Afrontar los retos jurídicos y empresariales provocados por la pandemia de COVID-19
Prácticamente todas las empresas orientadas al consumidor se han visto afectadas por las órdenes de confinamiento, los problemas en la cadena de suministro o los nuevos usos de los productos en una sociedad que practica el distanciamiento social. Muchas están avanzando en su adaptación a la «nueva normalidad» a medida que se levantan los confinamientos, los empleados vuelven al trabajo y las instalaciones se reabren gradualmente al público.
Ante estas circunstancias tan difíciles, es importante que las empresas adopten un enfoque analítico paso a paso y actúen con diligencia al seguir esos pasos, incluso cuando las voces que reclaman una solución rápida se hacen cada vez más fuertes. Una empresa preparada puede responder rápidamente sin exponerse a riesgos innecesarios.
Aquí proporcionamos principios rectores para gestionar la posible exposición a responsabilidades en estos tiempos de incertidumbre y examinamos una serie de consideraciones específicas del sector.
Principios generales
1. Documentar el estado de ánimo de la empresa.
Es importante que su empresa documente continuamente sus esfuerzos para responder a los problemas creados por la pandemia de COVID-19, de modo que el estado de ánimo en tiempo real de la empresa pueda servir de apoyo para justificar por qué se tomaron determinadas decisiones. Varias leyes de inmunidad, como la Ley de Preparación Pública y Preparación para Emergencias (PREP), emplean un criterio de «creencia razonable de cumplimiento» que puede demostrarse mediante registros contemporáneos del pensamiento de la empresa en el momento de sus acciones. Aunque ahora pueda resultar difícil de imaginar, la gente, incluidos los jueces, los reguladores y los jurados, olvidará lo desesperada que era la situación. Por lo tanto, no sería prudente confiar en los recuerdos de la gente sobre la gravedad de las circunstancias en los días tranquilos que vendrán mucho después de que la crisis haya remitido. Mantenga registros adecuados en tiempo real para recordar al personal clave el razonamiento que hay detrás de las decisiones importantes y para justificar su toma de decisiones en este contexto tan difícil.
2. Esté al tanto de los próximos cambios en las órdenes de confinamiento domiciliario.
Muchos estados y localidades están evaluando enfoques por fases para reabrir negocios que anteriormente se ordenó cerrar. Manténgase al día sobre las novedades que afectarán si usted, sus proveedores, minoristas y/o competidores pueden volver a operar (y de qué manera). Mantenerse a la vanguardia de estas novedades trabajando con asesores expertos puede brindarle una ventaja competitiva significativa y evitar una demanda judicial. Visite nuestro Rastreador de órdenes de emergencia de los 50 estados para obtener información adicional.
3. Actúe con cautela al cambiar las políticas dirigidas a los consumidores.
Antes de realizar cambios en las políticas y/o procedimientos dirigidos a los consumidores (por ejemplo, reembolsos y cambios de productos, aplazamientos de eventos, modificaciones de servicios, etc.), consulte con abogados para minimizar el riesgo de exposición innecesaria. Los organizadores de eventos, los vendedores de entradas, los equipos deportivos profesionales y otros han sido objeto de demandas colectivas relacionadas con eventos cancelados. Los abogados de los demandantes están buscando más objetivos. Para obtener más información, consulte nuestro reciente artículo sobre las demandas colectivas derivadas de la pandemia de COVID-19.
4. Sea proactivo en cuanto a la conservación de documentos
Si su empresa se ve afectada por una demanda, es importante que cuente con protocolos para garantizar que se conserven todos los documentos y archivos electrónicos que puedan ser relevantes. La implementación de un programa de conservación de documentos exhaustivo y eficaz (y, si es necesario, un protocolo de retención de litigios defendible) puede resultar difícil, especialmente cuando el personal trabaja desde casa, a veces utilizando sus propios ordenadores, teléfonos inteligentes y otros dispositivos. Del mismo modo, es posible que sea necesario ajustar las políticas específicas de conservación de documentos (es decir, el archivo o la eliminación de correos electrónicos tras un periodo de meses) que se aplican en gran medida de forma automática para tener en cuenta el uso remoto de dispositivos personales.
