フォーリー・アンド・ラーダー法律事務所 クライアント向けプライバシー通知
1. はじめに
本クライアントプライバシー通知は、Foley & Lardner LLPがクライアント及びその他の関連団体を代理する過程において、クライアント及びその他の関連団体とFoleyとの間の電子メール、テキストメッセージその他の電子通信を含む手段を通じて、クライアント及びその他の関連団体に関する個人データを収集・利用する方法について説明するものです。
Foley & Lardner LLP（以下「Foley」または「当社」）は、クライアントおよび見込みクライアント（以下「クライアント」）ならびに、法令で要求される範囲において、その他の関連団体（クライアントの従業員、役員、所有者、取締役、医療スタッフ、請負業者、その他の人員、およびクライアントの相手方を含む） （「関連団体」）のプライバシーを尊重し、本ポリシーの遵守を通じてその保護に努めます。ただし、法律事務所として、本ポリシーと弁護士職業倫理規則（「規則」）との間に矛盾がある場合は規則が優先され、本クライアントプライバシー通知に記載されたお客様の権利およびフォリーの義務が制限される場合があります。
本クライアントプライバシー通知（以下「クライアントプライバシー通知」）は、当社が依頼を受けた、または依頼が提案されている法律問題（以下「案件」）においてクライアントを代理する過程で、当社がクライアントまたは関連団体から収集する可能性のある情報、またはクライアントまたは関連団体が提供する可能性のある情報の種類、ならびに当該情報の収集、利用、維持、保護、開示に関する当社の慣行について説明するものです。
本方針は、当社がクライアントの案件における法的代理業務の一環として収集する情報に適用されます。収集手段には、電子メール、電話、ファクシミリ、クライアントポータル、FTPサイト、その他の通信手段が含まれます。
当社のウェブサイト（www.foley.comを含む）を通じて収集された情報、または当社がクライアントの案件における代理業務または提案中の代理業務に関連しない目的で収集したその他の情報には適用されません。
本ポリシーを注意深くお読みいただき、当社のクライアントおよび関連団体に関する情報の取り扱い方針と実践内容、ならびにその処理方法をご理解ください。本クライアントプライバシー通知は随時変更される場合があります（変更点については「クライアントプライバシー通知の変更」をご参照ください）。変更後の本通知後もフォリー法律事務所の法律サービスをご利用いただく場合（クライアントまたは関連団体として）、当該変更への同意とみなされます。そのため、本クライアントプライバシー通知の更新内容を定期的にご確認ください。
2. 18歳未満の児童
当社がクライアントに法的サービスを提供する過程において、18歳未満の児童に関する情報を入手する場合がありますが、Foleyが特に合意した場合を除き、当社の法的サービスは18歳未満（または適用される法域においてそれ以上の法的成人年齢がある場合はその年齢）の児童を対象としていません。 クライアントに対する義務または規則に基づく倫理的義務により別途要求されない限り、18歳未満（または適用される管轄区域においてそれより高い法定成年年齢がある場合はその年齢）の未成年者に関する情報を認識した場合、当社は当該情報を削除します。
当社の法律サービスは、原則として18歳未満（または該当する管轄区域における法定成年年齢がこれより高い場合はその年齢）（以下「成年年齢」といいます）の子どもを対象としていません。 当社は、クライアントまたは関連団体から成年年齢未満の関連団体に関する情報を収集する場合がありますが、成年年齢未満の者は、法定代理人の同意を得た場合、裁判所の指示による場合、または当事務所が成年年齢未満の児童の代理人となることに同意する特別な事情がある場合を除き、当社に直接法的サービスを提供させたり、クライアントの代理業務の一環として当社に直接情報を提供したりすることはできません。 当事務所が、上記のような同意を得ず、または上記のような状況下で、未成年者から直接個人データを収集または受領したことを知った場合、当事務所はクライアントと協議の上、当該情報を削除します。
3. 当社が収集する顧客および関連団体に関する情報とその収集方法
当社は、個人に関する様々な情報を収集します。これには、個人を直接特定できる情報、個人に関する情報ではあるが単独では当該個人を特定しない情報が含まれます。これには、当社がクライアントまたは関連団体から直接収集する情報、または案件に関連して収集されるその他の情報が含まれます。
一般的に
当社は、個人から、および個人に関する複数の種類の情報を収集します（「個人データ」）：
- クライアントおよび関連事業体の個人を特定できる情報（氏名、住所、電子メールアドレス、電話番号、連邦納税者番号、その他これに類する情報など）
- いかなる事項に関連して受信、発見、またはその他の方法で作成された通信から、個人が特定される可能性のあるもの。これには、例えば、調査または法的開示の過程におけるものが含まれる。
当社は以下の情報を収集します：
