Avis de confidentialité des clients de Foley & Lardner LLP

1. Introduction

Cet avis de confidentialité décrit la manière dont Foley & Lardner LLP recueille et utilise les données personnelles de ses clients et d'autres entités liées dans le cadre de la représentation de ses clients, y compris par le biais d'e-mails, de textes et d'autres communications électroniques entre les clients et d'autres entités liées et Foley.

Foley & Lardner LLP ("Foley" ou "nous") respecte la vie privée de ses clients et prospects ("clients") et, dans la mesure où la loi l'exige, d'autres entités liées (y compris les employés, dirigeants, propriétaires, administrateurs, membres du personnel médical, sous-traitants ou autres personnels de nos clients, ainsi que les parties adverses de nos clients) ("entités liées") et s'engage à la protéger en se conformant à la présente politique. Cependant, en tant que cabinet d'avocats, les règles de conduite professionnelle applicables ("Règles") prévalent sur tout conflit entre cette politique et les Règles et peuvent limiter vos droits et les obligations de Foley décrites dans cet Avis de Confidentialité du Client.

Le présent avis de confidentialité du client (notre "avis de confidentialité du client") décrit les types d'informations que nous pouvons recueillir auprès d'un client ou d'entités apparentées ou qu'un client ou des entités apparentées peuvent fournir dans le cadre de notre représentation d'un client dans une affaire juridique pour laquelle nous avons été engagés, retenus ou proposés d'être engagés ou retenus (chacun, une "affaire") et nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de conservation, de protection et de divulgation de ces informations.

Cette politique s'applique aux informations que nous recueillons dans le cadre de notre représentation juridique d'un client dans des affaires, par quelque moyen que ce soit, y compris par courrier électronique, téléphone et télécopie, notre portail client, notre site FTP et d'autres communications.

Elle ne s'applique pas aux informations collectées par l'un de nos sites web, y compris nos sites web à l'adresse www.foley.com, ni à toute autre information collectée à des fins non liées à notre représentation ou à notre proposition de représentation d'un client dans le cadre d'une affaire.

Veuillez lire attentivement cette politique pour comprendre nos politiques et pratiques concernant les informations de nos clients et entités apparentées et la manière dont nous les traitons. Cet avis de confidentialité des clients peut être modifié de temps à autre (voir Modifications de notre avis de confidentialité des clients). Votre utilisation continue de Foley pour des services juridiques (que ce soit en tant que client ou en tant qu'entité apparentée) après que nous ayons apporté des modifications est considérée comme une acceptation de ces modifications, c'est pourquoi nous vous invitons à consulter régulièrement la présente note d'information sur la protection de la vie privée des clients pour prendre connaissance des mises à jour.

2. Enfants de moins de 18 ans

Bien qu'au cours de la prestation de nos services juridiques à nos clients, nous puissions recevoir des informations concernant un enfant de moins de 18 ans, sauf accord spécifique de Foley, nos services juridiques ne sont pas destinés aux enfants de moins de 18 ans (ou tout autre âge légal de maturité dans la juridiction applicable, s'il est plus élevé). Sauf si nos obligations envers nos clients ou nos obligations éthiques en vertu des règles l'exigent, nous supprimerons toute information concernant un enfant de moins de 18 ans (ou tout autre âge légal de maturité dans la juridiction applicable, s'il est plus élevé) si nous en prenons connaissance.

Nos services juridiques ne sont généralement pas destinés aux enfants de moins de 18 ans (ou, s'il est plus élevé, l'âge de la maturité légale dans la juridiction applicable) (c'est-à-dire l'"âge de la maturité"). Bien que nous puissions recueillir des informations sur une entité apparentée n'ayant pas atteint l'âge de la maturité auprès de clients ou d'entités apparentées, aucune personne n'ayant pas atteint l'âge de la maturité ne peut nous engager directement pour des services juridiques ou nous fournir directement des informations dans le cadre de notre représentation d'un client sans le consentement de son tuteur légal, sur instruction d'un tribunal ou dans des circonstances particulières où le cabinet accepte de représenter un enfant n'ayant pas atteint l'âge de la maturité. Si nous apprenons que nous avons collecté ou reçu directement des données personnelles d'un enfant mineur sans son consentement ou dans de telles circonstances, nous consulterons notre Client et supprimerons ces informations.

