Ne laissez pas Casper, le gentil fantôme, signer électroniquement quoi que ce soit pendant cette saison effrayante.
Dans la foulée d'Halloween, alors que les employeurs se préparent à mettre en place de nouvelles politiques ou de nouveaux manuels pour la nouvelle année, il est intéressant de réfléchir à la manière dont les employés pourraient accuser réception et compréhension de ces politiques ou manuels. De nombreux employeurs ont recours aux signatures électroniques (souvent appelées « e-signatures ») pour consigner non seulement ces acceptations de politiques, mais aussi toute une série d'autres éléments, des documents d'intégration aux contrats d'arbitrage, en passant par les clauses restrictives et les accords de licenciement. Les signatures électroniques peuvent être très pratiques, mais un processus de signature électronique trop laxiste peut exposer les employeurs à des problèmes à l'avenir. Heureusement, il existe quelques bonnes pratiques qui peuvent atténuer ces préoccupations :
Accepter explicitement les signatures électroniques
La loi américaine sur les transactions électroniques uniformisées (Uniform Electronic Transactions Act, UETA), adoptée par 49 États (New York faisant exception avec sa propre version analogue), accorde généralement aux signatures électroniques la même validité qu'aux signatures manuscrites lorsque les deux parties acceptent d'utiliser des signatures électroniques. Au niveau fédéral, la loi américaine sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, E-SIGN) autorise également les signatures électroniques valides. Bien qu'un accord sur l'utilisation des signatures électroniques puisse être déduit du contexte, il incombe aux employeurs de consigner cet accord par écrit dans le document lui-même, par exemple en ajoutant une disposition stipulant que le document peut être signé par des signatures électroniques, dont les parties conviennent qu'elles ont la même force et le même effet que les signatures manuscrites. Ce type de formulation permet à la fois de refléter la conformité avec les lois sur les signatures électroniques et d'éviter que les employés ne prétendent par la suite qu'ils n'auraient pas accepté une signature électronique.
Éviter toute ambiguïté dans les communications électroniques Créer des « contrats »
Le fait que les signatures électroniques puissent être tout aussi valables que les signatures manuscrites entraîne parfois des conséquences imprévues. Par exemple, la signature d'un employé sur un e-mail de réponse pourrait-elle constituer une « acceptation » des discussions sur la rémunération ou d'autres conditions que l'employeur ne considérait que comme hypothétiques ou négociables ? Les tribunaux sont parvenus à des conclusions différentes quant à savoir si les e-mails (ou même une série de SMS) créaient un contrat contraignant dans diverses circonstances. Pour éviter ce risque, les employeurs devraient envisager d'utiliser des formulations conditionnelles et des clauses de non-responsabilité dans les e-mails ou les SMS, si nécessaire. Par exemple, les employeurs peuvent expliquer qu'ils ne signeront un accord séparé que d'une certaine manière, décrire les conditions préalables à la consignation future des conditions et préciser qu'ils n'ont pas l'intention d'être liés par des communications par e-mail ou par SMS. En outre, il peut être utile de disposer d'une politique écrite stipulant que seuls certains cadres supérieurs ont le pouvoir de lier l'entreprise, dans la mesure où les employés peuvent prétendre que des e-mails ou des SMS échangés avec des superviseurs non autorisés ont créé des obligations contractuelles.
Se prémunir contre l'argument « Ce n'était pas moi » (peut-être était-ce Casper ?)
Le processus de signature électronique peut soulever des questions quant à savoir si un employé a effectivement signé personnellement le document en question. Les tribunaux ont été confrontés à diverses variantes de l'argument « ce n'était pas moi » et « je n'ai jamais vu ce document auparavant » dans le contexte de la signature électronique. Les employeurs peuvent se positionner de manière proactive pour traiter ces réclamations en mettant en œuvre des mesures qui relient clairement l'employé à la signature électronique, telles que : demander aux employés d'accéder aux documents et de les signer via un lien personnalisé ou à l'aide d'un identifiant ou d'un mot de passe unique que l'employeur ne peut ni modifier ni consulter ; obtenir une confirmation écrite que l'employé a signé électroniquement le document, ou au moins envoyer un e-mail de confirmation fournissant des copies des documents signés électroniquement ; s'assurer que la date et l'adresse IP sont enregistrées numériquement dans le document signé ; et élaborer une politique de signature électronique afin de garantir la cohérence entre les documents.
En résumé, veuillez signer électroniquement (de manière imaginaire) ici : J'ai lu et compris ce point de vue, je ferai preuve de prudence et de clarté lorsque j'utiliserai les signatures électroniques au travail, et je contacterai mon conseiller en matière d'emploi si j'ai des questions.
