Foley & Lardner LLP Privacy Addendum for California Employees and Job Applicants (en anglais)

Le présent addenda de confidentialité pour les employés et les candidats à l'emploi de Californie (l'"Avis de confidentialité de l'emploi de Californie") complète les informations contenues dans l'Avis de confidentialité de l'employé de Foley & Lardner LLP ("Foley" ou "nous") et s'applique uniquement à l'ensemble du personnel, des associés, des partenaires, des dirigeants et des entrepreneurs de Foley (collectivement, le "Personnel") et aux candidats à l'emploi ("Candidats") qui résident dans l'État de Californie ("vous"). Nous adoptons cet avis de confidentialité sur l'emploi en Californie pour nous conformer à la loi californienne de 2018 sur la protection de la vie privée des consommateurs ("CCPA") et à tous les termes définis dans la CCPA qui ont la même signification lorsqu'ils sont utilisés dans cet avis de confidentialité sur l'emploi en Californie.

Informations collectées

Dans le cadre de votre rôle en tant que membre du personnel ou membre potentiel du personnel, nous collecterons des informations qui vous identifient, vous concernent, vous décrivent, vous citent en référence, sont susceptibles d'être associées ou pourraient raisonnablement être liées, directement ou indirectement, à vous ou à votre ménage ("informations personnelles"). En particulier, nous collecterons les catégories suivantes d'informations personnelles auprès des candidats à l'emploi ou de notre personnel :

Les informations personnelles ne comprennent pas les informations accessibles au public provenant des registres gouvernementaux, les informations dépersonnalisées ou agrégées sur les consommateurs, ou les informations personnelles couvertes par certaines lois sectorielles sur la protection de la vie privée, telles que le Fair Credit Reporting Act et le Driver's Privacy Protection Act (loi sur la protection de la vie privée des automobilistes) de 1994.

AVIS AUX EMPLOYÉS. En tant qu'assureur autofinancé, Foley est soumis à certaines exigences de la loi californienne sur la confidentialité des informations médicales (CMIA) et de la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA). Nous faisons appel à un administrateur tiers pour gérer notre assurance autofinancée, de sorte que nous ne recevons ni ne conservons vos informations médicales ou de santé. Si nous recevons des informations régies par la CMIA ou la HIPAA, ces informations sont exclues du champ d'application de la CCPA et ne sont pas considérées comme des informations personnelles aux fins de la présente California Employment Privacy Notice, mais elles seront protégées conformément à ces réglementations.

Utilisation des informations personnelles

SI VOUS ÊTES UN CANDIDAT, nous pouvons utiliser ou divulguer les informations personnelles que nous recueillons à une ou plusieurs des fins professionnelles ou commerciales suivantes :

• recruter ;
• la considération pour des postes ouverts actuels ou futurs ;
• vérifier vos informations et effectuer des contrôles d'emploi, d'antécédents et de références, le cas échéant, sous réserve de votre consentement lorsque la loi l'exige, et conserver les dossiers relatifs à ces contrôles comme l'exige la loi ;
• communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement et de votre candidature ;
• l'analyse et l'amélioration de notre processus de candidature et de recrutement ;
• se conformer aux exigences légales et réglementaires applicables ;
• répondre aux demandes des autorités chargées de l'application de la loi et aux exigences de la législation en vigueur, des ordonnances des tribunaux ou des réglementations gouvernementales ;
• la détection des incidents de sécurité, la protection contre les activités malveillantes, trompeuses, frauduleuses ou illégales et la poursuite des responsables de ces activités ; et
• comme cela vous a été indiqué lors de la collecte de vos données personnelles ou comme le prévoit la CCPA.

