DOL Provides Employers & Employees Additional Flexibility During Pandemic
On December 29, 2020, the U.S. Department of Labor (DOL), Wage and Hour Division, published a pair of guidance memos (specifically referred to as Field Assistance Bulletins) that give employers added flexibility to remain in compliance during the COVID-19 pandemic.
Das erste Leitliniendokument (im Folgenden „Telemedizin-Memo“) befasst sich mit der Nutzung von Telemedizin-Terminen zum Nachweis, dass die Freistellung eines Mitarbeiters unter das Gesetz über Familien- und Krankenurlaub (FMLA) fällt. Zur Erinnerung: Das FMLA gewährt berechtigten Mitarbeitern unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub aus bestimmten familiären und medizinischen Gründen, darunter auch, wenn der Mitarbeiter oder seine Familienangehörigen unter einer „schwerwiegenden Erkrankung“ im Sinne des Gesetzes leiden. Gemäß den 2008 erlassenen FMLA-Bestimmungen ist ein persönlicher Besuch bei einem Gesundheitsdienstleister – d. h. ein Besuch in der Praxis – eine Möglichkeit für einen Arbeitnehmer, nachzuweisen, dass er oder ein Familienmitglied an einer schweren Erkrankung leidet. Telemedizinische Konsultationen sind natürlich keine Arztbesuche, daher gab es Bedenken, ob solche Konsultationen für FMLA-Zwecke verwendet werden können. Dies wurde während der COVID-19-Pandemie besonders relevant, da Arztbesuche in Praxen weniger verfügbar waren und in vielen Fällen durch telemedizinische Konsultationen ersetzt wurden.
Das Telemedizin-Memo stellt klar, dass ein telemedizinischer Besuch gemäß den FMLA-Richtlinien als persönlicher Besuch gilt, wenn alle drei folgenden Bedingungen erfüllt sind: 1) Der Besuch umfasst eine Untersuchung, Beurteilung oder Behandlung durch einen Gesundheitsdienstleister, 2) der Besuch ist von den staatlichen Zulassungsbehörden genehmigt und akzeptiert und 3) der Besuch sollte in der Regel per Videokonferenz durchgeführt werden. Das Telemedizin-Memo stellt auch klar, dass einfache Telefonanrufe, Briefe, E-Mails und Textnachrichten als Kommunikationsmethoden allein nicht ausreichen, um die Anforderungen eines „persönlichen” Besuchs zu erfüllen.
Das zweite Leitliniendokument (im Folgenden „Notices Memo“) beschreibt die Bedingungen, unter denen Unternehmen gedruckte Aushänge mit einer Zusammenfassung der Arbeitnehmerrechte am Arbeitsplatz durch elektronische Mitteilungen ersetzen können. Zur Erinnerung: Arbeitgeber sind gemäß mehreren vom DOL durchgesetzten Bundesgesetzen und -vorschriften, wie dem FMLA und dem Fair Labor Standards Act, verpflichtet, an Arbeitsstätten, z. B. an einer Pinnwand im Pausenraum, Mitteilungen „anzubringen und anzubringen zu lassen“, die die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf Mindestlöhne, Überstundenvergütung und Urlaubstage u. a. beschreiben. Dementsprechend erfüllen Arbeitgeber ihre Informationspflichten nicht durch einen Direktversand oder eine andere einmalige Mitteilung an die Arbeitnehmer.
Das Memo zu den Bekanntmachungen sieht vor, dass ein Unternehmen „in den meisten Fällen“ seine Veröffentlichungspflicht durch eine elektronische Bekanntmachung erfüllt, beispielsweise per E-Mail oder auf einer Intranetseite, einer Internetseite oder einem gemeinsamen Netzlaufwerk oder Dateisystem, wenn (und nur wenn): „(1) alle Mitarbeiter des Arbeitgebers ausschließlich remote arbeiten, (2) alle Mitarbeiter üblicherweise Informationen vom Arbeitgeber auf elektronischem Wege erhalten, und (3) alle Mitarbeiter jederzeit problemlos Zugang zu den elektronischen Aushängen haben.“ Das Mitteilungsmemo ermutigte Arbeitgeber außerdem, elektronische Mitteilungen durch Aushänge in Papierform am Arbeitsplatz zu ergänzen, wenn sowohl vor Ort als auch im Homeoffice arbeitende Mitarbeiter beschäftigt sind. Schließlich müssen Arbeitgeber auch sicherstellen, dass sie ihre Mitarbeiter darüber informiert haben, wie sie auf die elektronischen Mitteilungen zugreifen können.
Da sich die COVID-19-Pandemie ständig weiterentwickelt, sollten Arbeitgeber weiterhin regelmäßig die Bundesrichtlinien zum Betrieb während der Pandemie verfolgen. Für weitere Informationen oder Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Anwalt oder den unten aufgeführten Autor. Foley steht seinen Mandanten zur Seite, um die kurz- und langfristigen Auswirkungen auf ihre Geschäftsinteressen, Betriebsabläufe und Ziele effektiv zu bewältigen. Foley bietet Einblicke und Strategien für verschiedene Branchen und Disziplinen, um zeitnahe Perspektiven auf die vielfältigen rechtlichen und geschäftlichen Herausforderungen zu liefern, denen Unternehmen bei der Ausübung ihrer Geschäftstätigkeit angesichts der Auswirkungen des Coronavirus gegenüberstehen. Klicken Sie hier , um mit unseren wichtigsten Publikationen zu den Herausforderungen von heute und den Chancen von morgen auf dem Laufenden zu bleiben und der Zeit voraus zu sein. Um diese Inhalte direkt in Ihren Posteingang zu erhalten, klicken Sie hier und senden Sie das Formular ab.