Consideraciones para presentar solicitudes de cartas de determinación
Cada año por estas fechas (y con suerte incluso antes), muchos patrocinadores de planes comienzan la ardua tarea de preparar las solicitudes de cartas de determinación para sus planes de jubilación cualificados (es decir, sus planes de participación en los beneficios, 401(k), pensiones y planes similares). Los patrocinadores suelen trabajar con sus abogados u otros asesores para recopilar la información necesaria y garantizar que sus planes cumplan con todos los requisitos actuales del IRS.
Una vez completada la solicitud de la carta de determinación, el patrocinador (o su representante autorizado) la envía al IRS. A continuación, el IRS revisa el formulario y la estructura del plan de jubilación. Si el IRS considera que un plan incluye todas las disposiciones y elementos de diseño requeridos, confirmará la condición de plan cualificado y emitirá una carta de determinación favorable sobre el plan.
Antes de iniciar el largo (y a menudo costoso) proceso de solicitar una carta de determinación, los patrocinadores del plan deben considerar las siguientes preguntas. Dependiendo de las respuestas, la tarea del patrocinador de preparar la solicitud podría ser muy fácil o muy difícil.
¿Necesitamos realmente una carta de determinación?
Dados los costes que conlleva la preparación y presentación de la solicitud, los patrocinadores de planes suelen cuestionar la necesidad de obtener una carta de determinación para sus formularios y planes de jubilación. Y, para ser justos, ni la ley ERISA ni el Código de Rentas Internas exigen a los patrocinadores de planes que obtengan cartas de determinación para sus planes de jubilación (al menos durante el período de tiempo cubierto por la carta de determinación).
Planes diseñados individualmente. Dicho esto, los patrocinadores de planes diseñados individualmente suelen solicitar cartas de determinación para dichos planes. Hay dos razones principales para ello: en primer lugar, una carta de determinación protege al patrocinador al limitar el alcance de las posibles impugnaciones del IRS a la estructura del plan. La mayoría de los patrocinadores de planes saben que sus planes de jubilación incluyen muchas disposiciones técnicas. Si el IRS revisa un plan y aprueba su forma (mediante la emisión de una carta de determinación), el patrocinador queda protegido frente a posteriores reclamaciones del IRS por incumplimiento del plan.
En segundo lugar, disponer de una carta de determinación vigente ofrece al patrocinador una mayor flexibilidad para corregir determinados errores del plan. Uno de los requisitos (entre muchos otros) para autocorregir errores significativos del plan utilizando el programa«EPCRS»1 del IRS es disponer de una carta de determinación favorable vigente. Si el plan no cuenta con una carta de determinación favorable, o si dicha carta no está actualizada, es posible que el patrocinador del plan deba obtener la aprobación del IRS (y pagar tasas adicionales) para corregir el error. Obtener la aprobación del IRS para corregir dicho error podría resultar mucho más costoso que obtener una carta de determinación en primer lugar.
Planes preaprobados. Los empleadores que hayan adoptado un plan preaprobado (un plan prototipo o un plan de presentación por volumen) pueden basarse en la carta consultiva del IRS emitida al patrocinador del plan para las protecciones descritas anteriormente. Sin embargo, si el empleador ha modificado significativamente el plan preaprobado (lo que hace que se considere un plan diseñado individualmente), es posible que el empleador desee solicitar su propia carta de determinación para el plan.
¿Debemos presentar la solicitud ahora?
A partir del 1 de febrero de 2006, el IRS instauró un nuevo sistema para presentar solicitudes de cartas de determinación. El nuevo sistema estableció cinco ciclos escalonados de cartas de determinación de 5 años: los patrocinadores de planes fueron asignados a un ciclo en función del último número de su número de identificación patronal («EIN»). Por ejemplo, los empleadores con EIN que terminan en 4 o 9 pueden presentar su solicitud de carta de determinación a partir del 1 de febrero de 2014, pero no más tarde del 31 de enero de 2015. Los empleadores con EIN que terminan en 5 o 0 pueden presentar su solicitud a partir del 1 de febrero de 2015, pero no más tarde del 31 de enero de 2016, y así sucesivamente. Pueden aplicarse normas especiales a los planes mantenidos por grupos controlados, grupos de servicios afiliados y planes de múltiples empleadores.
Si el patrocinador de un plan presenta un plan al IRS para su revisión antes del ciclo asignado, el IRS generalmente suspenderá la revisión de la solicitud y esperará hasta el ciclo de carta de determinación adecuado para revisarla. Como resultado, un patrocinador de plan que presente su carta de determinación sin tener en cuenta el ciclo asignado puede pasar años esperando a que el IRS revise la solicitud. ¿Cuál es la lección? A menos que haya una buena razón para presentar la solicitud fuera de ciclo (como la terminación de un plan, etc.), los patrocinadores del plan deben esperar hasta el ciclo de carta de determinación asignado para presentar la solicitud.
