Lo que toda multinacional debería saber sobre… cómo llevar a cabo una autoevaluación del cumplimiento de la integridad de la cadena de suministro
Tal y como se detalla en las partes I, II y III de esta serie de autoevaluaciones de riesgos, estamos publicando una serie de guías de autoevaluación que abarcan las principales áreas de riesgo normativo y contractual para las empresas multinacionales. Este artículo presenta la parte IV, que consiste en una autoevaluación para que las empresas puedan valorar por sí mismas el estado del cumplimiento normativo de su cadena de suministro. La Parte III ofrecía una autoevaluación para llevar a cabo una revisión de los contratos de venta;la Parte IIabordaba el tema de la revisión de los contratos de compra; yla Parte Iofrecía una autoevaluación sobre el cumplimiento normativo general.
Los gobiernos de todo el mundo están transmitiendo un mensaje coherente: las empresas multinacionales deben asumir la responsabilidad de garantizar un abastecimiento ético a lo largo de todas sus cadenas de suministro. En consecuencia, las empresas con cadenas de suministro internacionales deben ser conscientes de cómo la intrincada red de normativas —que incluye prohibiciones del uso de trabajo forzoso o la trata de personas, restricciones al uso de trabajo forzoso uigur (tal y como se recoge en la Ley de Prevención del Trabajo Forzoso Uigur), sanciones económicas que limitan el abastecimiento de productos procedentes de países, regiones y personas sancionadas, restricciones sobre los minerales de zonas en conflicto y normas de transparencia en la cadena de suministro— transmite un mensaje uniforme: las empresas deben ser proactivas y asumir la responsabilidad de su cadena de suministro, hasta el último subproveedor. Para cumplir con la normativa, las empresas multinacionales deben saber (y poder demostrar) quién fabricó qué, dónde, con qué insumos y en qué condiciones.
Para ayudar a las empresas multinacionales a afrontar esta realidad, ponemos a su disposición esta lista de verificación, que les permitirá evaluar por sí mismas el estado de cumplimiento de su cadena de suministro. Una respuesta negativa no implica automáticamente un incumplimiento, pero sí debería indicar una posible señal de alerta y una posible deficiencia que habría que subsanar.
I. Mapeo y transparencia de la cadena de suministro
- ¿Dispone su empresa de un mapa actualizado de todos los proveedores directos de la cadena de suministro?
- ¿Tu mapa de la cadena de suministro abarca a todos los subproveedores?
- ¿Conoce tu empresa el lugar o lugares de fabricación reales de cada producto o SKU (y no solo la dirección de la sede central del proveedor)?
- ¿Ha identificado su empresa el origen de las materias primas y los componentes de los insumos de alto riesgo (algodón, polisilicio, productos del mar, minerales críticos, etc.)?
- ¿Los contratos de tu empresa con los proveedores exigen el consentimiento o la notificación de los cambios en la ubicación de la fabricación, la subcontratación o el abastecimiento?
- ¿Cuenta su empresa con un proceso documentado para validar las declaraciones de los proveedores (auditorías, comprobaciones de datos, análisis de documentos), y no se limita a recopilar certificaciones?
II. Incorporación de proveedores y diligencia debida continua
- ¿Existe un proceso de incorporación de proveedores clasificado por niveles de riesgo en función del riesgo asociado al país, al sector y al producto?
- ¿Se somete a los proveedores a un proceso de selección durante su incorporación y de forma periódica para detectar: (1) riesgos relacionados con la OFAC, sanciones económicas y partes sujetas a restricciones; (2) indicadores de riesgo de trabajo forzoso; (3) riesgos relacionados con la trata de personas, los intermediarios laborales y la UFLPA; y (4) noticias negativas en los medios de comunicación y señales de alerta sobre la integridad de la cadena de suministro?
- ¿Exige su empresa a los proveedores que identifiquen: (1) la titularidad real; (2) los intermediarios laborales y las prácticas de contratación; y (3) el origen de las materias primas clave?
III. Medidas de control del trabajo forzoso y la trata de personas
- ¿Cuenta su empresa con una política escrita sobre el cumplimiento de la normativa relativa al trabajo forzoso y con un código de conducta para proveedores que incluya derechos de auditoría y medidas correctivas?
- ¿Prohíbe su empresa el cobro de comisiones por contratación y exige pruebas de: (1) contratos de los trabajadores en su lengua materna; (2) justificantes del pago de los salarios; (3) políticas de conservación de la identidad (sin confiscación de documentos); y (4) libertad de movimiento y horas extras voluntarias?
- ¿Evalúa tu empresa el uso de intermediarios laborales y los indicadores de alto riesgo (servidumbre por deudas, retención de salarios, coacción)?
- ¿Cuenta su empresa con un proceso para responder a las denuncias de trabajo forzoso que incluya: (1) medidas rápidas de investigación interna; (2) la conservación de la documentación; (3) la retención de envíos (cuando sea necesario); y (4) planes de medidas correctivas con plazos concretos?
IV. Preparación para la UFLPA (órdenes de detención o de suspensión de la puesta en libertad)
- ¿Dispone tu empresa de un manual de procedimientos conforme a la UFLPA en el que se especifique quién debe hacer qué cuando la CBP se ponga en contacto con ella en relación con una posible detención?
