Bei Regen, Schneeregen oder Schnee: Die US-Postbehörde USPS liefert ein hilfreiches Beispiel für gut durchgeführte interne Untersuchungen im Zusammenhang mit Beschäftigungsverhältnissen.

Erinnern Sie sich noch daran, als der US-Postdienst (USPS) Bilder von verärgerten Mitarbeitern hervorrief, die sich an Gewalt am Arbeitsplatz beteiligten? Diese Zeiten, in denen es häufig zu Vorfällen kam, die durch die Unzufriedenheit der Mitarbeiter über ungelöste Arbeitskonflikte und Beschwerden im Zusammenhang mit ihrer Beschäftigung ausgelöst wurden, sind offenbar vorbei. Der USPS hat aus den gewalttätigen Vorfällen der 1980er Jahre gelernt und gilt heute als erste Anlaufstelle für Bundesbehörden, die zeitnahe und gut durchgeführte interne Untersuchungen wünschen.

Ich war überrascht, als ich im Federal News Radiohörte, dass die USPS mittlerweile etwa 60 Prozent aller Beschwerden im Zusammenhang mit der Gleichstellung am Arbeitsplatz (EEO) im Rahmen von behördenübergreifenden Vereinbarungen bearbeitet. Wie hat sie es geschafft, einen Rückstand von 4.000 EEO-Fällen aufzuholen und sich zu einer vertrauenswürdigen Anlaufstelle für die Bearbeitung interner Beschwerden zu entwickeln? Einfach gesagt: Die USPS hat bewährte Best Practices für die Durchführung interner Untersuchungen angewendet.

Hier sind einige bewährte Verfahren, die jeder Arbeitgeber vom USPS lernen (oder wieder lernen) kann:

1. Beschäftigungsfragen sind (oft) menschliche Probleme, für die es menschliche Lösungen gibt.
   Eine klare und offene Kommunikation zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung ist von entscheidender Bedeutung, um die Möglichkeit einer vorläufigen Lösung interner Streitigkeiten zu prüfen, was eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis bedeuten kann. Die USPS bietet ihren Mitarbeitern eine EEO-Beschwerde-Hotline, über die sie innerhalb von 24 Stunden eine Antwort erhalten (bei Regen, Schneeregen oder Schnee). Die erste Aufgabe der USPS besteht darin, zu versuchen, die Angelegenheit schnell und informell mit dem anrufenden Mitarbeiter zu klären, da sie erkannt hat, dass die meisten Beschwerden von Mitarbeitern auf Missverständnissen oder zwischenmenschlichen Problemen beruhen.
2. Bei der Untersuchung ist Schnelligkeit entscheidend.
   Wenn ein betroffener Mitarbeiter mit seiner Unzufriedenheit allein gelassen wird, wirkt sich das negativ auf die Arbeitsmoral, die Produktivität und den Kundenservice aus. Arbeitgeber sollten Untersuchungen umgehend nach Eingang einer Beschwerde einleiten und Fristen für den Abschluss der Untersuchung festlegen und kommunizieren. Früher benötigte die US-Postbehörde USPS durchschnittlich 240 Tage, um eine EEO-Beschwerde zu bearbeiten. Diese Wartezeit war für die Mitarbeiter unerträglich und verursachte der Organisation erhebliche Kosten. Heute bearbeitet die USPS EEO-Beschwerden in durchschnittlich 100 Tagen.
3. Es ist wichtig, wer die Untersuchung durchführt.
   Arbeitgeber beauftragen in der Regel Personalverantwortliche, interne Rechtsberater, externe Rechtsberater oder externe Ermittler mit der Durchführung interner Untersuchungen zu arbeitsrechtlichen Beschwerden. Die Wahl des Ermittlers ist jedoch von großer Bedeutung, und Arbeitgeber sollten folgende Punkte sorgfältig abwägen:

• Wer kennt die beteiligten Persönlichkeiten und die Unternehmenskultur am besten?
• Wer ist am besten mit den Richtlinien und Untersuchungsprotokollen des Arbeitgebers vertraut?
• Wer wird den an der Untersuchung beteiligten Personen am glaubwürdigsten und objektivsten erscheinen?
• Wer hat die meiste Erfahrung mit internen Untersuchungen und Kenntnissen der einschlägigen Arbeitsgesetze?
• Wer wird die größte Diskretion walten lassen und/oder die Vertraulichkeit des Verfahrens wahren?

Während interne Ermittler Kosteneinsparungen und institutionelles Wissen bieten können, verfügen externe Ermittler oft über langjährige einschlägige Fachkenntnisse, sind unvoreingenommen und objektiv und können (wenn es sich um externe Berater handelt) die Ermittlungsunterlagen und -ergebnisse vor der Offenlegung schützen. Die Behörden schätzen offenbar die erfahrenen Ermittler „Berater” des USPS, die einen objektiven Ansatz zur Lösung von EEO-Beschwerden aus der Perspektive eines Dritten bieten.

Weitere bewährte Verfahren zur Durchführung effektiver interner Untersuchungen finden Sie in unserem Artikel „Diefünf besten bewährten Verfahren für Untersuchungen am Arbeitsplatz“.