FOLEY LitAdvantage

Nous sommes conscients que l'un des principaux enjeux pour nos clients est la manière dont nous facturons nos services. Bien que la facturation horaire standard puisse convenir dans certaines situations, nous sommes heureux d'explorer d'autres modes de rémunération dans le cadre du programme FOLEY LitAdvantage. Nous avons utilisé avec succès différentes variantes de tarifs alternatifs (honoraires conditionnels, honoraires conditionnels hybrides, honoraires fixes par affaire ou par phase, honoraires annuels fixes) pour traiter l'ensemble de notre portefeuille d'affaires. Nous serions ravis de discuter avec vous des options tarifaires alternatives qui pourraient répondre à vos besoins.

Chez Foley, nous ne partons pas du principe qu'il est impossible d'établir un budget efficace pour un litige. Chaque fois que nous utilisons une approche de facturation standard — et lorsque cela est pertinent avec des modalités de rémunération alternatives —, nous préparons un budget pour le litige. Nos outils internes nous aident à établir pour vous des budgets de litige plus intelligents, qui estiment plus précisément les coûts des différentes composantes du processus de litige et permettent à votre associé principal d'établir l'estimation la plus précise possible. Nous réexaminons votre budget de litige tous les trimestres. Tout développement majeur susceptible d'avoir une incidence significative sur votre budget sera pris en compte dans un budget actualisé, que vous recevrez dans les cinq jours ouvrables suivant ce développement.

Pour vous aider à visualiser en temps réel les chiffres de votre budget de contentieux et éviter les surprises, nous vous fournissons des rapports générés par Evaluate, notre outil de gestion budgétaire, qui vous permettent de consulter des informations budgétaires complètes, notamment les frais engagés, l'état d'avancement par rapport au budget à ce jour et des projections indiquant si l'affaire sera finalement clôturée dans les limites du budget, en dessous ou au-dessus du budget.

Nous utilisons Evaluate pour surveiller régulièrement l'état du budget de chaque dossier et pour traiter les problèmes dès leur apparition, avant qu'ils n'entraînent un écart important. Cet outil est évolutif et peut générer des rapports par dossier individuel ou par autres catégories, telles que le type de dossier, la zone géographique ou l'unité commerciale. Cet outil innovant et extrêmement utile nous aide à offrir une valeur ajoutée à nos clients.

Nous savons que vous avez besoin d'informations actualisées sur vos dossiers pour pouvoir les gérer efficacement. C'est pourquoi nous avons également développéFOLEY Collaborate, notre bureau virtuel qui vous permet d'accéder aux informations relatives à vos dossiers via un intranet sécurisé, quand et où vous le souhaitez.

Avec FOLEY Collaborate, vous avez un accès rapide et facile à tous les documents et à toute la correspondance liés à vos dossiers. Pratiquement tous les types de documents peuvent être publiés sur FOLEY Collaborate, et les documents peuvent être classés par type ou organisés dans des dossiers personnalisés. Sur la page d'accueil de FOLEY Collaborate, vous pouvez suivre les nouveaux documents, obtenir des informations actualisées sur les dossiers et passer en revue les tâches à accomplir. De plus, les tâches peuvent être attribuées et programmées directement à partir du site FOLEY Collaborate avec notification automatique par e-mail.

Une gestion efficace de tout litige nécessite une évaluation qualitative du dossier dès le départ. Lorsque nous avons l'occasion de travailler sur un nouveau litige, nous vous fournissons une évaluation préliminaire du dossier dans les 30 jours suivant la prise en charge initiale, qui comprend :

• Évaluation de la solidité des demandes et des moyens de défense
• Demandes reconventionnelles réelles ou potentielles
• Exposition potentielle
• Renseignements sur le tribunal et le juge désigné pour entendre l'affaire
• Renseignements sur l'avocat adverse
• Calendrier probable pour cette affaire

Une fois que l'affaire progresse et que les enjeux se précisent, nous vous fournissons une évaluation complète du dossier. Celle-ci comprend une analyse plus approfondie des demandes et des moyens de défense, de votre exposition au risque, ainsi qu'un « tableau de bord » résumant les informations clés dont vous avez besoin pour prendre des décisions en matière de divulgation et de provisions.

Nous utilisons les évaluations de cas pour élaborer un plan d'action judiciaire qui répond le plus efficacement possible à vos objectifs, puis nous gérons de manière proactive le processus prévu par la règle 16 (ou les processus analogues en dehors des tribunaux fédéraux) afin de maintenir l'attention sur l'affaire et de contrôler la communication des pièces.

