Lassen Sie Casper, den freundlichen Geist, in dieser gruseligen Jahreszeit nichts elektronisch unterschreiben.
Kurz nach Halloween, wenn Arbeitgeber sich auf die Einführung neuer Richtlinien oder Handbücher im neuen Jahr vorbereiten, lohnt es sich zu überlegen, wie Mitarbeiter den Erhalt und das Verständnis dieser Richtlinien oder Handbücher bestätigen können. Viele Arbeitgeber verlassen sich auf elektronische Signaturen (oft als E-Signaturen bezeichnet), um nicht nur diese Richtlinienbestätigungen, sondern auch eine ganze Reihe anderer Dinge zu dokumentieren, von Einstellungsunterlagen über Schiedsverträge bis hin zu Wettbewerbsverboten und Abfindungsvereinbarungen. Die Bequemlichkeit von E-Signaturen kann groß sein, aber ein zu lockerer E-Sign-Prozess kann Arbeitgeber später vor Probleme stellen. Glücklicherweise gibt es einige bewährte Verfahren, mit denen sich diese Bedenken mindern lassen:
Ausdrückliche Zustimmung zu elektronischen Signaturen
Das Uniform Electronic Transactions Act (UETA), das von 49 Bundesstaaten verabschiedet wurde (New York bildet mit seiner eigenen analogen Version eine Ausnahme), verleiht elektronischen Signaturen im Allgemeinen die gleiche Gültigkeit wie handschriftlichen Unterschriften , wenn beide Parteien der Verwendung elektronischer Signaturen zustimmen. Auf Bundesebene erlaubt das Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-SIGN) ebenfalls gültige elektronische Signaturen. Obwohl eine Vereinbarung zur Verwendung elektronischer Signaturen aus dem Kontext abgeleitet werden kann, ist es für Arbeitgeber ratsam, diese Vereinbarung schriftlich im Dokument selbst festzuhalten, beispielsweise mit einer Bestimmung, dass das Dokument mit elektronischen Signaturen unterzeichnet werden kann, denen die Parteien die gleiche Gültigkeit und Wirksamkeit wie handschriftlichen Unterschriften zuerkennen. Eine solche Formulierung spiegelt sowohl die Einhaltung der Gesetze zu elektronischen Signaturen wider als auch verhindert spätere Behauptungen von Mitarbeitern, dass sie einer elektronischen Signatur nicht zugestimmt hätten.
Vermeiden Sie Unklarheiten bei elektronischen Mitteilungen, die „Verträge“ begründen
Die Tatsache, dass elektronische Signaturen genauso gültig sein können wie handschriftliche, hat manchmal unbeabsichtigte Folgen. Könnte beispielsweise die Unterschrift eines Mitarbeiters in einer Antwort-E-Mail eine „Vereinbarung” zu Diskussionen über Vergütung oder andere Bedingungen festhalten, die der Arbeitgeber nur als hypothetisch oder verhandelbar angesehen hat? Gerichte sind zu unterschiedlichen Schlussfolgerungen gekommen, ob E-Mails (oder sogar eine Reihe von Textnachrichten) unter verschiedenen Umständen einen verbindlichen Vertrag begründen. Um dieses Risiko zu vermeiden, sollten Arbeitgeber erwägen, bei Bedarf bedingte Formulierungen und Haftungsausschlüsse in E-Mails oder Textnachrichten zu verwenden. Beispielsweise können Arbeitgeber erklären, dass sie eine separate Vereinbarung nur auf bestimmte Weise abschließen werden, alle Voraussetzungen für die künftige Festlegung von Bedingungen beschreiben und klarstellen, dass sie nicht beabsichtigen, durch E-Mail- oder Textkommunikation gebunden zu sein. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, eine schriftliche Richtlinie zu haben, wonach nur bestimmte Führungskräfte der obersten Ebene befugt sind, das Unternehmen zu verpflichten, falls Mitarbeiter behaupten, dass E-Mails oder Textnachrichten mit nicht befugten Vorgesetzten vertragliche Verpflichtungen begründet haben.
Schützen Sie sich vor dem Argument „Ich war es nicht“ (vielleicht war es Casper?).
Der Prozess der elektronischen Signatur kann Fragen aufwerfen, ob ein Mitarbeiter das betreffende Dokument tatsächlich persönlich elektronisch unterzeichnet hat. Gerichte wurden im Zusammenhang mit elektronischen Signaturen mit verschiedenen Argumenten konfrontiert, wie „Das war ich nicht“ und „Ich habe dieses Dokument noch nie gesehen“. Arbeitgeber können sich proaktiv auf solche Ansprüche vorbereiten, indem sie Maßnahmen ergreifen, die den Mitarbeiter eindeutig mit der elektronischen Signatur in Verbindung bringen, z. B.: Mitarbeiter über einen individuellen Link oder mit einer eindeutigen ID oder einem Passwort, die der Arbeitgeber nicht ändern oder auf die er nicht zugreifen kann, auf Dokumente zugreifen und diese unterzeichnen lassen; eine schriftliche Bestätigung einholen, dass der Mitarbeiter das Dokument elektronisch unterzeichnet hat, oder zumindest eine Bestätigungs-E-Mail mit Kopien der elektronisch unterzeichneten Dokumente versenden; sicherstellen, dass Datum und IP-Adresse digital in dem zu unterzeichnenden Dokument gespeichert werden; und eine Richtlinie für elektronische Signaturen entwickeln, um die Konsistenz zwischen den Dokumenten zu gewährleisten.
Bitte unterschreiben Sie (imaginär) hier: Ich habe diese Informationen gelesen und verstanden, werde bei der Verwendung von elektronischen Signaturen am Arbeitsplatz mit Vorsicht und Sorgfalt vorgehen und mich bei Fragen an meinen Arbeitsrechtsberater wenden.
