la responsabilidad del cumplimiento de las sanciones al personal o a los departamentos correspondientes, como los de asuntos jurídicos, cumplimiento normativo, finanzas, cumplimiento comercial o gestión de riesgos empresariales?
- ¿Dispone su empresa de un proceso definido para remitir las consultas sobre sanciones al personal con la experiencia y la autoridad suficientes para detener, revisar o rechazar transacciones?
- ¿Se han asignado adecuadamente las responsabilidades en materia de cumplimiento de las sanciones entre las distintas funciones de la empresa, incluidas ventas, incorporación de clientes, compras, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, tesorería, logística, TI, RR. HH. y atención al cliente?
- ¿Dispone la alta dirección de una visión clara de los riesgos relacionados con las sanciones, los incidentes significativos, los mercados de mayor riesgo y las necesidades de recursos en materia de cumplimiento normativo?
- ¿Están diseñados los controles de sanciones de tal forma que el personal comercial no tenga que tomar decisiones jurídicas sin contar con apoyo en materia de cumplimiento normativo o asesoramiento jurídico?
III. Políticas y orientaciones prácticas
- ¿Cuenta su empresa con políticas claras y accesibles en materia de sanciones económicas, adaptadas a su modelo de negocio y a su entorno operativo?
- ¿Se explica en las políticas que pueden aplicarse restricciones sancionadoras incluso cuando la empresa no comercializa con productos controlados y que las transacciones habituales pueden suponer, aun así, un riesgo de incurrir en sanciones?
- ¿Ofrecen las políticas orientaciones prácticas sobre: (1) la selección de contrapartes; (2) la identificación de países, regiones, partes, buques y cuestiones de titularidad sujetos a sanciones; (3) los procedimientos de escalado ante posibles coincidencias o señales de alerta; (4) las restricciones a la prestación de servicios, el acceso a software, la asistencia o los pagos que impliquen a partes o territorios sancionados; y (5) cuándo es necesario realizar una revisión jurídica o de cumplimiento?
- ¿Abordan las políticas las relaciones comerciales indirectas prohibidas, incluidas las transacciones canalizadas a través de distribuidores, revendedores, proveedores de servicios, filiales u otros intermediarios?
- ¿Se revisan y actualizan periódicamente las políticas para reflejar los cambios en la legislación aplicable en materia de sanciones, las tendencias en la aplicación de la ley y las operaciones empresariales?
IV. Selección e incorporación de contrapartes
- ¿Realiza su empresa una evaluación de las partes relevantes basada en el riesgo, incluyendo clientes, proveedores, distribuidores, prestadores de servicios, socios de referencia, agentes, consultores, contrapartes y otros terceros?
- ¿Se extiende la verificación, cuando proceda, a los titulares reales, las sociedades matrices, las filiales, los consejeros, los firmantes autorizados, los destinatarios, los usuarios finales, los buques, las entidades financieras y otros participantes en la transacción?
- ¿Dispone su empresa de un procedimiento para determinar si una contraparte es propiedad, en un 50 % o más, directa o indirectamente, de una o varias personas sujetas a bloqueo, o si está sujeta de cualquier otra forma a las restricciones aplicables?
- ¿Están diseñados los procesos de incorporación y configuración de proveedores para recabar información suficiente para la revisión de sanciones, incluyendo el nombre legal, la dirección, el país, la información sobre la titularidad —cuando proceda— y los datos bancarios?
- ¿El personal cualificado revisa y resuelve las posibles coincidencias detectadas en la verificación antes de la incorporación o del pago?
- ¿Se vuelve a evaluar a las contrapartes periódicamente o cuando se producen cambios relevantes, como cambios en la titularidad, cambios de dirección, nuevas instrucciones de pago o la expansión a nuevas jurisdicciones?
V. Controles de acceso geográficos, de servicios y tecnológicos
- ¿Evalúa su empresa si suministra productos, servicios, asistencia, software, acceso a SaaS, acceso a la nube, actualizaciones, descargas u otros beneficios a países o regiones sujetos a sanciones?
- ¿Existen controles para identificar y gestionar el acceso a sistemas, plataformas, portales o aplicaciones desde jurisdicciones sujetas a sanciones, incluso mediante la revisión de direcciones IP, herramientas de geolocalización, datos de registro de cuentas u otros medios técnicos, cuando proceda?
- ¿Evalúa su empresa si los empleados, contratistas, clientes o terceros ubicados en jurisdicciones sujetas a sanciones podrían estar accediendo a servicios, asistencia o sistemas de una forma que suponga un riesgo de sanciones?