- ¿Puede su empresa presentar rápidamente pruebas de trazabilidad de los productos importados, entre las que se incluyen: (1) órdenes de compra y facturas por nivel; (2) registros de producción; (3) listas de materiales; (4) documentos de envío y registros de contenedores; (5) declaraciones juradas de los proveedores vinculadas a envíos específicos; y (6) trazabilidad a nivel de transacción de los insumos clave?
- ¿Mantiene su empresa una lista de «insumos de alto riesgo» (por ejemplo, algodón, tomates, polisilicio, determinados minerales) con normas de documentación más estrictas?
- ¿Cuenta su empresa con un procedimiento documentado para los proveedores que operan en regiones de alto riesgo o que se abastecen de ellas, que pueda llegar incluso a la exclusión en los casos en que no sea posible mitigar el riesgo?
V. Cumplimiento de las normas de la OFAC y las sanciones, y verificación de partes sujetas a restricciones
- ¿Realiza tu empresa una verificación cruzada de proveedores, intermediarios, transportistas e instituciones financieras con las listas de partes sujetas a restricciones, tanto en el momento de su incorporación como de forma periódica?
- ¿Tu empresa comprueba la identidad de los titulares reales y no solo la de la contraparte directa?
- ¿Se señalan los países que suscitan preocupación en los procesos de contratación pública y logística (incluidos los puntos de transbordo)?
- ¿Cuenta su empresa con controles para evitar que las transacciones indirectas (por ejemplo, las ventas canalizadas a través de distribuidores) supongan un riesgo de sanciones?
- ¿Mantiene su empresa registros auditables de: (1) los resultados de la selección; (2) la resolución de posibles coincidencias; y (3) las aprobaciones y excepciones?
- ¿Existe un proceso de escalación documentado para: (1) descartar posibles coincidencias o falsos positivos; (2) gestionar las decisiones relativas a transacciones bloqueadas o rechazadas; y (3) los pasos para la rescisión o liquidación de contratos (cuando sea necesario)?
VI. Minerales de zonas en conflicto y materias primas críticas
- ¿Dispone su empresa de una determinación de alcance vigente para identificar los productos que contienen estaño, tantalio, tungsteno u oro (3TG)?
- ¿Identifica su empresa las fundiciones y refinerías de 3TG y evalúa si se trata de programas reconocidos o validados y si están ubicadas en zonas de alto riesgo o se abastecen de ellas?
- ¿Mantiene tu empresa registros internos que acrediten las medidas de diligencia debida adoptadas en relación con los minerales de zonas de conflicto?
VII. Datos, documentación y auditabilidad
- ¿Cuenta su empresa con un proceso para actualizar anualmente las certificaciones de integridad de la cadena de suministro?
- ¿Dispone tu empresa de un procedimiento para gestionar los casos de proveedores que no responden (plazos, escalado de incidencias, exclusión)?
- ¿Dispone su empresa de un repositorio centralizado de pruebas que garanticen la integridad de la cadena de suministro, al que se pueda acceder para dar una respuesta rápida?
- ¿Las certificaciones de los proveedores están vinculadas a productos, instalaciones, períodos de tiempo y envíos específicos?
- ¿Tu empresa comprueba periódicamente la calidad de la documentación (controles aleatorios)?
- ¿Realiza su empresa periódicamente auditorías presenciales en las instalaciones de los proveedores?
VIII. Gobernanza, formación y autoridad para «detener, retener y liberar»
- ¿Cuenta tu empresa con un responsable designado para la integridad de la cadena de suministro, con competencias en materia de compras, logística y cumplimiento normativo?
- ¿Han recibido formación los equipos de compras y abastecimiento sobre: (1) señales de alerta relacionadas con el trabajo forzoso; (2) conceptos básicos sobre la respuesta ante detenciones en el marco de la UFLPA; (3) indicadores de riesgo de sanciones; y (4) cuándo escalar el asunto?
- ¿Cuenta su empresa con una autoridad clara en materia de «detener, retener y liberar» y con criterios de activación bien definidos (por ejemplo, falta de trazabilidad, coincidencia con sanciones, denuncias de trabajo forzoso)?
- ¿Realiza tu empresa un seguimiento de los incidencias hasta su resolución, con planes de medidas correctivas, plazos y controles para los casos recurrentes?
¿Te te gustaría recibir más consejos prácticos sobre cumplimiento normativo como estos? Suscríbete para recibir novedades sobre el blog de Foley cadena de suministro de Foley.
El Foley Equipo de Comercio Internacional y Seguridad Nacional está realizando un seguimiento de todas las novedades en materia de comercio internacional, aplicación de la normativa y cumplimiento, que publicamos a medida que se producen en nuestra blog de recursos sobre aranceles y comercio internacional . Haz clic aquí para registrarte en nuestra lista de correo para recibir futuros correos electrónicos y consejos prácticos sobre el cumplimiento normativo internacional, incluidos nuestros artículos «Tariff-ied!» y «Lo que toda multinacional debería saber».
Nuestro informe técnico sobre «Gestión de los riesgos arancelarios y de importación durante una guerra comercial» describe un plan de 12 pasos que ofrece medidas prácticas para ayudar a los importadores a hacer frente a los riesgos arancelarios y de comercio internacional en el actual contexto arancelario y comercial, mientras que el informe técnico complementario sobre «Gestión de los riesgos relacionados con la integridad de la cadena de suministro» ofrece consejos prácticos para hacer frente al aumento de los riesgos en la cadena de suministro relacionados con las mercancías importadas a Estados Unidos, incluido el creciente recurso a las retenciones por parte de las autoridades aduaneras.
