5 stratégies pour réussir dans une chaîne logistique externalisée
Les services d'approvisionnement sont de plus en plus chargés de mener des initiatives d'externalisation afin d'améliorer la résilience de la chaîne d'approvisionnement, d'optimiser les coûts et de stimuler l'innovation. Les opportunités offertes par l'externalisation de diverses fonctions de la chaîne d'approvisionnement sont indéniables.
De la planification et la production à l'entreposage et au transport, les prestataires externes peuvent offrir un accès à une expertise spécialisée, une capacité évolutive et une technologie de pointe, mais aussi introduire des risques. Une planification et une gestion proactives des risques juridiques, opérationnels et financiers liés à une chaîne d'approvisionnement externalisée aideront les responsables de la chaîne d'approvisionnement à agir de manière stratégique afin de maximiser la valeur et d'éviter les pièges courants.
1. Effectuer une vérification approfondie des sous-traitants potentiels
Au début de tout processus d'approvisionnement, l'accent est généralement mis sur les coûts et les capacités, ce qui est tout à fait légitime. Cependant, les clients attendent souvent trop longtemps avant de procéder à une vérification préalable approfondie des sous-traitants potentiels. Les services d'approvisionnement devraient commencer ces efforts de diligence dès le début afin d'éviter les surprises ou les retards ultérieurs. Cela peut se faire par des moyens formels, tels qu'une demande d'informations (RFI) avant une demande de proposition complète (RFP), ou par d'autres moyens de diligence, en tenant compte de sujets tels que les suivants :
§ Stabilité financière: examiner les états financiers vérifiés, les documents publics, les notations de crédit et la structure du capital.
§ Sécurité et conformité: examiner les registres OSHA/WMS, identifier et garantir le respect des normes de conformité (par exemple, FDA et ISO 13485 pour les dispositifs médicaux) et valider les normes en matière de travail et d'environnement.
§ Cybersécurité: effectuer une vérification préalable en matière de cybersécurité, notamment en ce qui concerne les antécédents d'incidents liés à la sécurité des données et la conformité à des cadres tels que NIST ou ISO 27001.
§ Sous-traitants :exiger la divulgation de l'utilisation prévue des filiales et des sous-traitants. Les fournisseurs tiers critiques doivent être identifiés dès le début et inclus dans la diligence raisonnable.
§ Références clients actuels: demandez à parler directement à plusieurs clients actuels et demandez-leur d'être francs au sujet de la transition, de la fiabilité du service et de la gestion des relations.
§ Couverture d'assurance: confirmez que la couverture d'assurance est suffisante, avec des types et des montants de couverture adaptés aux risques concernés.
2. Intégrer les exigences légales essentielles dans l'appel d'offres
Les conditions juridiques doivent être élaborées dès le début du processus d'approvisionnement et intégrées directement dans chaque appel d'offres d'externalisation. Elles ne doivent pas être introduites après le début (ou pire, à la fin) des négociations sur les prix et les exigences en matière de services. Si les conditions contractuelles requises ne sont pas établies dès le début, les soumissionnaires seront amenés à modifier leur solution – et leur prix – en réponse à ce qu'ils perçoivent comme de « nouvelles » exigences lorsque les conditions juridiques seront introduites. Cela retardera le processus d'approvisionnement, réduira le pouvoir de négociation et entraînera une série de modifications continues des prix qui compromettront l'objectif initial de l'appel d'offres officiel. Pour créer une base solide :
§ Inclure un « accord obligatoire » dans l'appel d'offres. L'accord obligatoire doit être le contrat d'externalisation complet contenant les conditions juridiques préférées du client, et les soumissionnaires doivent être tenus de répondre en indiquant leur marge bénéficiaire proposée.
§ Interdire aux soumissionnaires de joindre leurs propres conditions contractuelles standardà leur réponse et préciser clairement qu'aucune condition fournie par le fournisseur ne sera prise en considération.
§ De même,interdisez aux soumissionnaires de mentionner ou de s'appuyer sur des accords existantsqui pourraient être en vigueur entre les parties. Les accords historiques ou ceux qui ne sont pas axés sur l'externalisation nuiront à la valeur qui peut être réalisée grâce à un processus efficace d'approvisionnement et de sélection des fournisseurs.
§ Exiger des soumissionnaires qu'ils formulent leurs objections aux termes juridiquesde manière précise et par écrit, et préciser clairement que le simple fait d'indiquer « N/A » ou « Inacceptable » sera considéré comme non conforme.
3. Identifier et protéger les données, les systèmes intégrés et la propriété intellectuelle
Toute externalisation moderne de la chaîne d'approvisionnement s'appuiera fortement sur la technologie et nécessitera une intégration et une interopérabilité entre les environnements des clients, des sous-traitants et des tiers. L'externalisation comporte souvent une composante transformationnelle, qui peut entraîner la création de nouvelle propriété intellectuelle (PI). Pour adapter au mieux une solution, protéger les données, les informations et les actifs technologiques, et garantir les droits de propriété intellectuelle et les droits de propriété nécessaires :
§ Identifier les données et les systèmes susceptibles d'être affectés par une externalisationavant la publication de l'appel d'offres et établir des normes relatives au traitement des données et à l'accès aux systèmes, à la propriété des données et aux licences de données/droits des tiers sur les données.
§ Identifiez les intégrations et les dépendances nécessairesavec les systèmes du sous-traitant et des tiers. Faites-le avant la publication de l'appel d'offres et validez-les avant la signature et pendant la transition.
