贵公司的福利委员会刚刚结束了季度会议。有人询问，是使用Copilot还是其他AI转录工具来处理会议纪要。与此同时，贵公司的人力资源总监想知道，公司内部法律顾问是否应该正式加入该委员会——还是仅以观察员身份出席。根据《1974年雇员退休收入保障法》（ERISA）的规定，如果对这些问题的回答有误，可能会产生实际后果。
本文探讨了关于福利委员会治理的两个常见问题：
- 贵委员会是否应该使用Copilot等人工智能工具来撰写会议纪要？
- 谁应该（不应该）担任正式委员会成员——以及法律顾问是“参加”还是“出席”会议，为什么这很重要？
人工智能与会议纪要：用它来撰写，而非记录
如今，基于人工智能的转录工具已融入日常使用的各类平台。我们的建议是：避免使用人工智能来生成会议的逐字记录。
为何在《雇员退休收入保障法》（ERISA）框架下，AI生成的文字记录可能存在特别大的风险
《雇员退休收入保障法》（ERISA）委员会的运作受诉讼和监管框架的约束，这可能使逐字记录面临特别高的风险。ERISA框架的若干特点加剧了这一风险。
保密特权可能无法为您提供全面保护。根据受托人例外原则，关于计划管理的沟通内容可能需要披露——即使有律师在场也是如此。其理由在于，计划参与者有时被视为受托关系中的“真正客户”。 公司董事会的AI会议记录可能享有特权；而《雇员退休收入保障法》（ERISA）委员会的会议记录则可能被推定为可提交。这一原则已扩展至美国劳工部（DOL）的合规调查，而不仅仅是执法行动——这意味着即使在例行审计中，也可能面临信息披露风险。
实用建议：出于方便而制作的记录，日后可能会成为你被要求提供的文件。
《雇员退休收入保障法》（ERISA）的程序标准可能会让细节成为你的不利因素。法院通过审查委员会遵循的程序来评估受托人的审慎义务，而非结果。 经批准的会议纪要能够体现这一程序。逐字记录则完整呈现了原始的审议过程：试探性的发言、尚未成形的疑问、以及那些充满不确定性的瞬间。原告可能会断章取义地引用某些陈述，以此主张委员会“忽视”了某项风险或“承认”了某个问题却未采取行动——即使实际的程序和整体审议过程都是合理的。
实践要点：逐字记录可能反映的是商议过程中杂乱无章的环节，而非你们实际遵循的规范流程。
“双重身份”的区分可能难以处理。雇主既以受托人身份（计划管理）行事，又以设立人身份（计划设计和修订）行事。以设立人身份进行的沟通通常享有保密特权；而以受托人身份进行的沟通则可能不享有此特权。精心撰写的会议纪要可以维护这一界限。而人工智能生成的会议记录会不加区分地记录一切内容，这使得证明特定议题属于非受托人范畴变得更加困难。
实践要点：会议记录可能使受托人与设立人之间的沟通界限变得模糊，而会议纪要则能将二者明确区分开来。
遗漏可能会引发问题。法院有时会从文件缺失中作出负面推断——其推理是，如果评估未被提及，那么该评估可能并未发生。但当存在会议记录且与官方会议纪要并存时，纪要中的任何遗漏都可能被视为隐瞒。起草会议纪要时的编辑判断——其本身完全合理——若与“完整”的记录相比较，则可能显得可疑。
实际启示：会议记录可能会使起草会议纪要时所做的普通编辑判断，看起来像是刻意隐瞒。
与其他公司委员会相比，其信息披露范围更广。个人参与者、集体诉讼原告律师事务所以及美国劳工部（DOL）均可能有权要求获取这些记录。公司董事可享有的“请求要求”及“商业判断规则”所提供的保护，可能无法以同样的方式适用于《雇员退休收入保障法》（ERISA）规定的受托人。
人工智能可能发挥作用的领域
一种更站得住脚的做法：仅将人工智能作为会后起草文件的辅助工具。
- 会前框架。将之前的会议纪要和当前材料输入AI工具，生成框架草案。会议期间，秘书根据会议实况进行标注。
- 会后整理。秘书先准备手写或打字的会议记录，然后利用人工智能，以之前的会议纪要为模板，将其整理成草稿。主席审核后，再提交给委员会批准。
在此方法中，人工智能的作用是作为文字处理工具——而非记录设备。哪些内容被纳入正式记录，由秘书的判断来决定。
会议纪要应记录哪些内容才更有价值。
一份起草得当的会议纪要通常应体现以下内容：
- 已审阅的材料
- 收到的建议（包括来自顾问的建议）
- 考虑的关键因素
