Cuando la seguridad personal es una prestación: obligaciones de información ante la SEC e implicaciones fiscales de las prestaciones de seguridad corporativa

La protección de altos ejecutivos ya no es un privilegio exclusivo de los jefes de Estado. A medida que se intensifican el escrutinio público y las amenazas contra los líderes empresariales, cada vez son más las empresas que asumen los gastos de sistemas de seguridad residencial, guardaespaldas, viajes aéreos privados, transporte terrestre seguro y ciberseguridad para sus altos ejecutivos. Aunque muchas empresas dan por sentado inicialmente que dicha protección es simplemente un gasto empresarial, la realidad es que los paquetes de seguridad pagados por la empresa pueden considerarse una retribución sujeta a impuestos para el ejecutivo, a menos que se cumplan determinados requisitos de exención. Pero eso no es todo: en el caso de las empresas que cotizan en bolsa, por lo general también es obligatorio revelar dichos beneficios como un beneficio adicional para el ejecutivo, de acuerdo con las normas de divulgación de la Comisión de Valores y Bolsa (SEC).

Aspectos fiscales 

La seguridad puede considerarse una «prestación complementaria por condiciones de trabajo» exenta de impuestos en determinadas circunstancias 

La norma por defecto establece que el valor de las prestaciones de seguridad de los directivos constituye renta imponible para el directivo.¹ No obstante, el valor de la totalidad o de una parte de dichas prestaciones puede excluirse de la renta del directivo en concepto de prestación complementaria relacionada con las condiciones de trabajo si (i) existe una preocupación legítima en materia de seguridad por motivos empresariales y (ii) la empresa establece un «programa de seguridad global» para hacer frente a dicho riesgo.²

Para que exista una preocupación legítima en materia de seguridad relacionada con la actividad empresarial, dicha preocupación debe ser específica para el directivo, basándose en los hechos y circunstancias existentes en el momento en que se presta la protección. No basta con una preocupación generalizada del tipo «los directivos son personas de alto perfil». Entre los factores que justifican el tratamiento fiscal antes de impuestos podrían figurar amenazas concretas de muerte, secuestro o lesiones físicas graves dirigidas al directivo (o a un empleado en situación similar) debido a su cargo, o un historial reciente de actos violentos que puedan afectar al directivo o a un empleado en situación similar. Un «empleado en situación similar» puede ser un empleado de la misma empresa o de una empresa no vinculada. 

Un «programa de seguridad global» puede establecerse de una de estas dos formas:

1. Protección las 24 horas. La empresa puede proporcionar seguridad al ejecutivo las 24 horas del día en cualquier contexto (residencia, desplazamientos, trabajo y viajes).
2. Estudio de seguridad independiente. Lo más habitual es que las empresas contraten a un consultor externo independiente para que realice un estudio de seguridad y recomiende las medidas de protección adecuadas, sin llegar a una cobertura a tiempo completo.

Requisitos para el estudio independiente

Para ser válido, un estudio de seguridad independiente debe cumplir varios requisitos:

• Independencia y objetividad. El estudio debe ser realizado por un tercero independiente y basarse en una evaluación objetiva de todos los hechos y circunstancias pertinentes, y no en suposiciones generalizadas.
• Análisis específico e individualizado. El estudio debe evaluar los riesgos en relación con un directivo concreto (o un empleado en situación similar) y reflejar un análisis adaptado a las circunstancias de la persona, en lugar de abordar cuestiones generales. Por lo general, la mejor práctica consiste en solicitar una actualización del estudio si la empresa desea prestar servicios de seguridad a un nuevo empleado, ya que no existen directrices específicas sobre lo que constituye un «empleado en situación similar».
• Recomendaciones detalladas. El estudio debe explicar detalladamente las medidas de seguridad adecuadas que deben adoptarse en respuesta a la amenaza e identificar los lugares y los horarios habituales en los que debe prestarse dicha protección.
• Coherencia en la aplicación. La empresa debe aplicar las recomendaciones del estudio de forma coherente. El requisito de coherencia no se cumpliría si, por ejemplo, el estudio de seguridad concluyera que se debe proporcionar seguridad al empleado en su lugar de trabajo y durante el transporte terrestre, pero la empresa decidiera proporcionar seguridad al empleado únicamente durante el trayecto de ida y vuelta al trabajo, y no durante ningún otro tipo de transporte terrestre. En tal caso, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) podría concluir que no existe un programa de seguridad global, y el valor del transporte terrestre protegido de ida y vuelta al trabajo podría pasar a ser totalmente imponible.
• Evaluación continua. El programa no puede ser del tipo «configurarlo y olvidarse», ya que la normativa del IRS establece expresamente que la empresa debe reevaluar periódicamente si las preocupaciones en materia de seguridad siguen existiendo. Dado que las amenazas y las circunstancias cambian, la empresa debe solicitar periódicamente actualizaciones del estudio, incluso cuando el directivo cambie de cargo, de domicilio o de lugar de trabajo. 