3. Informations que nous recueillons sur les clients et les entités apparentées et comment nous les recueillons

Nous recueillons différents types d'informations sur les personnes, y compris des informations qui peuvent identifier directement une personne, des informations qui concernent une personne mais qui ne l'identifient pas personnellement. Il s'agit notamment des informations que nous recueillons directement auprès de notre client ou d'entités apparentées ou que nous recueillons par ailleurs dans le cadre d'une affaire.

En général

Nous recueillons plusieurs types d'informations auprès des individus et à leur sujet ("données personnelles") :

qui permettent d'identifier personnellement des personnes chez le client et les entités apparentées, telles que le nom, l'adresse postale, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, le numéro d'identification fiscale fédéral et d'autres informations similaires ;
permettant d'identifier personnellement une personne à partir des communications reçues, découvertes ou créées de toute autre manière en rapport avec une question, y compris, par exemple, au cours d'une enquête ou d'une procédure judiciaire.

Nous recueillons ces informations :

directement auprès de nos clients et entités apparentées lorsqu'ils nous les fournissent sous quelque forme que ce soit ;
d'experts, de témoins et d'autres tiers lorsqu'ils nous les fournissent sous quelque forme que ce soit ;
lors d'enquêtes, de recherches et d'autres activités similaires menées par nous dans le cadre de notre représentation d'un client pour une affaire.

Nous utilisons les données personnelles que nous recueillons auprès de nos clients pour facturer et percevoir nos honoraires et pour fournir des services juridiques dans les affaires de nos clients. Certaines des données personnelles que nous collectons sont nécessaires pour conclure un contrat de services juridiques avec Foley, pour que Foley exécute le contrat et pour fournir nos services juridiques à nos Clients. Si vous, en tant que Client, refusez de fournir ces Données Personnelles ou retirez votre consentement à notre traitement des Données Personnelles (le cas échéant), dans certains cas nous pourrions ne pas être en mesure de conclure le contrat ou de remplir nos obligations envers vous dans le cadre de celui-ci.

4. Comment nous utilisons les informations de nos clients et entités apparentées

Nous utilisons les données à caractère personnel à diverses fins décrites ci-dessous, notamment pour :

fournir à nos clients les services juridiques liés à l'affaire ;
communiquer avec les tribunaux, les agences gouvernementales, les arbitres, les médiateurs, les assureurs, les comptables, les auditeurs, les avocats de la partie adverse et d'autres entités similaires dans le cadre de nos services juridiques ;
communiquer avec les entités apparentées si une procédure judiciaire l'exige ;
communiquer avec des experts et d'autres témoins, les retenir ou obtenir d'une autre manière des informations de leur part ;
faire valoir nos droits découlant de contrats et d'autres procédures juridiques ;
se conformer aux règles de conduite professionnelle ;
informer nos clients des changements ; et
fournir à nos clients des avis concernant leur compte

Nous utilisons les informations que nous recueillons sur les clients ou les entités apparentées ou qu'ils nous fournissent, y compris les données à caractère personnel :

fournir à notre client nos services juridiques dans le cadre d'une affaire ;
communiquer avec les entités apparentées, le cas échéant, dans le cadre de notre représentation du client ;
communiquer avec les tribunaux, les agences gouvernementales, les arbitres, les médiateurs, les assureurs, les comptables, les auditeurs, les avocats de la partie adverse et d'autres entités similaires ;
de se conformer aux règles de conduite professionnelle ;
fournir à notre client des avis concernant son compte ou l'état d'avancement d'une affaire, y compris à des fins de facturation et de recouvrement ;
pour nous acquitter de nos obligations et faire valoir nos droits découlant de toute lettre de mission ou de tout autre contrat conclu entre notre client et nous, ou que nous concluons au nom de nos clients, y compris pour la facturation et le recouvrement ;
de toute autre manière que nous pourrions décrire lorsque nous recevons les données à caractère personnel ;
pour réaliser toute autre finalité pour laquelle les données à caractère personnel nous ont été fournies ; et
à toute autre fin avec le consentement de notre client ou de l'entité apparentée.