§ Identifiez la nouvelle propriété intellectuelle qui sera introduite ou développée pour l'organisationdans le cadre de l'externalisation, et établissez des attentes claires quant à la manière dont la nouvelle propriété intellectuelle sera développée, maintenue et détenue, tant dans les termes de l'accord que lors des discussions sur les solutions.
§ S'assurer que les livrables opérationnels (par exemple, rapports, manuels d'exploitation, guides, procédures opérationnelles standard et autres contributions à l'environnement opérationnel du client) sont soit détenus en propriété, soit suffisamment licenciéspour qu'il n'y ait aucune restriction quant à la poursuite de l'utilisation des mêmes normes opérationnelles et de la même documentation à la fin de l'externalisation.
§ Lorsqu'un prestataire externe introduit un nouveau système dans l'environnement du client,veillez à clarifier la manière dont le client sera transféré hors du systèmeà la fin de l'externalisation, que ce soit en internalisant la fonction ou en passant à un autre prestataire.
4. Contrat garantissant la cohérence et la transparence dans un contexte modifié
Les chaînes d'approvisionnement sont susceptibles de fluctuer en fonction de facteurs internes et externes, et sont idéalement conçues pour cela. Les sous-traitants peuvent souvent profiter de ces fluctuations naturelles pour introduire de nouveaux frais. Cela réduit l'efficacité de l'externalisation et peut entraîner une rupture de la relation. Pour éviter de vous faire racketter :
§ Inclure une « clause générale » dans les conditions juridiquesafin de préciser que les activités ne doivent pas nécessairement être expressément mentionnées dans le contrat pour être requises dans le cadre des services externalisés : toute activité inhérente et nécessaire à la solution doit être incluse dans les services, sans frais supplémentaires.
§ Veiller à ce que l'externalisation couvre toutes les fonctions exercées en interne ou par les prestataires actuels, sur une période rétrospective raisonnable. Les périodes comprises entre 13 et 18 mois sont courantes, à condition que la nature des fonctions externalisées, la saisonnalité et d'autres cycles économiques déterminent la période appropriée à couvrir.
§ Établir clairement la distinction entre les activités qui font partie des « activités courantes » (BAU) ou qui constituent des«initiatives non récurrentes »(NRI) afin de déterminer si certaines activités sont incluses dans les services externalisés ou s'ajoutent à ceux-ci.
§ Évitez les formulations trop générales concernant les hypothèses, les dépendances et les validationsfréquemment introduites par les sous-traitants.
§ Exiger des sous-traitants qu'ils investissent dans une diligence raisonnableafin de s'assurer qu'ils comprennent les fluctuations inhérentes aux opérations commerciales et à la chaîne d'approvisionnement elle-même, et qu'ils en tiennent compte dans la solution proposée.
5. Établir des contrats d'externalisation qui anticipent et traitent les perturbations et les litiges
L'externalisation exige du fournisseur qu'il s'implique dans l'organisation du client, qu'il travaille aux côtés de son personnel et des prestataires tiers, et qu'il contribue à la réalisation des objectifs commerciaux de ce dernier. Elle nécessite donc un cadre solide de gestion des relations. Tout accord sophistiqué comprendra des droits de résiliation, des procédures formelles de résolution des litiges, des indemnités et une couverture d'assurance, mais il s'agit là de recours de dernier ressort. L'externalisation de la chaîne d'approvisionnement est une fonction commerciale essentielle qui mérite des clauses contractuelles permettant de mieux anticiper et gérer les conflits quasi inévitables qui surviendront au cours de la relation. Concentrez-vous sur des outils tels que :
§ Gestion des performances: les niveaux de service et les indicateurs clés de performance doivent être identifiés, vérifiés et mesurés en interne (ou avec les prestataires actuels) avant de publier l'appel d'offres. La qualité et la cohérence du service sont souvent des critères clés permettant de mesurer le succès ou l'échec d'une externalisation. Les niveaux de service doivent donc être basés sur les résultats et déterminés par les besoins de l'entreprise.
§ Gouvernance: l'externalisation nécessite plus qu'un simple gestionnaire de compte. Définissez les rôles et les responsabilités en matière de gestion des relations, les procédures d'escalade et l'examen structuré et continu des activités.
§ Planification BC/DR :des plans robustes de continuité des activités/reprise après sinistre (BC/DR) ainsi que des tests réguliers et des rapports sur les résultats doivent être exigés. Veiller à ce que les plans et pratiques BC/DR du sous-traitant soient conformes aux activités et aux normes opérationnelles du client.
§ Retarder les droits: les clients peuvent avoir besoin de s'assurer qu'une violation du contrat est traitée, sans pour autant souhaiter (ou pouvoir) mettre fin à la relation. Garantir au client le droit équitable de retenir des frais proportionnels à la durée du manquement important du sous-traitant à l'accord offre une voie de recours qui ne nécessite pas la résiliation du contrat.
Les organisations peuvent tirer des avantages transformateurs de l'externalisation, à condition que ces engagements soient conclus de manière stratégique et réfléchie. Les avantages les plus significatifs des chaînes d'approvisionnement externalisées seront réalisés par les professionnels des achats, du juridique et des opérations qui sauront exploiter le potentiel tout en identifiant et en minimisant les risques potentiels.
Cet article a initialement été publié sur Supply & Demand Chain Executive en décembre 2025.
