Ciertos empleadores del sector sanitario deben exigir la vacunación para seguir participando en Medicare/Medicaid.

A principios de este mes, el mismo día en que la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) del Departamento de Trabajo publicó su Norma Temporal de Emergencia (ETS) sobre la vacunación y las pruebas de COVID-19, los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) publicaron su Norma Final Provisional (la Norma CMS) sobre los nuevos requisitos de vacunación contra la COVID-19. Para un análisis más detallado de la Norma CMS, consulte nuestro blog reciente.

Aunque la ETS de la OSHA ha acaparado la atención en las últimas noticias sobre L&E (véase aquíy aquí), los empleadores deben tener en cuenta que la norma CMS va mucho más allá que la ETS, ya que, entre otros aspectos detallados en el presente documento, se trata de una obligación de vacunación, frente a una obligación de vacunación o de realización de pruebas. Las empresas sanitarias que están sujetas a la norma CMS y que, de otro modo, estarían sujetas a la ETS, pueden no estar obligadas a cumplir también con la ETS de la OSHA. Sin embargo, los comentarios de la CMS, en el sentido de que las dos normas están destinadas a ser complementarias, ponen en duda si las empresas sanitarias reguladas por la norma CMS (pero que, de otro modo, estarían sujetas a la ETS) deben considerar la ETS de la OSHA como un mínimo de cumplimiento cuando la norma CMS no se pronuncia al respecto, en lugar de como totalmente inaplicable. Para aquellos que están regulados directa o indirectamente por la norma CMS, esta contiene varias diferencias notables que se detallan en el presente documento, incluida la mencionada obligación de vacunarse sin opción de realizar pruebas en lugar de vacunarse. Este artículo aborda los requisitos para los empleadores del sector sanitario cubiertos por la norma CMS.

Aplicabilidad de la norma CMS

• La norma CMS se aplica a determinados proveedores certificados por Medicare y Medicaidsujetos a condiciones de participación, condiciones de cobertura y/o requisitos de participación, incluidos hospitales, centros de cirugía ambulatoria, hospicios, centros de tratamiento psiquiátrico residencial, programas PACE, centros de cuidados a largo plazo e intermedios, agencias de atención médica a domicilio, centros de rehabilitación ambulatoria integral, hospitales de acceso crítico, clínicas, agencias de rehabilitación, agencias de salud pública como proveedores de determinados servicios terapéuticos, centros comunitarios de salud mental, proveedores de terapia de infusión a domicilio, clínicas de salud rurales, centros de salud acreditados a nivel federal y centros para enfermedades renales en fase terminal, independientemente del número de empleados.
• La cobertura de la norma CMS es amplia. Incluye no solo a los empleados, sino también a los estudiantes, las personas en formación, los voluntarios, los trabajadores contratados/proveedores (como el personal de limpieza y los proveedores de servicios de alimentación) y los médicos con privilegios hospitalarios, entre otros, independientemente de su responsabilidad clínica o contacto con los pacientes. La vacunación es obligatoria incluso para los trabajadores externos que entran en contacto con otro trabajador que acude al centro. Por lo tanto, aunque no estén directamente sujetos a la norma CMS, para evitar interrupciones en el trabajo, los empleadores con trabajadores en un centro regulado pueden tener que determinar cómo garantizarán el cumplimiento de la norma entre sus trabajadores.
• La norma CMS no se aplica a las personas que prestan servicios a distancia a tiempo completo (es decir, el 100 % de su tiempo debe ser a distancia de los centros de atención al paciente y de otros miembros del personal que se desplazan o trabajan en los centros de atención), como los servicios de telesalud o de nóminas totalmente a distancia.
• Los empleadores del sector sanitario que no están sujetos a la encuesta y certificación de Medicare, como los grupos de médicos, los grupos de fisioterapeutas privados, las farmacias y los laboratorios, entre muchos otros, no están cubiertos por la norma CMS, pero pueden seguir estando sujetos a otros requisitos estatales o federales de vacunación contra la COVID-19, como los emitidos por la OSHA, y pueden seguir viéndose afectados indirectamente por la norma CMS si alguno de sus trabajadores acude a instalaciones reguladas por dicha norma.