- 当社クライアントおよび関連団体から、いかなる形式であれ提供された情報を直接取得します。
- 専門家、証人、その他の第三者から、いかなる形式であれ当社に提供された情報；
- 当社がクライアントの案件に関する代理業務の一環として行う調査、研究、その他これに類する活動において。
当社は、クライアントから収集した個人データを、当社の報酬の請求・回収、およびクライアントの案件における法的サービスの提供に使用します。 当社が収集する個人データの一部は、フォリーとの法律サービス契約締結、契約に基づくフォリーの履行、およびクライアントへの法律サービス提供に必須です。クライアントとして、当該個人データの提供を拒否される場合、または（適切な場合に）個人データ処理への同意を撤回される場合、契約締結が不可能となる、あるいは契約上の義務を履行できない場合があります。
4. 当社がクライアントおよび関連団体の情報をどのように利用するか
当社は、個人データを以下の目的を含む様々な目的で使用します：
- 当該案件に関連する法的サービスをクライアントに提供すること；
- 当社の法的サービスに関連して、裁判所、政府機関、仲裁人、調停人、保険会社、会計士、監査人、相手方弁護士、および類似の団体と連絡を取る。
- 法的手続きにより必要とされる場合、関連する事業体と連絡を取る。
- 専門家その他の証人と連絡を取り、証言を確保し、またはその他の方法で情報を得る；
- 契約その他の法的手続きから生じる権利を行使する；
- 弁護士職業倫理規則を遵守すること；
- 変更についてお客様に通知すること；および
- お客様にアカウントに関する通知を提供します
当社は、お客様または関連団体について収集した情報、またはお客様・関連団体から提供された情報（個人データを含む）を以下の目的で使用します：
- 当該案件に関連する法的サービスをクライアントに提供するため；
- 当社がクライアントを代理する過程において、必要に応じて関連団体と連絡を取るため；
- 裁判所、政府機関、仲裁人、調停人、保険会社、会計士、監査人、相手方弁護士、および類似の団体と連絡を取るため；
- 弁護士職業倫理規定を遵守すること；
- お客様に対し、請求および回収を含む、お客様のアカウントまたは案件の状況に関する通知を提供するため；
- 当社とクライアントとの間で締結された、または当社がクライアントに代わって締結する委任契約書その他の契約に基づき生じる当社の義務を履行し、権利を行使するため（請求および回収を含む）；
- 個人データが提供された際に当社が説明するその他の方法により；
- 当社が個人データを提供されたその他の目的を達成するため；および
- 当社のクライアントまたは関連会社の同意を得た場合、その他の目的のために。
お客様の同意を得た上で、当社はお客様の個人データを利用し、最新の法律ニュースやその他の専門的見解についてご連絡する場合があります。 お客様は、当社のブログやその他の顧客向けメーリングリストに登録することで、この利用に同意することができます。お客様が選択を変更したい場合は、当社が送信した該当するメールの下部にある「配信停止」リンクをクリックするか、担当パートナーに連絡するか、下記の連絡先情報からFoleyに連絡することにより、いつでも変更が可能です。
5. 当社のクライアント及び関連団体の情報の開示
当社は、本クライアントプライバシー通知に記載された目的以外で、クライアントまたは関連団体の個人データを共有、販売、または開示することはありません。当社は、以下の第三者を含む少数の第三者に対して、その個人データを開示します：
- 当社の子会社および関連会社；
- 当社の事業を支援するために利用する第三者のサービスプロバイダー；
- 裁判所、審判所、および必要に応じて相手方弁護士；
- 当社のクライアントまたは関連会社の同意を得て。
規則または適用される法律に基づく当社の倫理的義務により要求または許可される場合、お客様の個人データを開示することがあります。
当社は、本クライアントプライバシー通知に記載された目的以外で、クライアントまたは関連団体の個人データを共有、販売、またはその他の方法で開示することはありません。弁護士として、クライアントまたは関連団体の個人データの開示は、適用される職業上の責任規則または弁護士または特定の個人データに適用されるその他の類似の法律に基づく当社の義務によって制限される場合があります。ただし、当社はクライアントに関する集計情報を制限なく開示することがあります。
当社は、本クライアントプライバシー通知に記載されている通り、収集した個人データ、またはクライアントもしくは関連会社から提供された個人データを開示する場合があります：
- 当社の子会社および関連会社へ；
- 当社の事業を支援するために利用する請負業者、サービスプロバイダー、その他の第三者。これらの事業体は、ITおよびインフラストラクチャ支援サービス、証拠開示（電子証拠開示を含む）、専門家およびその他の類似のコンサルタント、請求および回収、訴訟支援、ならびに当社がクライアントを代理する過程で利用する第三者によるその他の類似のサービスを提供します。
- 当方が依頼者を代理する過程において必要が生じた場合、裁判所、審判所、または相手方弁護士（存在する場合）に対して開示すること。
