Kaliforniens Gesetz zur Lohntransparenz wartet auf die Unterschrift des Gouverneurs
Entsprechend einem aktuellen Trend im ganzen Land hat der Senat von Kalifornien kürzlich einen Gesetzentwurf an den Gouverneur weitergeleitet, der bestimmte Arbeitgeber dazu verpflichtet, in Stellenanzeigen Angaben zur Vergütung zu machen und weitere Anforderungen zur Offenlegung der Gehaltsskala zu erfüllen. Wie wir bereits über Colorado, den Bundesstaat New York und New York City berichtet haben, gibt es zwischen den Gesetzen zur Lohntransparenz der einzelnen Gerichtsbarkeiten subtile Unterschiede, weshalb Arbeitgeber sich bei der Einhaltung dieser Vorschriften beraten lassen sollten.
Anforderungen an Stellenanzeigen (Arbeitgeber mit 15 oder mehr Beschäftigten)
Wenn das Gesetz unterzeichnet wird – und alles deutet darauf hin, dass Gouverneur Gavin Newsom dies tun wird –, gelten die Anforderungen des kalifornischen Gesetzesentwurfs für Stellenanzeigen für alle Arbeitgeber mit 15 oder mehr Mitarbeitern. Betroffene Arbeitgeber müssen in allen Stellenanzeigen die Gehaltsspanne (definiert als das Gehalt oder der Stundenlohn, den der Arbeitgeber für die Stelle vernünftigerweise zu zahlen erwartet) angeben. Im Gegensatz zu anderen Gesetzen zur Lohntransparenz geht aus dem Gesetzentwurf nicht hervor, ob er für Stellenanzeigen für Positionen gilt, die in Kalifornien ausgeübt werden könnten oder werden.
Die Gehaltsskala muss auch in Stellenanzeigen von Dritten enthalten sein, wenn ein betroffener Arbeitgeber einen Dritten damit beauftragt. Arbeitgeber, die Dritte mit der Veröffentlichung von Stellenanzeigen beauftragen, sollten erwägen, eine Entschädigungsklausel zugunsten des Arbeitgebers in jeden Dienstleistungsvertrag aufzunehmen.
Offenlegung der Gehaltsstruktur auf Anfrage (alle Arbeitgeber)
Zusätzlich zu den Anforderungen für Stellenanzeigen müssen alle Arbeitgeber (unabhängig von ihrer Größe) auf Anfrage eines aktuellen Mitarbeiters oder Bewerbers die Gehaltsskala offenlegen (entweder für die Position, in der der Mitarbeiter derzeit beschäftigt ist, oder für die Position, auf die sich der Bewerber bewirbt).
Aufbewahrung von Unterlagen (alle Arbeitgeber)
Der Gesetzentwurf verpflichtet Arbeitgeber außerdem, während der Dauer des Arbeitsverhältnisses und für drei Jahre nach dessen Beendigung Aufzeichnungen über die Berufsbezeichnungen und die Lohnentwicklung jedes einzelnen Arbeitnehmers zu führen. Diese Aufzeichnungen können vom Arbeitsbeauftragten eingesehen werden.
Anforderungen an den Lohndatenbericht (private Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten)
Wenn das kalifornische Gesetz in Kraft tritt, gelten die Anforderungen des Gesetzesentwurfs zur Offenlegung von Gehaltsdaten für alle privaten Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten. Der Gesetzentwurf legt nicht fest, dass diese Beschäftigten in Kalifornien beschäftigt sein müssen, sondern definiert Beschäftigte allgemein als alle Personen, die auf der Gehaltsliste eines Arbeitgebers stehen (einschließlich Teilzeitbeschäftigte) und für die der Arbeitgeber Sozialversicherungsabgaben an den Bund abführen muss.
Betroffene Arbeitgeber müssen bis spätestens zum zweiten Mittwoch im Mai 2023 (10. Mai 2023) und danach bis spätestens zum zweiten Mittwoch im Mai jedes Jahres einen Lohndatenbericht beim Civil Rights Department (bis zu seiner Umbenennung im Juli 2022 bekannt als Department of Fair Employment and Housing) einreichen. Ein Arbeitgeber, der im vorangegangenen Kalenderjahr 100 oder mehr Mitarbeiter über Arbeitsvermittler eingestellt hat, muss außerdem einen separaten Lohnbericht für die im vorangegangenen Kalenderjahr über Arbeitsvermittler eingestellten Mitarbeiter einreichen.
Der Bericht über die Vergütungsdaten muss eine „Momentaufnahme“ der Anzahl der Beschäftigten nach Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht in bestimmten Berufsgruppen sowie die Anzahl der Beschäftigten nach Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht enthalten, deren Jahreseinkommen in die vom United States Bureau of Labor Statistics in der Occupational Employment Statistics-Umfrage verwendeten Vergütungsbandbreiten fällt (sowie die Gesamtzahl der von jedem Beschäftigten in jeder Vergütungsbandbreite geleisteten Arbeitsstunden). den Median und den Durchschnittsstundenlohn dieser Mitarbeiter innerhalb jeder Berufsgruppe für jede Kombination aus Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht und dem NAICS-Code des Arbeitgebers.
Arbeitgeber mit mehreren Niederlassungen müssen für jede wirtschaftliche Einheit, die Waren oder Dienstleistungen produziert, einen separaten Bericht einreichen. Der Gesetzentwurf erlaubt es dem Ministerium außerdem, auf der Grundlage der erhaltenen Daten aggregierte Berichte zu veröffentlichen (mit der Einschränkung, dass die aggregierten Berichte so berechnet werden, dass eine Zuordnung der Daten zu einem Unternehmen oder einer Person ausgeschlossen ist).
Strafen / Privates Klagerecht
Die Strafen für die Nichteinhaltung der Offenlegungspflicht für Gehaltsstufen oder der Aufbewahrungspflicht für Unterlagen liegen zwischen 100 und 10.000 US-Dollar pro Verstoß (mit der Einschränkung, dass keine Strafe gegen einen Arbeitgeber verhängt wird, der zum ersten Mal gegen die Verpflichtung zur Veröffentlichung von Stellenangeboten verstößt, wenn er nachweisen kann, dass alle Stellenangebote aktualisiert wurden und nun die Gehaltsstufe enthalten). Die Strafen für die Nichtvorlage des Lohndatenberichts betragen bis zu 100 US-Dollar pro Mitarbeiter für die erstmalige Nichtvorlage des Berichts und bis zu 200 US-Dollar pro Mitarbeiter für jede weitere Nichtvorlage des Berichts.
Der Gesetzentwurf sieht vor, dass jede Person, die durch die Offenlegungspflichten in Bezug auf die Vergütung benachteiligt wurde, eine Beschwerde beim Arbeitsbeauftragten einreichen kann, und sieht darüber hinaus vor, dass Personen eine Zivilklage auf Unterlassungsansprüche und „sonstige Rechtsbehelfe” einreichen können. Angesichts dieser Schaffung eines privaten Klagerechts und des Klimas in Kalifornien in Bezug auf Arbeits- und Sammelklagen sollten Arbeitgeber mit Niederlassungen in Kalifornien unverzüglich einen Rechtsbeistand konsultieren, um solche Prozessrisiken zu mindern.
Der Gesetzentwurf wartet derzeit auf die Unterschrift des Gouverneurs, der biszum 30. September Zeit hat, ihn zu unterzeichnen oder sein Veto einzulegen. Wir werden diesen Gesetzentwurf weiterhin verfolgen und Updates veröffentlichen, sobald sie verfügbar sind.