Requisitos

• La norma CMS exige a los empleadores afectados que desarrollen y apliquen políticas y procedimientos para que todos los empleados (y no empleados, como se ha mencionado anteriormente) se vacunen contra la COVID-19 antes del 6 de diciembre de 2021.
• Los empleadores no tienen la opción de permitir que los trabajadores elegibles y cubiertos se sometan a pruebas periódicas en lugar de vacunarse.
• Toda la documentación relativa a las vacunas debe mantenerse confidencial y almacenarse separadamente de los archivos personales del empleador, de conformidad con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley de Rehabilitación.
• La norma CMS prevalece sobre cualquier ley estatal o local incompatible que prohíba o limite la capacidad de un empleador para exigir la vacunación, el uso de mascarillas o la realización de pruebas.

Cronología

• Fase 1 – Antes del 6 de diciembre de 2021:
  • Desarrollar un proceso o plan para (1) vacunar a los trabajadores, (2) evaluar las solicitudes de adaptaciones y (3) realizar un seguimiento y documentar de forma segura las vacunas primarias, las dosis de refuerzo y las solicitudes de adaptaciones, la decisión sobre cada solicitud y las adaptaciones proporcionadas.
  • Todos los trabajadores cubiertos deben recibir al menos la primera dosis de la serie de vacunación primaria para una vacuna multidosis contra la COVID-19 o deben haber solicitado o obtenido una exención del requisito de vacunación.

     

• Fase 2 – Antes del 4 de enero de 2022:
  • Todos los trabajadores cubiertos, excepto aquellos a los que se les haya concedido una adaptación, deben haber completado la serie primaria de la vacuna (es decir, deben haber recibido la vacuna de Johnson & Johnson o la primera y segunda dosis de la vacuna de Pfizer o Moderna). Sin embargo, no es necesario que hayan completado el periodo de espera de 14 días requerido para la vacunación completa antes de esta fecha límite.

Solicitudes de adaptaciones médicas y religiosas

En virtud de la ADA y el Título VII, los trabajadores que no puedan vacunarse o someterse a pruebas debido a una discapacidad reconocida por la ADA, una afección médica o creencias, prácticas o observancias religiosas sinceras, pueden, en determinadas circunstancias, obtener una exención en virtud de la norma CMS. La EEOC ha actualizado recientemente sus directricessobre cuestiones relacionadas con las vacunas en el lugar de trabajo, anticipándose a estas normas de vacunación obligatoria. A continuación se resumen las conclusiones de la norma CMS:

• Los empleadores deben considerar las solicitudes de adaptaciones médicas y religiosas. Al hacerlo, los empleadores deben asegurarse de minimizar el riesgo de transmisión de la COVID-19 a las personas en situación de riesgo, de conformidad con su obligación de proteger la salud y la seguridad de los pacientes. Ni la norma ni sus preguntas frecuentes proporcionan ejemplos de medidas específicas que los empleadores pueden adoptar para cumplir este requisito de minimizar el riesgo de transmisión y proteger a los pacientes, como por ejemplo si sería suficiente exigir al personal adaptado/no vacunado que se someta a pruebas periódicas antes de acudir al lugar de trabajo, que lleve mascarillas y que mantenga la distancia social.
• Las solicitudes de adaptaciones médicas deben estar respaldadas por documentación firmada y fechada por un profesional sanitario autorizado (que no sea la persona que solicita la adaptación y que actúe dentro de su ámbito de competencia profesional).
• En lo que respecta a la evaluación y respuesta a las solicitudes de adaptaciones religiosas, la norma CMS remite a los empleadores afectados al Manual de cumplimiento de la EEOC sobre discriminación religiosa, así como a la plantilla de «solicitud de excepción religiosa al requisito de vacunación contra la COVID-19» del Grupo de Trabajo para una Fuerza Laboral Federal más Segura, a modo de ejemplo.