Avec le consentement de nos clients, nous pouvons utiliser les données personnelles de nos clients pour les contacter au sujet de l'actualité juridique et d'autres sujets de réflexion. Les clients peuvent consentir à cette utilisation en s'inscrivant à l'un de nos blogs ou à l'une de nos listes de diffusion. Si le client souhaite modifier son choix, il peut le faire à tout moment en cliquant sur le lien "se désinscrire" au bas de tout e-mail que nous lui avons envoyé, en contactant son partenaire ou en contactant Foley aux coordonnées ci-dessous.

5. Divulgation des informations relatives à nos clients et entités apparentées

nos filiales et nos sociétés affiliées ;
les prestataires de services tiers auxquels nous faisons appel pour soutenir nos activités ;
les cours, les tribunaux et les avocats de la partie adverse, le cas échéant ;
avec le consentement de notre client ou d'une entité apparentée.

Nous pouvons également divulguer vos données personnelles lorsque cela est requis ou autorisé par nos obligations éthiques en vertu des règles ou de la loi applicable.

Nous ne partageons pas, ne vendons pas et ne divulguons pas les données personnelles des clients ou des entités apparentées à des fins autres que celles décrites dans le présent avis de confidentialité. En tant qu'avocats, notre divulgation des données personnelles d'un client ou d'une entité apparentée peut être limitée par nos obligations en vertu des règles de responsabilité professionnelle applicables ou d'autres lois similaires applicables aux avocats ou aux données personnelles particulières. Toutefois, nous pouvons divulguer des informations agrégées sur nos clients sans restriction.

Nous pouvons divulguer les données à caractère personnel que nous collectons ou qui sont fournies par un client ou une entité apparentée, comme décrit dans le présent avis de confidentialité du client :

à nos filiales et sociétés affiliées ;
aux contractants, prestataires de services et autres tiers auxquels nous faisons appel pour soutenir nos activités. Ces entités fournissent des services de soutien informatique et d'infrastructure, de découverte (y compris électronique), d'experts et d'autres consultants similaires, de facturation et de recouvrement, d'assistance au contentieux et d'autres services similaires fournis par des tiers utilisés dans le cadre de notre représentation de nos clients ;
à une cour, à un tribunal ou à l'avocat de la partie adverse, le cas échéant, lorsque cela est nécessaire dans le cadre de la représentation de notre client dans une affaire ;
aux régulateurs et autres agences gouvernementales, telles que l'USPTO, lorsque cela s'avère nécessaire dans le cadre de notre représentation d'un client dans une affaire ;
à d'autres conseils si notre client nous demande de transférer les informations relatives à ses affaires à un autre cabinet d'avocats ;
pour atteindre l'objectif pour lequel notre client ou une entité apparentée les a fournies ; par exemple, si un client ou une entité apparentée nous fournit les coordonnées d'un témoin, nous pouvons divulguer certaines des données à caractère personnel fournies pour préparer et déposer le témoin ;
à toute autre fin divulguée par nous lorsque notre client ou une entité apparentée fournit l'information ; et
avec le consentement écrit exprès de notre client ou de l'entité apparentée.

Nous pouvons également divulguer les données à caractère personnel de nos clients et entités apparentées lorsque cela est autorisé ou requis conformément à nos obligations éthiques en vertu des règles. Cela inclut les cas où il existe une exception à notre devoir de confidentialité dans la juridiction applicable, y compris, de manière générale, si nous estimons raisonnablement que la divulgation est nécessaire :

pour éviter une mort raisonnablement certaine ou des lésions corporelles importantes ;
pour empêcher notre client de commettre un crime ou une fraude dont il est raisonnablement certain qu'elle entraînera un préjudice substantiel pour les intérêts financiers ou les biens d'autrui et pour lequel le client a utilisé ou utilise les services juridiques de Foley ;
pour prévenir, atténuer ou rectifier un préjudice substantiel aux intérêts financiers ou aux biens d'autrui, raisonnablement certain ou résultant de la commission par notre client d'un crime ou d'une fraude pour lequel le client a utilisé les services de Foley ;
pour Foley d'obtenir des conseils juridiques dans le respect des règles applicables en matière de responsabilité professionnelle ;
pour établir une réclamation ou une défense au nom de Foley ou de nos avocats dans une controverse entre Foley ou nos avocats et le client, pour établir une défense à une accusation criminelle ou une réclamation civile contre Foley ou nos avocats basée sur une conduite dans laquelle le client a été impliqué, ou pour répondre à des allégations dans toute procédure concernant la représentation du client par Foley ou nos avocats ;
pour se conformer à une ordonnance d'un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à une demande d'un gouvernement ou d'un organisme de réglementation ; ou
détecter et résoudre les conflits d'intérêts résultant du changement d'emploi de nos avocats ou de changements dans la composition ou la propriété de Foley, mais uniquement si les données à caractère personnel révélées ne compromettent pas le secret professionnel de l'avocat ou ne portent pas préjudice à notre client.

