Nous sommes en novembre – Savez-vous où se trouve votre document de régime ?

Considérations relatives au dépôt des demandes de lettre de détermination

Chaque année à cette période (et, espérons-le, même plus tôt), de nombreux promoteurs de régimes se lancent dans la tâche ardue de préparer les demandes de lettres de détermination pour leurs régimes de retraite agréés (c'est-à-dire leurs régimes de participation aux bénéfices, 401(k), pensions et autres régimes similaires). Les promoteurs travaillent souvent avec leurs avocats ou autres conseillers pour recueillir les informations nécessaires et s'assurer que leurs régimes sont conformes à toutes les exigences actuelles de l'IRS.

Une fois la demande de lettre de décision remplie, le promoteur (ou son représentant autorisé) la soumet à l'IRS. L'IRS examine ensuite le formulaire et la structure du plan de retraite. Si l'IRS constate qu'un plan comprend toutes les dispositions et tous les éléments de conception requis, il confirme le statut admissible du plan et délivre une lettre de décision favorable à son égard.

Avant d'entamer le processus long (et souvent coûteux) de demande d'une lettre de détermination, les promoteurs de régimes devraient se poser les questions ci-dessous. Selon les réponses, la tâche du promoteur consistant à préparer la demande pourrait être un jeu d'enfant... ou un véritable cauchemar.

Avons-nous vraiment besoin d'une lettre de décision ?

Compte tenu des coûts liés à la préparation et au dépôt de la demande, les promoteurs de régimes remettent souvent en question la nécessité d'obtenir une lettre de décision pour leurs formulaires et régimes de retraite. Et, pour être honnête, ni l'ERISA ni l'Internal Revenue Code n'exigent des promoteurs de régimes qu'ils obtiennent des lettres de décision pour leurs régimes de retraite (du moins pendant la période couverte par la lettre de décision).

Plans conçus individuellement. Cela dit, les promoteurs de plans conçus individuellement demandent généralement des lettres de détermination pour ces plans. Il y a deux raisons principales à cela : premièrement, une lettre de décision protège le promoteur en limitant la portée des contestations possibles de l'IRS concernant la structure du plan. La plupart des promoteurs de plans savent que leurs plans de retraite comprennent de nombreuses dispositions techniques. Si l'IRS examine un plan et approuve sa forme (en émettant une lettre de décision), le promoteur est protégé contre toute réclamation ultérieure de l'IRS selon laquelle le plan n'est pas conforme.

Deuxièmement, disposer d'une lettre de décision en cours de validité donne au promoteur une plus grande flexibilité pour corriger certaines erreurs du régime. L'une des nombreuses conditions requises pour corriger soi-même des erreurs importantes du régime à l'aide du programme^{« EPCRS »1} de l'IRS est de disposer d'une lettre de décision favorable en cours de validité. Si le plan ne dispose pas d'une lettre de décision favorable, ou si cette lettre n'est pas à jour, le promoteur du plan peut être amené à obtenir l'accord de l'IRS (et à payer des frais supplémentaires) pour corriger l'erreur. Obtenir l'accord de l'IRS pour corriger une telle erreur peut s'avérer beaucoup plus coûteux que d'obtenir une lettre de décision dès le départ.

Plans préapprouvés. Les employeurs qui ont adopté un plan préapprouvé (un plan prototype ou un plan à soumission en volume) peuvent se fier à la lettre consultative de l'IRS émise au promoteur du plan pour bénéficier des protections décrites ci-dessus. Toutefois, si l'employeur a considérablement modifié le plan préapprouvé (ce qui le fait considérer comme un plan conçu individuellement), il peut demander sa propre lettre de détermination pour le plan.

Devrions-nous déposer notre demande dès maintenant ?

À compter du 1er février 2006, l'IRS a mis en place un nouveau système pour le dépôt des demandes de lettres de détermination. Le nouveau système a établi cinq cycles échelonnés de cinq ans pour les lettres de détermination. Les promoteurs de régimes ont été affectés à un cycle en fonction du dernier chiffre de leur numéro d'identification d'employeur (« EIN »). Par exemple, les employeurs dont le numéro EIN se termine par 4 ou 9 peuvent déposer leur demande de lettre de détermination à partir du 1er février 2014, mais au plus tard le 31 janvier 2015. Les employeurs dont l'EIN se termine par 5 ou 0 peuvent déposer leur demande à partir du 1er février 2015, mais au plus tard le 31 janvier 2016, et ainsi de suite. Des règles spéciales peuvent s'appliquer aux régimes gérés par des groupes contrôlés, des groupes de services affiliés et des régimes multi-employeurs.