- 当社がクライアントを代理して案件に対応する過程において、必要に応じて規制当局および米国特許商標庁（USPTO）などの政府機関に対して。
- 当方の依頼人が、当方の依頼人の案件に関連する情報を他の法律事務所に移管するよう当方に要請した場合、当該情報を他の弁護士に移管すること。
- 当社のクライアントまたは関連会社が提供する目的を達成するため。例えば、クライアントまたは関連会社が証人の連絡先情報を当社に提供した場合、当該証人の準備および証言録取のために提供された個人データの一部を開示することがあります。
- 当社が、当社のクライアントまたは関連会社が情報を提供する際にお知らせするその他の目的のため；および
- 当社のクライアントまたは関連会社の書面による明示的な同意を得て
当社が規則に基づく倫理的義務に従い、許可または要求された場合には、クライアントおよび関連団体の個人データを開示する場合があります。これには、適用される管轄区域において守秘義務の例外が認められる場合が含まれ、一般的に以下の場合に開示が必要であると合理的に判断した場合を含みます：
- 合理的に確実な死亡または重大な身体的危害を防ぐために；
- 当クライアントが、他人の財務上の利益または財産に重大な損害をもたらすことが合理的に確実な犯罪または詐欺を犯すことを防止するため、かつ、その犯罪または詐欺の遂行のために当クライアントがフォーリーの法律サービスを利用している、または利用したことがある場合。
- 当社のクライアントがフォリーのサービスを利用した犯罪または詐欺の実行に伴い、クライアントの行為によって合理的に確実である、または生じた他者の財務上の利益または財産に対する重大な損害を防止、軽減、または是正するため。
- フォリーが、適用される専門職の責任に関する規則への当社の遵守について法的助言を得るため；
- フォリーまたは当社の弁護士とクライアントとの間の紛争において、フォリーまたは当社の弁護士に代わって請求または抗弁を確立するため、クライアントが関与した行為に基づくフォリーまたは当社の弁護士に対する刑事訴追または民事請求に対する抗弁を確立するため、またはフォリーまたは当社の弁護士によるクライアントの代理業務に関するいかなる手続における申し立てに対応するため。
- 裁判所命令、法令、または法的手続きに従うため（政府または規制当局からの要請への対応を含む）；または
- 当社の弁護士の転職、またはFoleyの構成または所有権の変更に起因する利益相反を検知し解決するため。ただし、開示される個人データが弁護士と依頼者の秘密保持義務を侵害せず、かつ当社のクライアントに不利益を与えない場合に限り。
また、当社は、関連会社の個人情報を、当該事案におけるクライアントの代理業務に関連しない範囲において、フォリー、当社のクライアント、またはその他の者の権利、財産、安全を保護するために開示が必要または適切であると判断した場合に開示することがあります。
6. クライアントおよび関連団体の情報へのアクセス、変更、削除
お客様および関連団体は、下記の連絡先情報を通じて当社に連絡するか、またはお客様の担当パートナーに連絡することにより、ご自身の個人データにアクセス、更新、または削除することができます。
アクセスと更新。お客様および関連団体は、下記連絡先情報を通じて当社に連絡するか、またはお客様または関連団体に関する個人データの変更や誤りについてお客様の担当パートナーに連絡することにより、各自の個人データを閲覧・変更できます。これにより、個人データが完全かつ正確で、可能な限り最新の状態に保たれます。 なお、お客様または関連団体からのご請求が法令または法的要件に違反すると当社が判断した場合、または情報の正確性を損なうおそれがある場合、当社は当該ご請求にお応えできないことがあります。
削除。クライアントは、当社に対し、当該クライアントおよび該当する関連団体の個人データの全削除を請求することができます。当社は、当該事案におけるクライアントの代理業務を終了させる場合を除き、クライアントおよび関連団体の個人データを削除することはできません。また、当社は、適用される法令に基づき許可される場合にのみ、当該代理業務を終了させます。 情報の削除により内容が不正確となる場合、当社の文書保存・情報管理ポリシー（適用法令に従う）に違反する場合、または法律・法的要件（法律事務所がクライアント及び関連団体情報を保存する義務を含む。これには利益相反目的や財務記録要件のための保存が含まれる）に違反すると当社が判断した場合、情報の消去要求には応じられないことがあります。 当事務所が法的請求権の確立、行使、または防御のために必要と判断した場合、お客様の個人データを保持することがあります。さらに、削除が当事務所の代理業務ファイルの写しを保持する権利と抵触すると判断した場合、情報の消去要求に応じられない場合があります。その他のすべてのケースにおいて、当事務所は本ポリシーに定める通り、クライアントおよび該当する関連団体の個人データを保持します。 なお、過去のバックアップにデータが残存している可能性があるため、お客様及び該当する関連会社の個人データを完全に削除することはできません。これらのデータは、当社の文書保存及び情報ガバナンス方針に定められた期間、保持されます。