Nous pouvons également divulguer les informations personnelles d'une entité apparentée dans la mesure où elles ne sont pas liées à notre représentation d'un client dans une affaire si nous pensons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Foley, de nos clients ou d'autres personnes.

6. Accès, modification et suppression des informations relatives aux clients et aux entités apparentées

Les clients et les entités apparentées peuvent accéder à leurs données personnelles, les mettre à jour ou les supprimer en nous contactant aux coordonnées ci-dessous ou en contactant le partenaire du client.

Accès et mise à jour. Les clients et les entités apparentées peuvent consulter et modifier leurs données personnelles respectives en nous contactant aux coordonnées ci-dessous ou en contactant le partenaire du client pour lui signaler tout changement ou toute erreur dans les données personnelles que nous détenons sur le client ou une entité apparentée, afin de s'assurer qu'elles sont complètes, exactes et aussi à jour que possible. Il se peut également que nous ne soyons pas en mesure de répondre à la demande d'un client ou d'une entité apparentée si nous pensons que cela enfreindrait une loi ou une exigence légale ou que les informations seraient incorrectes.

Suppression. Les clients peuvent nous demander de supprimer toutes les données à caractère personnel du client et des entités apparentées concernées. Nous ne pouvons supprimer les données à caractère personnel du client et des entités apparentées qu'en mettant également fin à notre représentation du client dans l'affaire, et nous ne mettrons fin à cette représentation que lorsque nous serons autorisés à le faire en vertu du droit applicable. Nous pouvons ne pas accéder à une demande d'effacement d'informations si nous pensons que l'effacement rendrait les informations incorrectes, violerait nos politiques de conservation des documents et de gouvernance de l'information (sous réserve du droit applicable), ou violerait toute loi ou exigence légale, y compris toute obligation pour les cabinets d'avocats de conserver les informations sur les clients et les entités apparentées, ce qui peut inclure une telle conservation à des fins de conflits d'intérêts et d'exigences en matière d'archives financières. Nous pouvons également conserver vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire à l'établissement, à l'exercice ou à la défense de réclamations juridiques par le cabinet. En outre, nous pouvons ne pas accéder à une demande d'effacement d'informations si nous pensons que l'effacement serait contraire à nos droits de conserver des copies de nos dossiers de représentation. Dans tous les autres cas, nous conserverons les données personnelles de nos clients et des entités apparentées applicables, conformément à la présente politique. En outre, nous ne pouvons pas supprimer complètement les données personnelles de nos clients et des entités apparentées concernées, car certaines données peuvent se trouver dans des sauvegardes antérieures. Celles-ci seront conservées pendant les périodes définies dans nos politiques de conservation des documents et de gouvernance de l'information.

7. Droits à la protection de la vie privée selon les juridictions

La législation de certaines juridictions peut conférer à leurs résidents ou aux personnes situées dans ces juridictions des droits supplémentaires concernant l'utilisation des informations personnelles de nos clients ou entités apparentées.

Dans certaines juridictions, la loi peut conférer à nos clients et entités apparentées des droits supplémentaires concernant l'utilisation que nous faisons des données à caractère personnel. Pour en savoir plus sur les droits supplémentaires éventuellement applicables à nos clients ou entités apparentées en tant que résident ou personne physique située dans l'une de ces juridictions, veuillez consulter l'addendum relatif à la protection de la vie privée dans la juridiction concernée, dont le lien figure ci-dessous.

Pour les personnes résidant dans l'Espace économique européen

Si vous êtes situé dans l'Espace économique européen, vous disposez des droits supplémentaires décrits dans l'addendum sur la protection de la vie privée des clients du GDPR.

Vos droits en matière de protection de la vie privée en Californie

Les clients et les entités apparentées résidant en Californie disposent des droits supplémentaires décrits dans l'addendum sur la protection de la vie privée des clients en Californie.

