¡Vaya! Mi empresa no ha presentado su informe EEO-1. ¿Y ahora qué?

Como informamos el mes pasado, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) de EE. UU. amplió el plazo para presentar el informe EEO-1 Componente 1 de 2023 (para las entidades cubiertas) hasta el 9 de julio de 2024. Ahora que esa fecha ya ha pasado, ¿qué debe hacer una empresa cuando se da cuenta de que tenía que presentar un informe EEO-1, pero no lo ha hecho antes de la fecha límite? 

Quizás resulte sorprendente, pero no mucho. 

A modo de recordatorio, no todos los empleadores están obligados a completar el informe EEO-1. El informe EEO-1 exige a los empleadores privados con 100 o más empleados (medido como un umbral alcanzado en cualquier momento durante el cuarto trimestre del año de referencia), así como a los empleadores con al menos 50 empleados que tengan contratos con el gobierno federal por un valor superior a 50 000 dólares, que presenten datos sobre la composición racial/étnica y de género de su plantilla. (Tenga en cuenta que los empleadores integrados o aquellos estrechamente afiliados a otros empleadores, cuya plantilla combinada sea de 100 o más empleados, también están obligados a presentar el informe). Los empleadores pueden determinar si cumplen los requisitos de presentación de informes de la EEOC utilizando el Sistema de Presentación en Línea (OFS) de la EEOC.

Por lo tanto, la pregunta que queda pendiente para los empleadores afectados que no presentaron los informes a tiempo es: ¿qué hacemos? Sencillamente, los informes tardíos no serán aceptados. La EEOC considera que los empleadores que no presentaron los informes EEO-1 requeridos a tiempo están «incumpliendo la normativa» y no permite la presentación de dichos informes tardíos a posteriori o durante el ciclo de presentación posterior. En su lugar, esos empleadores deben simplemente esperar hasta el siguiente ciclo de presentación de informes para presentar un EEO-1 actualizado. Dicho esto, la EEOC puede emitir de forma afirmativa una notificación de incumplimiento al empleador que no cumpla con la normativa y, en ese momento, ofrecerle la oportunidad de presentar los informes atrasados. 

Si usted es un empleador «incumplidor» que recibe dicha notificación, debe consultar inmediatamente con un abogado para determinar la mejor manera de remediar eficazmente la situación, ya que la EEOC tiene la autoridad de solicitar la ejecución mediante una acción judicial, un proceso innecesariamente costoso (y de dominio público).

De acuerdo, no ha cumplido el plazo, no puede presentar la solicitud fuera de plazo (salvo que exista una notificación específica de la EEOC) y, técnicamente, está «incumpliendo la normativa». ¿A qué tipo de responsabilidades se enfrentará? 

Nada demasiado drástico, al menos no de inmediato. No hay sanciones económicas por no presentar el informe, aunque, como se ha señalado anteriormente, los empleadores pueden verse obligados a presentarlo por orden de un tribunal federal de distrito. Sin embargo, si mientras tanto un empleado presenta una denuncia por discriminación ante la EEOC o inicia otro litigio, es probable que los informes EEO-1 históricos sean objeto de la reclamación. Con frecuencia, la EEOC y otras agencias administrativas solicitan los informes EEO-1 de los empleadores en relación con la investigación de una denuncia. Si un empleador cubierto no ha presentado un EEO-1, la EEOC puede emitir un dictamen de incumplimiento, incluso si la denuncia de discriminación subyacente no está fundamentada; esto, a su vez, puede dar lugar a un proceso de conciliación que requiera la presentación de informes de cumplimiento adicionales y otras sanciones no monetarias. Como mínimo, la EEOC sospechará más del empleador que incumple que si dicho empleador hubiera cumplido. 

Otras consideraciones importantes relacionadas con la presentación de formularios EEO-1:

• No presente informes falsos: la sanción por realizar declaraciones falsas de forma deliberada en un informe EEO-1 es una multa, una pena de prisión de hasta cinco años, o ambas.
• No envíe por correo postal ni electrónico los informes EEO-1. La EEOC advierte que solo aceptará los informes EEO-1 que se presenten y certifiquen a través del OFS y no aceptará los informes presentados en papel o por medios electrónicos que no sean el OFS.
• Si no puede cumplir con la fecha límite para presentar el informe EEO-1, considere si puede solicitar una exención por dificultades excesivas o presentar una propuesta por escrito para cambiar la fecha de presentación antes de la fecha límite requerida. 

Como hemos aconsejado anteriormente, es esencial que los empleadores reconozcan la importancia de los informes EEO-1 y den prioridad al cumplimiento de las regulaciones federales. Para evitar futuros incumplimientos, los empleadores deben designar a un empleado responsable o a un proveedor externo para que gestione el informe EEO-1 del próximo año y, si es posible, registrarse en el OFS con antelación. El OFS y el sitio web de la EEOC también compartirán información actualizada sobre los próximos plazos de presentación.

Un agradecimiento especial a Navea Frazier, asociada de verano en la oficina de Foley en Chicago, por sus contribuciones a este artículo.