Nouvelles procédures d'approbation des lettres de décision de l'IRS pour les plans 403(b)

Depuis de nombreuses années, l'IRS dispose d'un processus de lettre de décision pour les régimes admissibles en vertu de l'article 401(a) du Code, tels que les régimes 401(k) et autres régimes à cotisations définies. Une lettre de décision favorable de l'IRS donnerait à l'employeur promoteur une certaine assurance que, du moins sur le plan formel, le document du régime est à jour et conforme aux exigences réglementaires pertinentes du Code et de l'IRS. Très souvent, les auditeurs qui examinent les états financiers de l'entreprise du promoteur du régime, ainsi que les partenaires commerciaux potentiels, demandent une copie de la dernière lettre de décision favorable de l'IRS afin d'obtenir l'assurance que le régime 401(a) est admissible au régime fiscal. Cependant, une procédure similaire n'existait pas auparavant pour les régimes 403(b). Au cours des dernières années, l'IRS s'est efforcé de donner aux employeurs qui parrainent des plans 403(b) la possibilité d'obtenir un niveau de garantie officielle quant à la conformité documentaire similaire à celui dont bénéficient les entreprises qui parrainent des plans 401(a).  

En 2013, l'IRS a mis en place un programme de documents préapprouvés pour les plans 403(b), qui autorisait les prestataires éligibles à soumettre des prototypes et des documents de soumission en volume pour les plans 403(b) à l'IRS pour examen et approbation. Une fois approuvé par l'IRS, le promoteur principal pouvait autoriser les employeurs individuels à adopter le document prototype (s'ils souhaitaient adopter un plan « tel quel ») ou le document de soumission en volume (s'ils souhaitaient choisir parmi certaines options approuvées par l'IRS). Un employeur qui adoptait un tel document de plan 403(b) préapprouvé pouvait se fier à la lettre d'avis favorable de l'IRS au promoteur principal quant à la conformité du document type du plan avec les règles de l'IRS. Certains éléments, tels que la conformité avec les limites de cotisation prévues à l'article 415 du Code et la question de savoir si le plan était soumis à l'ERISA, n'étaient pas couverts par la lettre d'avis de l'IRS et l'employeur qui adoptait le plan ne pouvait pas s'y fier à cette fin. Ce processus rassurait la plupart des employeurs parrains de plans 403(b) quant à la conformité documentaire, à condition qu'ils utilisent l'un des documents préapprouvés. Cependant, les employeurs qui avaient conçu individuellement des plans 403(b) et n'utilisaient pas l'un des documents préapprouvés ne pouvaient pas obtenir une lettre de décision favorable de l'IRS comme celles délivrées aux employeurs parrains de plans 401(a). L'IRS a désormais modifié cette situation avec une nouvelle procédure fiscale 2022-40, qui permet aux employeurs parrainant des plans 403(b) conçus individuellement de soumettre leur document de plan à l'IRS pour examen et délivrance d'une lettre de décision favorable.

Le nouveau programme est limité, à l'instar du programme de lettres de détermination pour les plans 401(a), à (i) une lettre de détermination initiale pour les nouveaux plans 403(b) (et pour les plans 403(b) de longue date qui ne pouvaient pas auparavant demander une lettre de détermination) et (ii) aux plans 403(b) en voie de cessation. Pour les plans 403(b) individuels existants qui n'ont jamais pu demander une lettre de détermination favorable et dont l'employeur promoteur souhaite désormais demander et recevoir une lettre de détermination favorable initiale, il existe une période d'éligibilité échelonnée en fonction du dernier chiffre du numéro EIN de l'employeur promoteur. Les employeurs dont le numéro EIN se termine par un, deux ou trois seront autorisés à soumettre leur document de plan 403(b) conçu individuellement pour obtenir une lettre de décision initiale à compter du 1er juin 2023 ; ceux dont le numéro EIN se termine par quatre, cinq, six ou sept pourront déposer leur demande à compter du 1er juin 2024, et les employeurs sponsors dont le numéro EIN se termine par huit, neuf ou zéro pourront déposer leur demande à compter du 1er juin 2025. Les employeurs qui parrainent actuellement des plans 403(b) doivent examiner leurs documents de plan actuels afin de déterminer si le dépôt d'une demande de lettre de décision auprès de l'IRS est désormais autorisé en vertu de ces nouvelles règles et s'il est souhaitable pour le plan.

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