No dejes que Casper, el fantasma amigable, firme electrónicamente nada en esta espeluznante temporada.
Tras Halloween, ahora que los empleadores se preparan para implementar nuevas políticas o manuales en el nuevo año, vale la pena considerar cómo los empleados podrían acusar recibo y demostrar que comprenden dichas políticas o manuales. Muchos empleadores recurren a las firmas electrónicas (a menudo denominadas «firmas digitales») para dejar constancia no solo de estos reconocimientos de políticas, sino también de toda una serie de otras cosas, desde documentos de incorporación hasta contratos de arbitraje, pasando por cláusulas restrictivas y acuerdos de indemnización por despido. La comodidad de las firmas electrónicas puede ser grande, pero un proceso de firma electrónica demasiado laxo puede acarrear problemas a los empleadores en el futuro. Afortunadamente, existen algunas prácticas recomendadas que pueden mitigar estas preocupaciones:
Aceptar explícitamente las firmas electrónicas
La Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA), adoptada por 49 estados (Nueva York es la excepción, con su propia versión análoga), generalmente otorga a las firmas electrónicas la misma validez que a las firmas manuscritas cuando ambas partes acuerdan utilizar firmas electrónicas. A nivel federal, la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (E-SIGN) también permite la validez de las firmas electrónicas. Aunque el acuerdo de utilizar firmas electrónicas puede deducirse del contexto, conviene que los empleadores lo plasmen por escrito en el propio documento, por ejemplo, con una disposición que establezca que el documento puede formalizarse mediante firmas electrónicas, que las partes acuerdan que tendrán la misma validez y efecto que las firmas manuscritas. Este tipo de lenguaje puede reflejar el cumplimiento de las leyes sobre firmas electrónicas y evitar que los empleados aleguen posteriormente que no habrían aceptado una firma electrónica.
Evite la ambigüedad en las comunicaciones electrónicas que crean «contratos».
El hecho de que las firmas electrónicas puedan ser tan válidas como las manuscritas a veces tiene consecuencias no deseadas. Por ejemplo, ¿podría el bloque de firma de un empleado en un correo electrónico de respuesta constituir un «acuerdo» sobre las condiciones salariales u otras condiciones que el empleador solo pretendía que fueran hipotéticas o negociables? Los tribunales han llegado a conclusiones diferentes sobre si los correos electrónicos (o incluso una serie de mensajes de texto) creaban un contrato vinculante en diversas circunstancias. Para evitar este riesgo, los empleadores deben considerar la posibilidad de utilizar lenguaje condicional y de exención de responsabilidad en los correos electrónicos o mensajes de texto, según sea necesario. Por ejemplo, los empleadores pueden explicar que solo firmarán un acuerdo por separado de una determinada manera; describir las condiciones previas para la futura constancia de los términos; y dejar claro que no pretenden quedar vinculados por comunicaciones por correo electrónico o mensajes de texto. Además, disponer de una política escrita que establezca que solo determinados ejecutivos de alto nivel tienen autoridad para vincular a la empresa puede ser útil en la medida en que los empleados aleguen que los correos electrónicos o mensajes de texto con supervisores no autorizados crearon obligaciones contractuales.
Protéjase contra el argumento «No fui yo» (¿quizás fue Casper?).
El proceso de firma electrónica puede generar dudas sobre si un empleado realmente firmó personalmente el documento en cuestión. Los tribunales se han enfrentado a diversas variaciones del argumento «no fui yo» y «nunca he visto este documento antes» en el contexto de la firma electrónica. Los empleadores pueden posicionarse de manera proactiva para manejar este tipo de reclamaciones mediante la implementación de medidas que vinculen claramente al empleado con la firma electrónica, tales como: hacer que los empleados accedan y firmen los documentos a través de un enlace individualizado o con un ID o contraseña únicos que el empleador no pueda cambiar ni acceder; obtener una confirmación por escrito de que el empleado ha firmado electrónicamente el documento, o al menos enviar un correo electrónico de confirmación con copias de los documentos firmados electrónicamente; garantizar que la fecha y la dirección IP queden registradas digitalmente en el documento que se firma; y desarrollar una política de firma electrónica para garantizar la coherencia entre los documentos.
En resumen, firme (imaginariamente) aquí: He leído y comprendido esta perspectiva, procederé con precaución y claridad al utilizar firmas electrónicas en el trabajo y me pondré en contacto con mi asesor laboral si tengo alguna pregunta.