Nous reconnaissons que, trop souvent, les litiges se déroulent en « pilote automatique » : les clients bénéficient d'un service « standardisé » plutôt que d'un service personnalisé adapté à leurs besoins. Ce n'est pas ainsi que nous procédons chez Foley. Une fois engagés dans un litige, nous nous asseyons avec vous pour discuter de ce que vous espérez accomplir à l'issue de l'affaire. Nous collaborerons avec vous afin de définir concrètement la portée du mandat ainsi qu'un plan de travail complet, proportionné au risque encouru et directement lié à vos objectifs commerciaux.

Nous avons constaté que la divulgation de documents, en particulier à l'ère de la divulgation électronique, peut générer des frais disproportionnés par rapport à l'enjeu d'un litige particulier. Nous avons identifié plusieurs domaines qui, lorsqu'ils sont gérés correctement, peuvent réduire considérablement le déséquilibre entre le coût et la valeur.

Collecte et traitement des données: chaque gigaoctet de données que vous collectez coûte de l'argent, que ce soit pour le supprimer ou le traiter. Collecter trop de données est coûteux et inutile. Afin de minimiser vos coûts, nous nous efforçons de réduire la portée de la collecte et de cibler uniquement les principaux détenteurs de données pertinentes.

Une fois les données collectées, deux approches peuvent être adoptées pour réduire les coûts : le préfiltrage ou l'évaluation précoce des dossiers. Quelle que soit l'approche choisie, l'objectif est de limiter le nombre de documents à traiter et à examiner. Nous utilisons ces techniques de manière intensive afin de réduire au minimum la quantité de données gérées et, par conséquent, le coût du traitement.

Examen des documents: La phase d'examen des documents dans le cadre de la recherche de documents peut être l'aspect le plus long et le plus coûteux d'un litige, mais elle ne doit pas nécessairement grever le budget. La mise en œuvre des mesures d'économie décrites ci-dessus lors des phases de collecte et de traitement permet d'obtenir un ensemble de documents beaucoup plus ciblé et pertinent pour les questions en litige et d'éliminer un pourcentage plus important de documents non pertinents lors de l'examen.

Notre plateforme d'examen, Relativity, utilise des moteurs de recherche conceptuels et par mots-clés très sophistiqués pour aider à identifier les documents potentiellement confidentiels et se concentrer sur les documents les plus importants. Ce logiciel accélère considérablement le processus d'examen et réduit encore davantage les coûts liés à la recherche de documents.

De plus, nous reconnaissons qu'il n'est souvent pas judicieux que les avocats de Foley consacrent leur temps (et votre argent) à l'examen de documents. Lorsque cela est approprié, nous faisons appel à des organisations spécialisées dans les procédures juridiques (LPO), qui peuvent procéder à l'examen des documents en produisant des résultats de très haute qualité à des coûts nettement inférieurs. Nous avons sélectionné plusieurs de ces cabinets et entretenons de bonnes relations avec les meilleurs d'entre eux. Dans les cas où les LPO ne constituent pas la solution adéquate, nous envisageons également de faire appel à des avocats contractuels à faible coût pour effectuer l'examen, afin de réduire les coûts et de permettre aux avocats de Foley de mettre leurs talents à profit là où ils sont vraiment nécessaires.

À l'issue de chaque litige, nous nous réunissons avec vous pour évaluer et analyser le dossier. Sans frais supplémentaires, nous analysons le dossier et déterminons si notre travail nous a permis d'apprendre quelque chose qui pourrait être utile à vos activités commerciales ou qui pourrait servir de base à une recommandation de « meilleures pratiques ».

De plus, nous vous demanderons de remplir notre fiche d'évaluation des services juridiques. Cette fiche vous permet de nous faire part de vos commentaires sur notre performance dans plusieurs domaines, notamment la qualité du travail, la communication et le respect du budget. Nous utiliserons ensuite ces commentaires pour améliorer les services juridiques que nous vous fournissons.

Afin de renforcer notre partenariat avec vous et votre organisation, nous sommes heureux de vous proposer plusieurs services à valeur ajoutée, notamment des évaluations gratuites des risques de conformité et des séminaires CLE périodiques destinés à votre personnel juridique interne, axés sur les problèmes auxquels votre entreprise est régulièrement confrontée.