¿Qué debemos incluir en la solicitud?
Para presentar una solicitud de carta de determinación, es necesario completar el formulario de solicitud correspondiente (Formulario 5300, o Formulario 5310 si la carta de determinación se solicita en relación con la terminación del plan), pagar la tarifa de usuario requerida (actualmente $2,500) y recopilar todos los documentos del plan requeridos. Además, el patrocinador del plan debe notificar a los participantes del plan sobre la presentación e informarles de su derecho a comentar al respecto. El IRS anima a los patrocinadores a completar la lista de verificación incluida en el formulario 5300 para asegurarse de que su solicitud de carta de determinación está completa.
Uno de los mayores obstáculos a los que se enfrentan los patrocinadores de planes a la hora de presentar sus solicitudes de carta de determinación es localizar todos los documentos necesarios del plan. La solicitud debe incluir una reformulación actualizada del plan. Dicha reformulación debe incluir todas las modificaciones provisionales adoptadas desde la emisión de la última carta de determinación del plan, así como todos los cambios identificados en la «Lista acumulativa» más reciente publicada por el IRS. (El IRS suele publicar la Lista acumulativa cada mes de noviembre). La solicitud también debe incluir cualquier cambio exigido por las directrices publicadas antes de la publicación de la Lista acumulativa, junto con copias firmadas de las enmiendas, que demuestren que fueron adoptadas oportunamente por el patrocinador.
Llevar un registro del documento del plan y de las modificaciones firmadas puede ser una tarea difícil incluso en las mejores circunstancias, dada la cantidad de papeleo que pueden generar las operaciones de un plan de jubilación. Sin embargo, esa tarea puede crecer exponencialmente cuando los planes se fusionan, se adoptan nuevos, se escinden, se rescinden, etc. Crear un sistema para gestionar los documentos del plan ahora (incluidas las modificaciones adoptadas, las cartas de determinación previas y otros documentos pertinentes), en lugar de intentar localizar esos documentos más adelante, evitará innumerables dolores de cabeza durante el proceso de solicitud de la carta de determinación.
Al preparar la solicitud de la carta de determinación del plan, el patrocinador del plan puede descubrir que no ha adoptado ciertas enmiendas requeridas. Dependiendo de la enmienda en cuestión, el patrocinador puede corregir el incumplimiento presentando un programa de cumplimiento voluntario (a través del EPCRS) junto con la solicitud de la carta de determinación. Se deben incluir formularios, tasas y documentación adicionales con la presentación del programa de cumplimiento voluntario.2
¿Cuánto tiempo tardará la revisión del IRS?
El IRS enviará al patrocinador del plan una notificación acusando recibo de la presentación de la carta de determinación del patrocinador. Una vez que el plan se asigne a un especialista del IRS para su revisión, este se pondrá en contacto con el patrocinador si tiene alguna pregunta o necesita información adicional sobre el plan. El sitio web del IRS contiene un cuadro que ofrece a los patrocinadores del plan una idea de cuándo sus solicitudes de carta de determinación pueden ser asignadas para su revisión por un agente.3 Según ese cuadro, al menos algunas solicitudes presentadas hasta diciembre de 2013 parecen estar aún a la espera de ser asignadas para su revisión.
Aunque el IRS recomienda consultar su sitio web para determinar el estado de una solicitud de carta de determinación, es posible que los patrocinadores del plan no quieran esperar. En ese caso, los patrocinadores pueden ponerse en contacto con el IRS por teléfono, fax o correo postal para determinar el estado de sus solicitudes. El abogado del patrocinador u otro representante autorizado también puede ponerse en contacto con el IRS para obtener más información, siempre que disponga de un formulario 2848 válido que refleje dicha designación.
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Preparar una solicitud de carta de determinación puede ser un proceso difícil y estresante para los patrocinadores del plan. Sin embargo, al final, las protecciones que el patrocinador recibe de la carta de determinación suelen compensar con creces las molestias que supone preparar la solicitud.
1 Sistema de resolución de cumplimiento de planes para empleados. El programa EPCRS se describe detalladamente en el procedimiento revisado 2013-12 del IRS.
2 Véase el procedimiento revisado 2013-12.
3 Véase http://www.irs.gov/Retirement-Plans/Determination,-Opinion-and-Advisory-Letter-for-Retirement-Plans—Check-the-Status-of-Your-Letter.
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