Cuestiones específicas a tener en cuenta
Si bien todas las empresas se han visto y seguirán viéndose afectadas por esta pandemia, la naturaleza del impacto varía de un sector a otro y de una empresa a otra. Las secciones siguientes ofrecen más orientación sobre cuestiones específicas a las que se enfrentan las empresas del sector manufacturero y de la financiación al consumo, así como en el contexto más amplio del trabajo y el empleo.Fabricación
Seguir evaluando los contratos comerciales clave—La pandemia ha provocado importantes interrupciones en la cadena de suministro de una amplia variedad de empresas. Los fabricantes, en particular, deben revisar los contratos clave para comprender sus obligaciones y derechos contractuales en estas circunstancias. Céntrese en los términos importantes, entre los que se incluyen, entre otros: (1) cláusulas de fuerza mayor que podrían eximir a su empresa (o a los proveedores o clientes de su empresa) del cumplimiento de las obligaciones contraídas en virtud del contrato; (2) requisitos mínimos de compra o venta, obligaciones de fuente única u otras obligaciones de exclusividad, y otras condiciones que puedan presentar un mayor riesgo de incumplimiento; y (3) disposiciones que puedan utilizarse para trasladar el aumento de los costes de mano de obra, materias primas, transporte o almacenamiento a las contrapartes. Las disposiciones sobre la elección de la legislación aplicable pueden implicar las nuevas leyes de un estado que haya promulgado legislación de emergencia o que esté operando bajo una orden ejecutiva que afecte al cumplimiento del contrato o a la responsabilidad por incumplimiento.
Desarrollar e implementar protocolos para evaluar nuevos proveedores, clientes y productos—La importante disminución del gasto de los consumidores, junto con la creciente interrupción de la mano de obra, entre otros factores, ha provocado que muchas empresas reduzcan o cesen sus operaciones. Estas empresas pueden ser sus proveedores o su vía más directa al consumidor. Antes de firmar nuevos acuerdos, evalúe minuciosamente a las contrapartes; en momentos como este, es fundamental saber con quién está trabajando antes de cerrar cualquier acuerdo. Considere la posibilidad de establecer procedimientos para identificar y gestionar los riesgos relacionados con los proveedores y/o clientes con dificultades financieras. Las cadenas de suministro alternativas deben evaluarse cuidadosamente antes de incorporar nuevos productos, ya que estos cambios pueden afectar a las operaciones de fabricación y a la calidad del producto final. Asegúrese de que los nuevos proveedores certifiquen el cumplimiento de todas las normativas y estándares federales, estatales y locales aplicables (es decir, ASTM, ANSI, EPA, TSCA, CPSC, FDA, etc.), y que sean capaces de cumplir con las estrictas normativas de importación impuestas por la Aduana y la Patrulla Fronteriza de los Estados Unidos, que siguen en vigor. La Comisión de Seguridad de Productos de Consumo, el organismo regulador de la seguridad de los productos de consumo, también está activa durante la pandemia y vigila los productos falsificados, los juguetes y otros productos que no cumplen las normas de seguridad. Por ejemplo, en lo que va de año ha publicado docenas de retiradas de productos en su cuenta de Twitter.
Identificar posibles problemas relacionados con demandas colectivas de consumidores: la pandemia ha dado lugar a un número considerable de demandas colectivas putativas por especulación con los precios, etiquetado inadecuado de los productos, falta de advertencias, incumplimiento de la seguridad de los datos, atención sanitaria y otras reclamaciones. Un informe reciente sugiere que, hasta la fecha, se han presentado más de 1000 demandas relacionadas con la COVID-19 en todo el país, y muchas de ellas son demandas colectivas putativas. La clave aquí es equilibrar la transparencia para los consumidores y los socios contractuales, mientras que su empresa mantiene sus altos estándares de calidad previos a la crisis y cumple con las declaraciones que hace sobre la eficacia de sus productos de consumo.