7. 管轄区域固有のプライバシー権
特定の法域における法律は、当該法域の居住者または所在する個人に対し、当社がクライアントまたは関連団体の個人情報を利用する際に追加の権利を付与する場合があります。
一部の法域における法令により、当社のお客様および関連会社は、個人データの利用に関して追加の権利を付与される場合があります。お客様または関連会社が、該当する法域の居住者もしくは当該法域に所在する個人として適用される可能性のある追加の権利について詳しくは、下記リンク先の該当法域向けプライバシー補足条項をご参照ください。
欧州経済領域内に所在する個人向け
欧州経済領域（EEA）にお住まいの場合、GDPRクライアントプライバシー補遺に記載されている追加の権利を有します。
カリフォルニア州におけるあなたのプライバシー権
カリフォルニア州に居住するクライアントおよび関連団体は、カリフォルニア州クライアントプライバシー補遺に記載されている追加の権利を有します。
8. データセキュリティ
インターネット経由で送信される情報は完全に安全とは言えませんが、当社はお客様および関連団体の個人データを保護するために合理的な措置を講じています。
当社は、お客様および関連団体の個人データを偶発的な損失ならびに不正なアクセス、使用、改ざん、開示から保護するための対策を講じております。
残念ながら、インターネットを介した情報の送信は完全に安全とは言えません。当社はクライアントおよび関連団体の個人データを保護するために合理的な措置を講じておりますが、電子メールや電話会議サービスを含むインターネット経由で送信される個人データの安全性を保証することはできません。個人データの送信は、クライアントおよび関連団体ご自身の責任において行っていただきます。
9. 米国における個人データの処理への同意
当社は、お客様および関連団体の個人データを、その本国以外の地域（米国を含む）で処理する場合があります。
当社がクライアントに法的サービスを提供するため、クライアントまたは関連事業体が居住または所在する本国以外の国（個人データの保護水準が同等でない、または提供されない国を含む）へ個人データを送信・保管する必要が生じる場合があります。 お客様および関連団体の個人データは米国で処理・保管される可能性があり、案件の一環として、または法律、連邦・州・地方政府、裁判所、法執行機関その他の規制当局の要請に基づき、米国当局がお客様の個人データを受領する場合があります。 当社の法律サービスを利用することにより、クライアントは上記の内容を読み理解したことを表明・保証し、クライアントまたは関連事業体が所在する国（米国を含む）以外の国における個人データの保管および処理に同意するものとします。クライアントはさらに、関連事業体から上記内容に関する必要な同意をすべて取得していることを表明・保証します。
10. 当社のクライアント向けプライバシー通知の変更
当社のクライアント向けプライバシー通知に変更が生じた場合は、クライアント向けウェブサイトに掲載いたします。クライアント向けプライバシー通知に重要な変更を加えた場合、登録されている連絡先情報を通じてクライアントに通知し、変更内容の確認（必要に応じて承諾）を依頼するとともに、必要に応じて関連会社への通知を依頼することがあります。
当社は、本クライアントプライバシー通知を随時変更する場合があります。変更内容は本ページに掲載することを方針としています。クライアントおよび関連団体の個人データの取り扱い方法に重要な変更を加える場合、当社は登録されている連絡先情報に基づき、電子メールその他の通信手段（）を通じてクライアントに通知する場合があります。本クライアントプライバシー通知の最終改訂日はページ上部に明記されています。 お客様は、当社が保有するお客様の連絡先情報が最新かつ有効で確実に到達可能な状態であることをご自身で責任をもってご確認ください。
11. 連絡先情報
お客様および関連団体は、下記の連絡先を通じて当社のデータ保護責任者にご連絡いただけます。お客様または関連団体が当社に連絡を希望される場合は、下記の連絡先を通じて当社と当社の代理人の双方に連絡する必要があります。
お客様または関連団体が、当社による個人データの処理についてご質問がある場合、または適用法令に基づき個人データに関するご要望がある場合は、下記の連絡先情報より当社のデータ保護責任者までご連絡ください。お客様または関連団体が、当社の「お客様向けプライバシー通知」に関するご質問、懸念事項、苦情、ご提案がある場合、またはその他当社へのご連絡が必要な場合は、下記の連絡先情報より当社（または当社のデータ保護責任者）および欧州連合（EU）における当社の代表者までご連絡ください。
フォーリーへの連絡先
フォーリー・アンド・ラードナー法律事務所
宛先：法務総括責任者／プライバシー担当官
321 N. Clark Street, Suite 2800
Chicago, IL 60654
アメリカ合衆国
+1 (833) 701-1071
[email protected]