Es posible que algunas prestaciones sigan estando sujetas a impuestos

Incluso contando con un estudio y un programa razonable, es posible que aún sea necesario imputar algún valor al directivo en relación con estos servicios. La normativa del IRS incluye varios ejemplos^.³ Por ejemplo, la normativa establece que cuando, como parte de un programa de seguridad global, una empresa proporciona a un directivo un coche que incluye elementos de seguridad (como cristales antibalas), el directivo puede excluir como prestación complementaria por condiciones de trabajo el valor de los elementos especiales de seguridad del vehículo, pero no el valor total del coche. Por lo tanto, las empresas deben analizar detenidamente cada tipo de medida de seguridad proporcionada a un directivo y determinar los ingresos imputados relacionados con cada elemento de seguridad; las empresas no deben dar por sentado que un estudio independiente eliminará todas las posibles implicaciones fiscales.

Normas de divulgación de la SEC

Las empresas que cotizan en bolsa también deben considerar si las prestaciones de seguridad para directivos son un beneficio adicional que debe revelarse en la declaración de representación de la junta general anual de la empresa, una determinación que debe realizarse independientemente de la determinación de si la prestación está sujeta a impuestos. En virtud del punto 402 del Reglamento S-K, las empresas deben revelar información detallada, incluido el valor de los elementos que se consideran beneficios adicionales para directivos. Normalmente, cuando se habla de «privilegios para directivos», se piensa en cuotas de clubes de campo, apartamentos para directivos o coches proporcionados por la empresa. Sin embargo, la definición de la SEC es, en realidad, mucho más amplia. Se consideran beneficios cualquier elemento que «confiera un beneficio directo o indirecto [al directivo] que tenga un carácter personal, independientemente de si se proporciona por motivos empresariales o por la comodidad de la empresa^».⁴ La única excepción limitada se refiere a los beneficios es que estén «integralmente y directamente relacionados con el desempeño de las funciones del directivo».Por ejemplo, los ordenadores portátiles y los teléfonos móviles proporcionados por la empresa suelen quedar excluidos en virtud de esta excepción.  

Las directrices de la SEC establecen que la seguridad en la residencia de un directivo o durante sus viajes personales (incluso si los exige la empresa) se considera una prestación que debe revelarse. La seguridad durante los viajes de negocios o en el lugar de trabajo del directivo requiere un análisis más detallado, ya que existe el argumento de que dichas prestaciones están «integralmente y directamente relacionadas con el desempeño de las funciones del directivo», dado que se proporcionan mientras está trabajando. Sin embargo, dado que la divulgación de las prestaciones de los directivos parece ser un ámbito prioritario para la SEC, a juzgar por las recientes medidas coercitivas, es posible que las empresas prefieran pecar de cautelosas y divulgar cualquier prestación relacionada con la seguridad. 

El resultado final

A la hora de desarrollar un programa de seguridad para directivos, las empresas deben tener en cuenta las posibles consecuencias fiscales para evitar que sus directivos obtengan ingresos inesperados. Un programa diseñado adecuadamente puede quedar total o parcialmente excluido de la base imponible si la empresa toma las medidas oportunas para diseñarlo de conformidad con las normas sobre prestaciones complementarias descritas anteriormente. Las empresas que cotizan en bolsa también deben considerar si dichas prestaciones deben figurar como beneficios adicionales en las declaraciones de representación de su junta general anual. Cabe destacar que, aunque las prestaciones de seguridad cumplan los requisitos para quedar excluidas de la base imponible según las normas del IRS, pueden seguir considerándose una remuneración sujeta a divulgación según las normas de la SEC.

El grupo de práctica de prestaciones para empleados y remuneración de directivos de Foley asesora habitualmente a empresas cotizadas y privadas sobre el diseño, la documentación y el tratamiento fiscal de los programas de seguridad y las prestaciones adicionales para directivos, lo que incluye la coordinación de estudios de seguridad independientes, la estructuración de exclusiones, el cálculo de los ingresos imputados y la presentación adecuada de información sobre dichos acuerdos por parte de las empresas cotizadas, de conformidad con las normas de divulgación de la SEC en materia de votaciones por representación.