Consecuencias del incumplimiento

• La norma establece que CMS emitirá directrices interpretativas, incluidos los procedimientos de inspección, y asesorará y formará a los inspectores estatales sobre cómo evaluar el cumplimiento de la nueva norma por parte de los empleadores afectados.
• Las entidades cubiertas que sean citadas por incumplimiento pueden estar sujetas a una variedad de medidas coercitivas establecidas, dependiendo de la gravedad de la deficiencia, incluyendo sanciones civiles pecuniarias, denegación de pago por nuevas admisiones e incluso la expulsión del programa Medicare/Medicaid. Sin embargo, la lista de preguntas frecuentes de los CMS establece que la expulsión solo se produciría, por lo general, después de dar a la institución la oportunidad de realizar correcciones y cumplir con la normativa.

Cómo enviar comentarios sobre la norma propuesta

Aunque las personas afectadas por la norma CMS disponen de 60 días para presentar sus comentarios, la norma CMS entró en vigor de forma inmediata mediante un proceso acelerado debido a las circunstancias urgentes de la pandemia, y se espera que las entidades afectadas tomen medidas para cumplirla antes de que expire el plazo de 60 días para presentar comentarios.

Para aquellos que deseen enviar comentarios, CMS está solicitando comentarios hasta las 5:00 p. m. del 5 de enero de 2022. Cualquier persona puede enviar comentarios, de forma anónima o no, a través deeste enlace. Al enviar sus comentarios, haga referencia al código de archivo CMS-3415-IFC. Alternativamente, los comentaristas pueden enviar sus comentarios por correo postal a:

• Correo postal: Centros de Servicios de Medicare y Medicaid, Departamento de Salud y Servicios Humanos, Atención: CMS-3415-IFC, P.O. Box 8016, Baltimore, MD 21244-8016.
• Correo urgente nocturno: Centros de Servicios de Medicare y Medicaid, Departamento de Salud y Servicios Humanos, Atención: CMS-3415-IFC, Mail Stop C4-26-05, 7500 Security Boulevard, Baltimore, MD 21244-1850

Si envía su comentario por correo postal, asegúrese de hacerlo con suficiente antelación antes de la fecha límite para enviar comentarios a CMS.

El panorama jurídico y las interpretaciones de estos nuevos requisitos sobre vacunas están evolucionando rápidamente, incluyendo impugnaciones judiciales directas tanto a la norma CMS como a la ETS. Además, varios estados, entre ellos Florida, han manifestado su intención de adoptar medidas legislativas que podrían crear un conflicto entre las leyes estatales y federales, lo que deja a las empresas sanitarias en una situación intermedia en la que deben determinar la mejor manera de cumplir con leyes potencialmente contradictorias o enfrentarse a sanciones. El resultado de los litigios y las iniciativas legislativas sigue siendo incierto. Por lo tanto, los proveedores de atención médica deben asumir por el momento que la norma CMS y la ETS seguirán vigentes y tomar medidas para cumplirlas. Los abogados de Foley están siguiendo de cerca la evolución de la situación y estarán disponibles para responder a cualquier pregunta que surja. Los empleadores deben ponerse en contacto con sus abogados para asegurarse de que están preparados para aplicar los requisitos aplicables y evitar posibles sanciones futuras.

En caso de que se haya perdido nuestro seminario web «Preguntas y respuestas sobre el cumplimiento de la normativa sobre vacunas de los proveedores de atención médica y los proveedores de CMS», aquí encontrará un enlace al programa. No dude en compartirlo con sus compañeros de trabajo.    

Durante el programa, observamos que se trata de un ámbito en rápida evolución, en el que varios estados están impugnando la normativa federal. Por ejemplo, la última acción judicial se produjo después de la grabación. Estado de Misuri contra Biden, caso n.º 4:21-cv-01329-MTS (E.D.Mo. 29 de noviembre de 2021). Esta decisión prohibió a los CMS aplicar la norma en los estados de Alaska, Arkansas, Iowa, Kansas, Misuri, Nebraska, Nuevo Hampshire, Dakota del Norte, Dakota del Sur y Wyoming, a la espera de un juicio sobre el fondo del asunto; sin embargo, no impidió a los proveedores de atención sanitaria imponer voluntariamente políticas de vacunación obligatoria a sus empleados o contratistas que cumplan con la legislación vigente. Informaremos a nuestros clientes y amigos sobre estas novedades en www.healthcarelawtoday.com.