- Si la empresa presta servicios profesionales, técnicos, financieros, digitales o de otro tipo que no sean de bienes, ¿existen controles para evaluar si dichos servicios podrían implicar a partes bloqueadas, territorios sancionados o transacciones prohibidas relacionadas con el sector público?
- ¿Existen controles para impedir que se eludan las restricciones impuestas a los países sancionados, como el uso de domicilios de facturación alternativos, filiales no locales, redes privadas virtuales (VPN), puntos de transbordo, bancos sustitutos o ubicaciones de usuarios finales falsificadas?
VI. Revisión de transacciones, señales de alerta y escalado
- ¿Se revisan las transacciones en busca de señales de alerta relacionadas con sanciones, entre las que se incluyen: (1) información incoherente sobre clientes o proveedores; (2) patrones inusuales de enrutamiento, envío o pago; (3) reticencia a revelar la titularidad o el uso final; (4) solicitudes de eliminar información identificativa de los documentos; (5) el uso de múltiples intermediarios sin un propósito comercial claro; (6) cambios de última hora en el destino, la contraparte o los datos bancarios; o (7) referencias a países, regiones o partes sancionadas?
- ¿Está el personal de atención al cliente, finanzas, compras, logística y ventas formado para identificar señales de alerta relacionadas con las sanciones y para suspender la actividad hasta que se realice una revisión?
- ¿Existen procedimientos documentados para retener envíos, bloquear la incorporación de clientes, suspender servicios, detener pagos o interrumpir transacciones cuando surgen dudas relacionadas con las sanciones?
- ¿Se documentan las decisiones sobre los asuntos que se han remitido a un nivel superior, incluyendo los hechos analizados, la resolución y las condiciones para seguir adelante?
- ¿Cuenta su empresa con un proceso para gestionar de forma eficaz los falsos positivos, al tiempo que garantiza que las coincidencias potencialmente significativas sean objeto de una revisión adecuada?
VII. Finanzas, tesorería y controles de pagos
- ¿Disponen los equipos de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, tesorería y finanzas de procedimientos de revisión relacionados con las sanciones adecuados a sus funciones?
- ¿Se somete a un proceso de selección o revisión, en función del riesgo y cuando procede, a las contrapartes de pago, los bancos remitentes, los bancos beneficiarios y otras entidades financieras?
- ¿Existen controles para detectar señales de alerta en la actividad de pagos, como solicitudes de pago a terceros, cambios frecuentes en las instrucciones bancarias, pagos relacionados con jurisdicciones de alto riesgo, pagos fraccionados, divisas inusuales o bancos intermediarios sin justificación?
- ¿Evalúa su empresa si el uso del sistema financiero estadounidense, los pagos en dólares estadounidenses o la participación de personas estadounidenses podrían acarrear consecuencias adicionales en materia de sanciones?
- ¿Se gestionan las transacciones bloqueadas o rechazadas de conformidad con los requisitos legales aplicables y los procedimientos internos, incluyendo la documentación y la escalación?
VIII. Gestión de riesgos relacionados con terceros, distribuidores y proveedores
- ¿Aplica su empresa medidas de diligencia debida basadas en el riesgo a los distribuidores, revendedores, agentes, consultores, transitarios, agentes de aduanas, proveedores de logística, procesadores de pagos, proveedores de externalización y otros terceros que puedan suponer un riesgo de sanciones?
- ¿Están los terceros sujetos a controles contractuales adecuados, entre los que se incluyen declaraciones de cumplimiento de las sanciones, compromisos de no realizar transacciones prohibidas, restricciones a la reventa o a las operaciones posteriores prohibidas, obligaciones de cooperación, derechos de auditoría y derechos de rescisión cuando proceda?
- ¿Evalúa su empresa si los terceros pueden exponerla a un riesgo de sanciones al prestar servicios en territorios sujetos a sanciones, al tratar con partes bloqueadas, al ocultar la identidad de los usuarios finales o al desviar transacciones?
- ¿Cuentan los departamentos de compras y de gestión de proveedores con la formación necesaria para identificar los riesgos de sanciones en las relaciones con los proveedores y prestadores de servicios, y no solo en las relaciones con los clientes?
- ¿Existe algún procedimiento para elevar a instancias superiores y resolver las dudas relativas a las sanciones impuestas a terceros antes de la incorporación, la renovación o la continuación de la prestación de servicios?
IX. Filiales, servicios compartidos y operaciones internas
- ¿Ha evaluado su empresa los riesgos de sanciones derivados de las filiales, los centros de servicios compartidos y las funciones centralizadas, como finanzas, TI, compras, asuntos jurídicos, recursos humanos y atención al cliente?