- 做出的决定及其理由
- 已分配的后续行动
委员会构成：确保合适的人选参与其中
委员会可从以下三个核心视角中获益：
- 决策权（高管层）。指拥有决策权和资源调配权的人员——不一定是首席执行官，但必须是能够调动组织资源的高级领导。委员会中至少应有一名成员在公司内部拥有与高管层讨论福利计划相关问题的决策权。
- 金融素养（金融）。具备评估投资表现、费用及计划经济效益所需金融素养的个人。
- 运营洞察（人力资源）。该团队最贴近日常行政管理工作、参与者沟通以及员工队伍动态。
虽然还可以增加其他成员，但这“三足凳”模型或许能为确定谁最适合担任福利委员会成员提供一个有用的依据。
公司内部法律顾问：顾问，而非成员
律师“在场”与“在委员会中”之间的区别不仅仅是个语义上的区别——它可能会影响保密特权、角色界定以及诉讼策略。
为何正式成员身份可能会引发问题。当一名律师担任拥有投票权的委员会成员时，会议中的沟通内容可能会被视为具有受托性质。《雇员退休收入保障法》（ERISA）中的受托人例外条款可能意味着这些沟通内容属于可披露范围。此时，该律师将转变为受托人，而非向客户提供法律建议的法律顾问。这可能会削弱律师-客户特权的抗辩效力，并降低委员会就涉及自身潜在责任或设立人层面的计划设计问题寻求保密指导的能力。
为何以顾问身份出席可保持灵活性。当律师以顾问身份出席——即在场回答问题但并非投票成员——委员会便可保留就受托人豁免范围以外的事项，与该律师单独且保密地进行磋商的能力。这些事项可能包括：在任何未来诉讼中为委员会成员进行辩护；设立人职能（如计划设计、修订或终止）；以及影响该计划但不属于受托人行为的公司层面的决策。 律师的角色是向受托人提供建议，而非成为受托人之一。
如果贵机构倾向于采用法律代表成员制。有些客户强烈希望委员会中有一名法律代表。在这种情况下，可考虑任命法律团队中的一名成员，且该成员在发生受托责任违背索赔时，不应被要求担任诉讼代理律师。这种做法有助于避免因委员会成员日后需要为委员会的行为进行辩护而可能产生的利益冲突。
无论选择何种组织结构，都建议在委员会章程和会议材料中明确体现出来。
关于委员会组成的其他考虑因素
如果某家上市公司在计划中持有员工股票，其首席财务官（CFO）担任该职务时可能需要谨慎对待。接触重大非公开信息可能会引发利益冲突，并导致证券法方面的复杂问题。由一名向首席财务官汇报的高级财务团队成员担任该职务可能更为合适。此外，还应考虑这是否是首席财务官时间的最佳利用方式——委员会工作需要进行充分的准备。
委员会规模因计划的复杂程度而异。针对中型市场的计划，通常由三至五名成员组成；规模较大的计划则可能有更多成员。当有成员退休从而提供调整规模的机会时，应评估所有成员是否真正积极参与，以及成员名单中是否存在重复代表的情况。
关于委员会职责划分的背景信息，请参阅美国劳工部（DOL）的 《履行受托责任》 提供了有用的参考基准。关于人工智能与401(k)受托责任的更多内容，请参阅我们之前的文章， 《人工智能时代的网络安全：员工福利管理的最佳实践》。
关键考虑因素
- 避免使用人工智能生成的委员会会议记录。受托人例外条款、《雇员退休收入保障法》（ERISA）中以程序为导向的审慎标准，以及“双重角色”原则，这些因素综合起来可能使此类记录存在潜在风险。
- 仅在会议结束后将人工智能作为起草工具使用。由秘书根据其判断来把控会议记录是恰当的，这或许有助于降低风险。
- 制定并传达“禁止录音”的规定。不妨由会议主席或秘书在每次会议开始时简要确认这一规定。
- 确保委员会涵盖管理、财务和人力资源方面的视角。
- 除非有特殊原因，否则应将法律顾问作为顾问，而非有表决权的成员。
- 评估存在潜在利益冲突的高管（例如，能够接触重大非公开信息的首席财务官）是否应担任该委员会成员。
- 清晰、一致地记录治理决策。审慎决策过程的记录可能是您最有力的辩护依据之一。
结论
福利委员会的治理需要有意识地进行规划——无论是在委员会的运作方式上，还是在成员构成上。ERISA的受托人框架要求采取谨慎措施，使福利委员会的治理区别于其他公司委员会的工作。福里律师事务所的律师们持续关注相关动态，并随时准备协助开展委员会治理审查工作。