SI VOUS ÊTES PERSONNEL, nous pouvons utiliser ou divulguer les informations personnelles que nous recueillons à une ou plusieurs des fins professionnelles ou commerciales suivantes :

• pour fournir ou gérer les salaires et les avantages sociaux, y compris les prestations de santé et d'assurance ;
• pour gérer notre personnel et votre carrière ;
• de mettre en œuvre des programmes de formation, de mesurer et d'enregistrer les résultats de la formation ;
• pour la communication avec le personnel de Foley, les clients et les partenaires commerciaux ;
• de conserver des informations sur vos antécédents professionnels, vos performances au travail et les mesures disciplinaires prises à votre encontre ;
• gérer les activités de l'entreprise, notamment planifier le travail, gérer l'organisation de l'entreprise, les actifs de l'entreprise, les voyages et le remboursement des frais, gérer les cartes de crédit de l'entreprise et l'historique des paiements par carte, tenir à jour les répertoires de contacts et les organigrammes de l'entreprise, gérer et conserver les dossiers ;
• pour le traitement de l'infrastructure informatique, y compris le courrier électronique, l'internet, les systèmes de médias sociaux et les partages de fichiers ;
• pour maintenir la sécurité et la sûreté de nos installations, de notre personnel et de nos autres actifs, y compris pour authentifier le personnel qui accède aux ressources informatiques et aux installations de Foley ;
• de procéder à des vérifications d'antécédents et de conformité au cours de votre emploi à Foley et de conserver les dossiers relatifs à ces vérifications ;
• offrir des programmes d'emploi, tels que des services de santé sur place, des voitures de fonction, des régimes de retraite, des options d'achat d'actions et d'autres avantages similaires ;
• pour se conformer aux exigences légales, notamment pour communiquer des informations sur les accidents, les salaires et les impôts aux autorités réglementaires et pour communiquer des informations sur l'emploi et le maintien de la licence aux responsables du barreau de l'État ;
• pour répondre aux demandes des autorités chargées de l'application de la loi et comme l'exige la législation applicable, les ordonnances des tribunaux ou les réglementations gouvernementales ;
• pour évaluer ou conduire une fusion, une cession, une restructuration, une réorganisation, une dissolution ou toute autre vente ou transfert d'une partie ou de la totalité des actifs de Foley, que ce soit en tant qu'entreprise en activité ou dans le cadre d'une faillite, d'une liquidation ou d'une procédure similaire, dans laquelle les informations personnelles détenues par Foley au sujet du personnel font partie des actifs transférés
• détecter les incidents de sécurité, se protéger contre les activités malveillantes, trompeuses, frauduleuses ou illégales et poursuivre les responsables de ces activités ;
• pour les efforts de diversité et d'inclusion à l'intérieur et à l'extérieur de Foley, conformément à la politique de l'entreprise ;
• afin de publier dans votre biographie en ligne et dans le cadre d'efforts de marketing conformément aux politiques de l'entreprise ; et
• comme cela vous a été indiqué lors de la collecte de vos données personnelles ou comme le prévoit la CCPA.

Que vous soyez membre du personnel ou candidat, Foley ne collectera pas d'autres catégories d'informations personnelles et n'utilisera pas les informations personnelles collectées à d'autres fins sans vous en avertir.

Modifications de l'avis de confidentialité relatif à l'emploi en Californie

Foley se réserve le droit de modifier cet avis de confidentialité sur l'emploi en Californie à sa discrétion et à tout moment. Lorsque nous apporterons des modifications à cet avis de confidentialité sur l'emploi en Californie, nous publierons l'avis mis à jour sur le site web de Foley pour les candidats, et sur l'intranet de Foley pour les membres du personnel. Si vous êtes membre du personnel, nous pourrons également vous informer des changements par e-mail, par note interne et/ou par publication sur les sites web internes de Foley.

Informations sur le contact

Si vous avez des questions ou des commentaires sur cet avis de confidentialité de l'emploi en Californie et sur la manière dont Foley recueille et utilise les informations décrites ci-dessus ou dans l'avis de confidentialité de l'employé, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse appropriée ci-dessous :

Les candidats peuvent nous contacter à l'adresse suivante : [email protected].

Le personnel peut contacter le département des ressources humaines à l'adresse suivante : [email protected].