- Cuando intervienen personas de EE. UU., ¿existen controles para identificar y abordar los posibles riesgos de facilitación relacionados con las actividades de las filiales extranjeras?
- ¿Existen procedimientos que regulen las remisiones, las autorizaciones, la asistencia técnica, la facturación, la asistencia en materia de contratación pública, la atención al cliente u otras actuaciones internas que puedan afectar a jurisdicciones sujetas a sanciones o a partes bloqueadas?
- ¿Están diseñados los sistemas internos, los flujos de trabajo y los procesos de aprobación de tal manera que las dudas relativas a las sanciones puedan plantearse antes de que se asuman compromisos a nivel externo?
- Si su empresa ha adquirido otras empresas o opera a través de entidades descentralizadas, ¿se han integrado de forma coherente los controles en materia de sanciones en toda la organización?
X. Formación, comunicaciones y evaluaciones
- ¿Se imparte formación sobre sanciones económicas en función del riesgo, prestando especial atención a los departamentos de ventas, incorporación de clientes, finanzas, tesorería, compras, logística, asuntos jurídicos, TI, atención al cliente, recursos humanos y alta dirección?
- ¿Explica la formación los conceptos relacionados con las sanciones en términos prácticos y relevantes para una empresa que no comercializa productos sujetos a control, incluyendo los riesgos relacionados con los servicios, el acceso al software, los proveedores, las filiales y los pagos?
- ¿Incluye la formación situaciones realistas relacionadas con las operaciones de su empresa, como alertas en la verificación de partes bloqueadas, problemas en la incorporación de proveedores, solicitudes relacionadas con regiones sancionadas, rutas de pago sospechosas, acceso a software desde lugares sujetos a embargo o desvío de productos por parte de distribuidores o revendedores?
- ¿Se realiza un seguimiento y se documenta la formación?
- ¿Realiza tu empresa periódicamente pruebas o auditorías para comprobar si los controles de sanciones, los controles de geolocalización, los procedimientos de escalación, las revisiones de incorporación, los controles de pago y las retenciones de transacciones funcionan en la práctica?
XI. Gestión de registros, investigaciones y respuesta ante incidentes
- ¿Saben los empleados cómo identificar y comunicar los posibles problemas relacionados con sanciones al personal encargado del cumplimiento normativo, a la alta dirección o al asesor jurídico?
- ¿Existe un proceso definido para suspender transacciones, conservar registros, investigar posibles problemas relacionados con sanciones y documentar las decisiones?
- ¿Se conservan los registros pertinentes relativos a los resultados de los controles, las escalaciones, las aprobaciones, las transacciones bloqueadas o rechazadas, las revisiones de incorporación, los análisis de titularidad y las medidas correctivas?
- ¿Se revisan sin demora las presuntas infracciones, con las medidas de subsanación y correctivas adecuadas, y teniendo en cuenta las obligaciones de comunicación voluntaria, notificación o bloqueo cuando sea necesario?
- ¿Se coordinan las investigaciones entre los departamentos pertinentes, incluidos los de asuntos jurídicos, cumplimiento normativo, finanzas, TI y la dirección de la empresa?
XII. Mejora continua
- ¿Se tienen en cuenta en las evaluaciones de riesgos, las políticas, la formación y los controles las lecciones aprendidas de los incidentes, las auditorías, los fallos en los controles de seguridad, los cambios en el negocio, las reclamaciones de los clientes, las interrupciones en los pagos o las novedades en materia de cumplimiento normativo?
- ¿Evalúa su empresa periódicamente si sus controles de cumplimiento de las sanciones siguen siendo proporcionados a su perfil de riesgo y modelo de negocio actuales?
- ¿Se realiza un seguimiento de los cambios en las sanciones materiales para que la empresa pueda responder con rapidez a los cambios que afecten a clientes, proveedores, filiales, líneas de negocio o zonas geográficas?
- ¿Evalúa su empresa periódicamente si los controles manuales deberían complementarse con herramientas automatizadas, o si estas herramientas automatizadas requieren una supervisión humana adicional?
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Nuestro informe técnico sobre «Gestión de los riesgos arancelarios y de importación durante una guerra comercial» describe un plan de 12 pasos que ofrece medidas prácticas para ayudar a los importadores a hacer frente a los riesgos arancelarios y de comercio internacional en el actual contexto arancelario y comercial, mientras que el informe técnico complementario sobre «Gestión de los riesgos relacionados con la integridad de la cadena de suministro» ofrece consejos prácticos para hacer frente al aumento de los riesgos en la cadena de suministro relacionados con las mercancías importadas a Estados Unidos, incluido el creciente recurso a las retenciones por parte de las autoridades aduaneras.