Finanzas al consumo
Garantizar la privacidad de los datos a los que se accede fuera del sitio: los datos de los consumidores están sujetos a estrictas medidas de protección en virtud de las leyes y normativas federales y estatales, entre las que se incluyen la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA), la Ley de Informes Crediticios Justos (FCRA) y la Norma de Privacidad de la Información Financiera del Consumidor de la FTC. Las instituciones financieras, las agencias de informes de crédito y otras entidades que operan en el ámbito de las finanzas de consumo deben tomar precauciones adicionales para garantizar la privacidad de los datos de los consumidores a los que acceden los empleados fuera de las instalaciones. Aunque muchas empresas cuentan con protocolos para el acceso remoto a corto plazo, el trabajo prolongado desde casa y las medidas de distanciamiento social relacionadas significan que los directivos y empleados de estas instituciones necesitarán soluciones estables y a más largo plazo. Busque un equilibrio entre facilitar el acceso responsable a los datos confidenciales (y, por lo tanto, seguir prestando un servicio de alta calidad a los clientes) y cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables.
Se prevé un aumento de las disputas con los consumidores—El amplio impacto financiero de la pandemia provocará que muchas personas y empresas incumplan los pagos de hipotecas, alquileres, servicios públicos, tarjetas de crédito y préstamos para automóviles. La notificación de información desfavorable sobre estas líneas de crédito, que debe cumplir estrictos requisitos legales, probablemente provocará un aumento de las disputas con los consumidores. Adopte un enfoque proactivo en la contratación y formación de empleados para gestionar las disputas de los consumidores y las reinvestigaciones, supervise las medidas de alivio de la deuda y los pagos por parte de los gobiernos federal, estatal y local, y trabaje diligentemente para cumplir con los rígidos plazos legales.
Trabajo y empleo
Compruebe su jurisdicción: las leyes laborales y de empleo varían significativamente de un estado a otro, y la evaluación y aplicación de estas leyes diferirá en función de las condiciones particulares de cada jurisdicción, incluidas las relacionadas con la reducción de la plantilla o la indemnización. Si su negocio opera a nivel nacional o en varios estados, comprender estas variaciones puede marcar la diferencia entre una navegación tranquila y una demanda colectiva.
Elabore un plan detallado para la reapertura de las instalaciones: la planificación previa es fundamental a la hora de reabrir las instalaciones. Esto debe incluir planes específicos para la adquisición de equipos de protección individual y la formación sobre su uso y las prácticas de distanciamiento social. Consulte el artículo reciente de nuestro grupo de Trabajo y Empleo titulado «Mejores prácticas a la hora de implementar un programa para tomar la temperatura de los empleados durante la pandemia de COVID-19» para obtener más información.
Incluir protocolos para los empleados afectados: existen normas y directrices para abordar las cuestiones relacionadas con los empleados que afirman tener o muestran síntomas de COVID-19. Lo mismo ocurre con los empleados que necesitan cuidar a familiares afectados en virtud de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) y las leyes estatales paralelas. Considere la posibilidad de impartir formación específica sobre estas cuestiones al personal de recursos humanos y de gestión de las instalaciones.
Comprender los préstamos PPP y cómo utilizarlos—El Programa de Protección de Nóminas (PPP) administrado por la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. puede ser un gran activo para las empresas que se esfuerzan por mantener a su personal empleado durante la crisis de la COVID-19. Sin embargo, el proceso de solicitud y uso de los préstamos PPP puede ser complicado, especialmente teniendo en cuenta las recientes noticias de que las solicitudes de préstamos PPP serán auditadas para garantizar que solo se concedan a empresas que necesiten dicha financiación para mantener sus operaciones en marcha. Las empresas deben actuar con urgencia, pero de forma adecuada, para obtener financiación y cumplir con la ley. Por lo tanto, es imprescindible contar con el asesoramiento de un abogado con experiencia.
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