8. Sécurité des données

Les informations transmises sur Internet ne sont pas totalement sûres, mais nous prenons des mesures raisonnables pour protéger les données à caractère personnel de nos clients et entités apparentées.

Nous avons mis en œuvre des mesures destinées à protéger les données à caractère personnel de nos clients et entités apparentées contre toute perte accidentelle et contre l'accès, l'utilisation, la modification et la divulgation non autorisés.

Malheureusement, la transmission d'informations via l'internet n'est pas totalement sûre. Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour protéger les données personnelles de nos clients et des entités apparentées, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de leurs données personnelles transmises sur Internet, y compris par courrier électronique et par le biais de services de téléconférence. Toute transmission de données à caractère personnel se fait aux risques et périls de nos clients et des entités apparentées.

9. Consentement au traitement des données à caractère personnel aux États-Unis

Nous pouvons traiter les données à caractère personnel de nos clients et entités apparentées en dehors de leur pays d'origine, y compris aux États-Unis.

Afin de fournir à nos clients nos services juridiques, nous pouvons être amenés à envoyer et à stocker leurs données à caractère personnel en dehors du pays d'origine où les clients ou les entités apparentées résident ou sont situés, y compris dans des pays qui n'offrent pas un niveau de protection équivalent pour leurs données à caractère personnel. Les données personnelles des Clients et des Entités apparentées peuvent être traitées et stockées aux États-Unis et, dans le cadre de l'Affaire ou si la loi l'exige, les autorités fédérales, étatiques et locales, les tribunaux, les autorités chargées de l'application de la loi ou d'autres organismes de réglementation aux États-Unis peuvent recevoir les données personnelles des Clients et des Entités apparentées. En utilisant nos services juridiques, les Clients déclarent et garantissent qu'ils ont lu et compris ce qui précède et consentent par la présente au stockage et au traitement des données personnelles en dehors du pays où le Client ou les Entités apparentées résident ou sont situés, y compris aux États-Unis. Les clients déclarent et garantissent en outre qu'ils ont obtenu tous les consentements requis de la part des entités apparentées pour ce qui précède.

10. Modifications de notre avis de confidentialité à l'intention des clients

Nous publierons toute modification de notre avis de confidentialité à l'intention des clients sur nos sites web destinés aux clients. Si nous apportons des modifications importantes à notre avis de confidentialité pour les clients, nous pouvons en informer nos clients par le biais de leurs coordonnées que nous avons dans nos dossiers et les inviter à examiner (et à accepter, le cas échéant) les modifications et à en informer toute entité apparentée, si nécessaire.

Nous pouvons modifier cet avis de confidentialité à tout moment. Nous avons pour politique de publier sur cette page toute modification apportée à notre avis de confidentialité pour les clients. Si nous apportons des modifications importantes à la manière dont nous traitons les données personnelles de nos clients et entités apparentées, nous pouvons également en informer nos clients par courrier électronique ou par d'autres canaux de communication via les coordonnées que nous avons dans nos dossiers pour nos clients. La date de la dernière révision du présent avis de confidentialité est indiquée en haut de la page. Il incombe aux clients de s'assurer que nous disposons d'informations de contact actives et actualisées les concernant.

11. Informations sur les contacts

Les clients et les entités apparentées peuvent contacter notre délégué à la protection des données en utilisant les coordonnées ci-dessous. Si un client ou une entité apparentée souhaite nous contacter, il doit nous contacter, ainsi que notre représentant, en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Si les clients ou les entités apparentées ont des questions concernant le traitement de leurs données à caractère personnel, ou s'ils ont des demandes concernant leurs données à caractère personnel conformément aux lois applicables, veuillez contacter notre délégué à la protection des données aux coordonnées indiquées ci-dessous. Si les clients ou les entités apparentées ont des questions, des préoccupations, des plaintes ou des suggestions concernant notre avis de confidentialité pour les clients ou s'ils ont besoin de nous contacter, veuillez nous contacter (ou contacter notre délégué à la protection des données) ainsi que notre représentant dans l'Union européenne aux coordonnées ci-dessous.

Pour contacter Foley
Foley & Lardner LLP
Attn : Office of General Counsel/Privacy Officer
321 N. Clark Street, Suite 2800
Chicago, IL 60654
United States
+1 (833) 701-1071
[email protected]