正如本系列风险评估自查指南第一部分所述,我们将发布一系列自查评估指南,涵盖跨国公司面临的关键监管和合同风险领域。本文为第四部分,内容是关于开展供应链合同审查的自查评估。 此前发布的风险自查评估指南包括第一部分(一般合规)、第二部分(买方合同审查)、第三部分(卖方合同审查)以及第四部分(供应链诚信合规自查)。
对于从事跨境贸易的跨国公司而言,遵守反抵制规定是一项专业性强但又至关重要的风险。与许多侧重于公司运输什么或运往何处的贸易管制不同,反抵制风险往往源于公司在日常业务过程中被要求发表的言论、作出的声明或达成的协议。 此类被禁止的要求可能出现在合同、采购订单、信用证、招标文件、发货指示或常规客户问卷中,并可能要求企业拒绝与某些国家或方开展业务、提供与抵制相关的信息,或就原产地、所有权或业务关系作出声明。
实际上,美国企业遇到的绝大多数反抵制合规问题,都与阿拉伯联盟抵制以色列相关的请求有关。自20世纪70年代以来,阿拉伯联盟的多个成员国一直对以色列实施多边抵制,参与该抵制的国家要求外国企业提供证明、非原产地声明或其他保证,作为在该地区开展业务的条件。 这些要求——可能出现在信用证、运输单据或合同条款中——无论是根据工业与安全局管理的《出口管理条例》,还是根据美国国税局(IRS)反抵制合规办公室执行的《国内税收法》中的反抵制条款,至今仍是报告中最常见的抵制相关活动类别。
这些风险往往被忽视,因为相关交易表面上看起来可能是商业上的常规操作。执法机构越来越关注企业是否建立了切实可行的控制措施,以便在接受或执行相关请求之前,能够识别、上报并应对与抵制相关的请求。
本自测旨在帮助企业评估其是否具备一个运行良好且与风险相匹配的反抵制合规框架。该自测侧重于治理、风险评估、合同与文件审查、培训、上报及响应机制,并特别关注与抵制相关的控制措施是否已融入日常业务活动中。回答“否”并不一定意味着存在违规行为,但可能表明该合规计划存在漏洞,需要进一步审查或加强合规措施。
一、 风险评估与方案设计
- 贵公司是否针对其产品、服务、客户及业务覆盖区域,开展过有记录的、量身定制的反抵制风险评估?
- 该评估是否考虑了相关的反抵制风险因素,包括:(1) 在可能更常见抵制相关要求的司法管辖区开展业务或涉及此类司法管辖区的业务;(2) 使用分销商、代理商、货运代理或其他中间商;(3) 客户合同、招标书、采购订单和信用证; (4) 有关原产国、船舶停靠港、所有权、国籍或业务关系方面的认证要求;以及 (5) 最有可能遇到抵制条款的业务职能,例如销售、合同签订、运输、财务和客户服务?
- 当业务发生变化时,是否会重新评估反抵制风险?这些变化包括:(1) 进入新市场;(2) 扩大分销商或渠道合作关系;(3) 开拓新客户群体或开展与政府相关的业务;或 (4) 适用法律、指导方针或执法活动的变化?
二、 政策与实践指南
- 贵公司是否制定了清晰、易于获取且符合其商业模式和交易流程的反抵制政策?
- 相关政策是否超越了笼统的禁止性规定,针对以下方面提供了切实可行的指导:(1)识别与抵制相关的请求;(2)审查合同、信用证和运输单据;(3)上报可疑表述;(4)处理被禁止的认证或问卷;以及(5)在适用情况下履行报告义务?
- 是否会定期审查和更新政策,以反映法律、指导方针、商业惯例及交易风险的变化?
三、 合同签订、文件编制与交易控制
- 是否会根据风险评估,对合同、招标书、采购订单、信用证、装运指示及其他交易文件中的抵制相关表述进行审查?
- 员工是否具备识别以下问题请求的能力:(1) 关于不与特定国家或被列入黑名单的实体开展业务的协议;(2) 关于与特定国家或个人业务关系的声明;(3) 出于抵制相关目的而要求披露所有权、管理层、国籍、宗教信仰或类似信息的请求;以及 (4) 旨在支持抵制的运输或路线指示?
- 在公司进行交易之前,是否已制定相关程序,用于拒绝、删除或修改与抵制相关的禁止性条款?
- 与抵制相关的请求及其处理情况是否已按照公司程序和法律要求进行记录并保存?
四、 培训与宣传
- 是否根据风险情况提供反抵制培训,并特别侧重于销售、合同管理、法务、贸易合规、物流、财务、采购以及直接面对客户的员工?
- 培训内容是否包含与贵公司运营相关的真实情景(例如:采购订单中的抵制条款、存在问题的信用证条款、终端客户证明,或与受限目的地相关的运输路线指示)?
- 培训情况是否经过跟踪和记录?
五、 问题上报、报告与监督
- 员工是否清楚何时需要进行反抵制审查,以及如何将可疑表述或要求上报给合规人员、法律顾问或高级管理层?
- 是否有明确的流程,用于及时审查与抵制相关的请求,以便业务团队能在发货、付款或签订合同之前予以处理?
- 贵公司是否制定了相关流程,用于在收到需报告的请求时,识别并履行适用的反抵制报告义务?
- 该公司是否定期测试或审查反抵制控制措施在实际中的运行情况,包括通过对相关文件和交易进行审计或抽查?
六、 事件响应与持续改进
- 是否及时调查了潜在的反抵制问题,并对相关请求、回复、业务影响及整改措施进行了适当的记录?
- 对于控制失效、未及时上报或应对不当的情况,是否通过采取纠正措施、重新培训和改进流程来加以解决?
- 从事件、审计、业务变化或执法动态中汲取的经验教训,是否已反馈到风险评估、培训和项目设计中?
- 该公司是否会定期评估其反抵制合规框架是否仍与其当前的市场、客户及交易模式相适应?
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