DOL Provides Employers & Employees Additional Flexibility During Pandemic
On December 29, 2020, the U.S. Department of Labor (DOL), Wage and Hour Division, published a pair of guidance memos (specifically referred to as Field Assistance Bulletins) that give employers added flexibility to remain in compliance during the COVID-19 pandemic.
El primer memorándum orientativo (en adelante, «Memorándum sobre telemedicina») aborda el uso de las visitas de telemedicina para demostrar que el tiempo libre de un empleado está cubierto por la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA). A modo de resumen, la FMLA ofrece a los empleados que cumplen los requisitos una licencia no remunerada con protección del empleo por motivos familiares y médicos específicos, incluyendo cuando el empleado o sus familiares padecen una «afección grave» según la definición de la ley. Según las normas de la FMLA promulgadas en 2008, una visita presencial a un proveedor de atención médica, es decir, una visita al consultorio, es un método para que un trabajador demuestre que él o un miembro de su familia padece una afección grave de salud. Las visitas de telemedicina, obviamente, no son visitas al consultorio, por lo que existía la preocupación de si dichas visitas podían utilizarse a efectos de la FMLA. Esto cobró especial relevancia durante la pandemia de COVID-19, ya que las visitas al consultorio de los proveedores de atención médica se hicieron menos frecuentes y, en muchos casos, fueron sustituidas por consultas de telemedicina.
El Memorándum sobre telemedicina deja claro que una visita de telemedicina se considera una visita presencial según las directrices de la FMLA si se cumplen las tres condiciones siguientes: 1) la visita incluye un examen, una evaluación o un tratamiento por parte de un profesional sanitario, 2) la visita está permitida y aceptada por las autoridades estatales competentes, y 3) la visita debe realizarse, por lo general, por videoconferencia. El memorándum sobre telemedicina también deja claro que las simples llamadas telefónicas, cartas, correos electrónicos y mensajes de texto son métodos de comunicación insuficientes, por sí solos, para satisfacer el requisito de una visita «presencial».
El segundo memorándum orientativo (en adelante, «Memorándum de avisos») describe las condiciones en las que las empresas pueden sustituir los avisos impresos que resumen los derechos de los empleados en el lugar de trabajo por avisos electrónicos. Una vez más, a modo de resumen, los empleadores están obligados, en virtud de varias leyes y reglamentos federales aplicados por el Departamento de Trabajo, como la FMLA y la Ley de Normas Laborales Justas, a «publicar y mantener publicados» avisos en los lugares de trabajo, por ejemplo, en un tablón de anuncios en la zona de descanso, que describan los derechos de los empleados en materia de salario mínimo, pago de horas extras y permisos de ausencia, entre otros aspectos. Por consiguiente, los empleadores no cumplen con sus obligaciones de notificación mediante un envío directo por correo u otra notificación única a los empleados.
El Memorándum de Avisos establece que «en la mayoría de los casos» una empresa cumplirá con su requisito de publicación mediante un aviso electrónico, como por correo electrónico o en un sitio de intranet, sitio web de Internet o unidad de red compartida o sistema de archivos, si (y solo si): «(1) todos los empleados del empleador trabajan exclusivamente a distancia, (2) todos los empleados reciben habitualmente información del empleador por medios electrónicos, y (3) todos los empleados tienen acceso fácil y en todo momento a la publicación electrónica». El memorándum sobre avisos también anima a los empleadores a complementar los avisos electrónicos con una copia impresa en el lugar de trabajo cuando haya trabajadores que trabajen tanto in situ como a distancia. Por último, los empleadores también deben asegurarse de haber informado a los trabajadores sobre cómo acceder a los avisos electrónicos.
Dado que la pandemia de COVID-19 es una situación en constante evolución, los empleadores deben seguir supervisando periódicamente las directrices federales sobre el funcionamiento durante la pandemia. Para obtener más información o si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con su abogado de confianza o con el autor que se indica a continuación. Foley está aquí para ayudar a nuestros clientes a abordar de manera eficaz los impactos a corto y largo plazo en sus intereses comerciales, operaciones y objetivos. Foley ofrece información y estrategias en múltiples sectores y disciplinas para proporcionar una perspectiva oportuna sobre la amplia gama de retos legales y comerciales a los que se enfrentan las empresas al llevar a cabo sus actividades mientras lidian con el impacto del coronavirus. Haga clic aquí para mantenerse al día y adelantarse a los acontecimientos con nuestras publicaciones clave que abordan los retos de hoy y las oportunidades del mañana. Para recibir este contenido directamente en su bandeja de entrada, haga clic aquí y envíe el formulario.