Si un promoteur de régime soumet un régime à l'IRS pour examen avant le cycle qui lui a été attribué, l'IRS suspendra généralement l'examen de la demande et attendra le cycle de lettre de détermination approprié pour l'examiner. Par conséquent, un promoteur de régime qui dépose sa lettre de détermination sans tenir compte du cycle qui lui a été attribué peut passer des années à attendre que l'IRS examine la demande. La leçon à en tirer ? À moins d'avoir une bonne raison de soumettre une demande hors cycle (comme la résiliation d'un régime, etc.), les promoteurs de régimes devraient attendre le cycle de détermination qui leur a été attribué pour présenter leur demande.

Que devons-nous inclure dans la demande ?

Pour soumettre une demande de lettre de décision, il faut remplir le formulaire requis (formulaire 5300 ou formulaire 5310 si la lettre de décision est demandée dans le cadre de la cessation du régime), payer les frais d'utilisation requis (actuellement 2 500 $) et rassembler tous les documents requis relatifs au régime. En outre, le promoteur du régime doit informer les participants du régime de la soumission et les informer de leur droit de faire des commentaires à ce sujet. L'IRS encourage les promoteurs à remplir la liste de contrôle jointe au formulaire 5300 afin de s'assurer que leur demande de lettre de décision est complète.

L'un des principaux obstacles auxquels sont confrontés les promoteurs de régimes lorsqu'ils déposent leur demande de lettre de détermination est de retrouver tous les documents requis relatifs au régime. La demande doit inclure une reformulation à jour du régime. Cette reformulation doit inclure toutes les modifications provisoires adoptées depuis la dernière lettre de détermination du régime et doit inclure toutes les modifications identifiées dans la « liste cumulative » la plus récente publiée par l'IRS. (L'IRS publie généralement la liste cumulative chaque année en novembre.) La demande doit également inclure toutes les modifications requises par les directives publiées avant la publication de la liste cumulative, ainsi que des copies signées des modifications, montrant qu'elles ont été adoptées en temps opportun par le promoteur.

Garder une trace du document du régime et des modifications signées peut s'avérer difficile, même dans les meilleures circonstances, compte tenu de la paperasserie que peut générer la gestion d'un régime de retraite. Cette tâche peut toutefois devenir exponentiellement plus difficile lorsque des plans ont été fusionnés, nouvellement adoptés, scindés, résiliés, etc. La création d'un système de gestion des documents du plan dès maintenant (y compris les modifications adoptées, les lettres de détermination antérieures et autres documents pertinents), plutôt que d'essayer de localiser ces documents plus tard, vous évitera d'innombrables maux de tête lors du processus de demande de lettre de détermination.

Lorsqu'il prépare une demande de lettre de détermination pour un régime, le promoteur du régime peut découvrir qu'il n'a pas adopté certaines modifications requises. Selon la modification en question, le promoteur peut être en mesure de corriger cette omission en soumettant un programme de conformité volontaire (par l'intermédiaire de l'EPCRS) avec la demande de lettre de détermination. Des formulaires, des frais et des documents supplémentaires doivent être joints à la soumission du programme de conformité volontaire.²

Combien de temps prendra l'examen de l'IRS ?

L'IRS enverra au promoteur du régime un avis accusant réception de sa lettre de décision. Une fois que le régime aura été attribué à un spécialiste de l'IRS pour examen, celui-ci contactera le promoteur s'il a des questions ou s'il a besoin d'informations supplémentaires sur le régime. Le site Web de l'IRS contient un tableau qui donne aux promoteurs de régimes une idée du moment où leurs demandes de lettre de décision pourraient être attribuées à un agent pour examen.³ D'après ce tableau, au moins certaines demandes soumises aussi tardivement qu'en décembre 2013 semblent toujours en attente d'être attribuées pour examen.

Bien que l'IRS recommande de consulter son site Web pour connaître l'état d'avancement d'une demande de lettre de décision, les promoteurs de régimes peuvent ne pas vouloir attendre. Dans ce cas, ils peuvent contacter l'IRS par téléphone, par fax ou par courrier postal pour connaître l'état d'avancement de leur demande. L'avocat du promoteur ou tout autre représentant autorisé peut également contacter l'IRS pour obtenir plus d'informations, à condition de disposer d'un formulaire 2848 valide attestant de cette désignation.

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La préparation d'une demande de lettre de détermination peut être un processus difficile et stressant pour les promoteurs de régimes. Cependant, au final, les protections dont bénéficie le promoteur grâce à la lettre de détermination l'emportent généralement sur les contraintes liées à la préparation de la demande.

¹ Système de résolution de conformité des régimes d'employés. Le programme EPCRS est décrit en détail dans la procédure fiscale IRS Rev. Proc. 2013-12.
² Voir Rev. Proc. 2013-12.
3 Voir http://www.irs.gov/Retirement-Plans/Determination,-Opinion-and-Advisory-Letter-for-Retirement-Plans—Check-the-Status-of-Your-Letter.

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