Wissenswertes über Auslandsreisen von Mitarbeitern mit Arbeitsvisum
Wir haben bereits darüber berichtet, welche Schritte Arbeitgeber unternehmen sollten, um die Einhaltung der I-9-Vorschriften sicherzustellen und sich auf Besuche der Einwanderungsbehörde vorzubereiten. Angesichts der neuen Einwanderungsrichtlinien, die sich auf Visuminhaber auswirken, sollten Arbeitgeber auch Vorkehrungen für Reisen ihrer Mitarbeiter mit Arbeitsvisa außerhalb der USA treffen (unabhängig davon, ob diese aus privaten oder geschäftlichen Gründen erfolgen).
Visuminhaber, die zum ersten Mal mit einem neuen Visum außerhalb der USA reisen, müssen ihr Visum bei einer US-Botschaft oder einem US-Konsulat abstempeln lassen, um in die USA zurückkehren zu können. Jüngste Änderungen der Einwanderungspolitik und des Visumverfahrens können zu Verzögerungen bei der Rückkehr von Mitarbeitern aus dem Ausland in die USA (und an ihren Arbeitsplatz) führen.
Zunächst ordnete Präsident Trump in einer Durchführungsverordnung vom 20. Januar 2025 an, dass alle Einwanderer „im größtmöglichen Umfang überprüft und kontrolliert“ werden sollten. Inhaber von H-1B-Visa und anderen Arbeitsvisa, die ins Ausland reisen, um ihre Visa abstempeln zu lassen, werden aufgrund dieser Richtlinie wahrscheinlich einer verstärkten Kontrolle unterzogen. Arbeitgeber sollten damit rechnen, dass mehr Visa in die „administrative Bearbeitung“ kommen, bei der der Konsularbeamte zusätzliche Informationen aus anderen Quellen als vom Visuminhaber anfordert, um die Berechtigung zu prüfen. Die administrative Bearbeitung kann zu langen Verzögerungen führen, während derer Visuminhaber nicht in die USA zurückkehren können.
Vor kurzem, am 18. Februar 2025, gab das Außenministerium (Department of State, DOS) Änderungen an den Zulassungsvoraussetzungen für die Befreiung vom Visuminterview („Dropbox“) bekannt. Das Dropbox-Verfahren ermöglicht es Visuminhabern, ihr Visum ohne persönliches Visuminterview abstempeln zu lassen, was die Bearbeitungszeiten für Berechtigte erheblich verkürzt. Bisher stand das Dropbox-Verfahren Visuminhabern offen, deren letztes Visum innerhalb der letzten 48 Monate abgelaufen war. Das DOS ist nun zu den Richtlinien aus der Zeit vor COVID zurückgekehrt, hat die 48-Monats-Beschränkung auf nur 12 Monate reduziert und die Berechtigung weiter auf Visumantragsteller beschränkt, die eine Genehmigung in derselben Kategorie wie ihr vorheriges Visum beantragen. Mit anderen Worten: Ein H-1B-Inhaber kann das Dropbox-Verfahren nur nutzen, wenn er ein vorheriges H-1B-Visum hat, das innerhalb der letzten 12 Monate abgelaufen ist. Ein H-1B-Inhaber, der zuvor ein F-1-Visum (Studentenvisum) hatte oder dessen vorheriges Visum vor mehr als 12 Monaten abgelaufen ist, ist nicht zum Dropbox-Verfahren berechtigt. Infolgedessen müssen Arbeitgeber damit rechnen, dass mehr Mitarbeiter persönlich zu Visuminterviews erscheinen müssen.
Das Verfahren zur Visumserteilung ist bereits jetzt mit langen Wartezeiten verbunden, insbesondere in Ländern, in denen US-Konsulate eine große Anzahl von Visa bearbeiten, wie beispielsweise in Indien. Angesichts dieser Änderungen sollten Arbeitnehmer mit Arbeitsvisa – und ihre Arbeitgeber – sich auf längere Wartezeiten für Visumtermine einstellen, da mehr Visuminhaber zu persönlichen Interviews erscheinen müssen. Arbeitgeber sollten sich auch auf das Risiko einstellen, dass Mitarbeiter wochen- oder sogar monatelang im Ausland „feststecken”, wenn ihr Visum in die administrative Bearbeitung gelangt.
Hier sind einige Maßnahmen, die Arbeitgeber ergreifen können, um sich auf die Risiken internationaler Reisen von Mitarbeitern mit Arbeitsvisa vorzubereiten:
- Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, den zuständigen Arbeitgebervertreter rechtzeitig vor einer Auslandsreise zu benachrichtigen. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass Mitarbeiter, die nicht für das Dropbox-Verfahren in Frage kommen, rechtzeitig einen Termin für ein Visuminterview vereinbaren, der mit ihrer Reise übereinstimmt.
- Vergewissern Sie sich, dass die aktuellen Angaben zum Arbeitsplatz des Mitarbeiters mit den letzten Visumsangaben übereinstimmen, um Verzögerungen bei der Bearbeitung zu vermeiden. Wesentliche Änderungen hinsichtlich des Arbeitsplatzes, des Standorts oder der Vergütung des Mitarbeiters können eine Aktualisierung der Angaben erforderlich machen.
- Überlegen Sie, wie Sie reagieren sollen, wenn ein Mitarbeiter aufgrund von Verwaltungsvorgängen oder Verzögerungen bei Visumgesprächen „feststeckt“. Arbeitgeber können beschließen, diese Mitarbeiter zu verpflichten, bezahlten Urlaub oder unbezahlten Urlaub zu nehmen, um die zusätzlichen Verzögerungen auszugleichen. Mitarbeiter, die „feststecken“, können jedoch darum bitten, während der Wartezeit auf eine Entscheidung von ihrem Heimatland aus remote zu arbeiten. Arbeitgeber sollten sich mit einem Rechtsberater in Verbindung setzen, bevor sie Mitarbeitern die Fernarbeit aus dem Ausland gestatten, da solche extraterritorialen Tätigkeiten in der Regel steuerliche und andere arbeitsrechtliche Auswirkungen haben.
- Bleiben Sie über Entwicklungen im Einwanderungsrecht, einschließlich Einreiseverboten, auf dem Laufenden, die sich auf internationale Reisen von Mitarbeitern auswirken können.
