Cinq bonnes pratiques en matière de conformité pour… la gestion des courtiers en douane (Partie II)
7 novembre 2024
En complément de notre série bimensuelle intitulée « Ce que toute multinationale devrait savoir » sur divers sujets liés au commerce international, à l'application de la loi et à la conformité, vous trouverez ci-dessous une mise à jour de notre série « Cinq bonnes pratiques en matière de conformité », qui fournit des conseils rapides sur la manière dont les organisations (en particulier les multinationales) peuvent mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de conformité afin d'améliorer leurs programmes de conformité et leurs contrôles internes.
Dans la continuité de notre article publié il y a deux semaines, «Cinq bonnes pratiques en matière de conformité pour […] la gestion des courtiers en douane (Partie I) », voici cinq autres domaines clés à examiner dans le cadre des relations avec les courtiers en douane et les transitaires :
- Coordination avec les courtiers en douane et les transitaires : les importateurs doivent collaborer avec leurs transitaires et courtiers en douane afin de déterminer si les exigences douanières sont systématiquement respectées. Cela inclut le téléchargement régulier des données relatives aux importations afin que vous puissiez vous acquitter de vos obligations en matière de tenue de registres. Si vous ne vérifiez pas régulièrement les informations soumises en votre nom par les courtiers en douane et les transitaires, vous devez mettre en place des procédures pour le faire.
- Vérifiez votre procuration douanière afin de vous assurer qu'elle répond à vos besoins : bien qu'il soit courant d'accorder une procuration douanière à des courtiers en douane, ces procurations doivent être contrôlées afin de s'assurer qu'elles sont exactes et qu'elles ne contiennent aucune autorisation inutile. L'examen des données ACE permet d'identifier facilement tous les courtiers en douane qui ont effectué des déclarations au nom d'un importateur officiel en vérifiant les codes de déclarant sur les déclarations. Toute procuration inutile doit être révoquée. En outre, toute disposition trop large, telle que les procurations à durée indéterminée ou celles qui accordent des pouvoirs à des mandataires pour des questions non douanières, doit être modifiée.
- Inscrivez-vous dans ACE en tant que contact : si votre entreprise ne compte aucun utilisateur inscrit (et familiarisé avec) ACE, les importateurs qui ne sont pas encore inscrits à ACE doivent le faire. Les avantages comprennent la suppression des déclarations d'entrée papier, la réduction des coûts administratifs, l'amélioration des capacités de rapport ACE et la possibilité de remplir les déclarations d'entrée à distance.
- Assurez-vous de disposer de canaux fiables pour recevoir et traiter les demandes des douanes : une fois inscrit à ACE, vous pouvez désigner une personne chargée de recevoir les communications des douanes au sein de l'entreprise. Cela est préférable à la solution consistant à confier au courtier en douane la tâche de recevoir les rapports et de vous les transmettre, ce qui peut entraîner des communications manquées et des délais non respectés.
- Exécutez régulièrement des rapports ACE : ACE n'est pas seulement un portail pour le dédouanement des exportations ; il s'agit d'un système complet de comptabilité (à quelques exceptions près) de toutes les importations effectuées par un importateur. En apprenant comment fonctionne ACE et en se familiarisant avec ses nombreux outils de recherche de données, les importateurs peuvent identifier les possibilités de réduction des droits de douane, détecter les anomalies dans les données soumises et consulter les mêmes données que celles dont dispose les douanes sur leurs propres importations. Si votre entreprise ne dispose pas d'une personne familiarisée avec l'exécution de ces rapports, demandez-les à votre courtier en douane.
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