GDPRクライアント・プライバシー補遺

1.はじめに

このGDPRプライバシー補遺は、フォーリー＆ラードナーLLPクライアント・プライバシー通知における情報を補足するものであり、欧州経済地域に所在するクライアントおよび関連事業体に適用されます。  

このGDPRクライアント・プライバシー補遺（以下「GDPRクライアント・プライバシー補遺」といいます）は、フォーリー＆ラードナーLLPクライアント・プライバシー通知に含まれる情報を補足するものであり、欧州経済地域、英国またはスイスに所在するすべてのクライアントおよび関連事業体のみに適用されます。当社は、一般データ保護規則（2016/679）および欧州経済地域、英国、またはスイスのいずれかの加盟国による上記の施行法（総称して「GDPR」）を遵守するために、本GDPRクライアント・プライバシー補遺を採択し、GDPRまたは当社のクライアント・プライバシー通知で定義される用語は、本GDPRクライアント・プライバシー補遺で使用される場合、同じ意味を有します。このGDPRクライアント・プライバシー補遺は、当社のクライアント・プライバシー通知で矛盾するものよりも優先されます。 

2.データ管理者、データ保護責任者、および代表者

Foleyおよびクライアントは、案件に関連してFoleyに提供された個人データの独立したデータ管理者です。Foleyは、データ保護責任者および欧州連合における代表者を任命しています。 

Foley およびそのクライアントは、当社が処理する個人データの独立したデータ管理者です。フォーリーは、一般データ保護規則に従い、データ保護責任者および欧州連合における代表者を任命しています。フォーリー、そのデータ保護責任者、またはその代表者は、本GDPRクライアントプライバシー補遺の「連絡先情報」セクションに記載された方法で連絡を取ることができます。 

3. 当社が収集する顧客および関連事業体に関する情報とその収集方法

フォーリーがクライアントおよび関連事業体について収集する個人データは、当社のプライバシーに関する通知に記載されています。

フォーリーが収集するクライアントおよび関連事業体に関する個人データおよびその収集方法は、当社のプライバシーに関するお知らせに記載されています。クライアントから収集する個人データは、当社サービスの契約を締結するために必要となる場合があります。クライアントまたは関連団体に関する個人データをご提供いただけない場合、Foleyがクライアントに案件の代理を提供する能力に影響を与える可能性があります。

4.顧客および関連団体の個人データ処理の合法的根拠

当社は、当社の正当な利益のための処理（個人の権利および自由と釣り合う場合）、顧客との契約に従った義務の履行のための処理、法律で義務付けられている処理、および顧客または関連事業体の同意に基づく処理など、個人データの処理に合法的な根拠を持っています。 

当社の顧客および関連事業体の個人データの処理は、GDPRの下で許可されている場合に限り合法的です。当社は、当社の各処理活動（以下に説明する例外が適用される場合を除く）に対して合法的な根拠を持っています：

• 同意当社のクライアントまたは関連事業体 当社のクライアントまたは関連事業体は、当社に個人データを提供する際、当社のクライアント・プライバシー通知および本GDPRクライアント・プライバシー補遺に記載されているとおり、当社がかかる個人データを収集、使用および共有することに同意します。
  
• 正当な利益。当社は、当社の正当な利益または当社のクライアント、関連事業体、その他の第三者の正当な利益のために必要な個人データを処理します。これらの正当な利益は、当社のクライアントおよび関連事業体の利益および権利と自由との間でバランスが取られており、影響を受ける個人の利益または権利と自由がこれらの正当な利益を上回る場合、当社は個人データを処理しません。当事務所の正当な利益は、当事務所とクライアントおよびその他の関連団体との間のコミュニケーションを円滑にすること、当事務所の弁護士費用を請求および回収すること、クライアントの守秘義務に関する規則を含む適用規則を遵守すること、および当事務所の法的サービスをクライアントに提供することです；
  
• 契約に基づくクライアントへの義務の履行当事務所は、当事務所の法的サービスを提供するための当事務所のクライアントとの契約に基づき、クライアントに対する当事務所の義務を履行するために、クライアントの個人データを処理します；
  
• 法律で要求された場合。当社はまた、法律により要求された場合、または許可された場合、政府の検査、監査、および政府またはその他の公的機関からのその他の有効な要求に応じる場合、召喚令状およびその他の類似の開示要求などの法的手続きに応じる場合、または当社の利益を保護するため、または当社の法的権利および救済を追求するために必要な場合（たとえば、詐欺行為またはその他の犯罪行為および不法行為の防止または検出、訴訟の防御、および苦情またはクレームの管理に必要な場合）、個人データを処理することがあります。また、当社は、顧客の守秘義務に関連する規則を含め、適用される規則を遵守するために必要な個人データを処理することがあります。 

5. 情報の特別なカテゴリー

当事務所は、クライアントの法的請求の確立、行使もしくは防御のために必要な場合、またはクライアントに当事務所の法的サービスを提供するために必要な場合、機微とみなされる個人データを処理することがあります。

Foley によって処理される個人データの中には、個人の人種や民族的出身、政治的意見、宗教的または哲学的信条、労働組合への加盟を明らかにする個人データ、そのような個人の健康に関する個人データ、そのような個人の性生活や性的指向、犯罪歴に関するデータなど、機微（センシティブ）と見なされるものがあります。フォーリーは、クライアントの法的請求の確立、行使、弁護、および本件に関連する法的サービスの遂行に必要な範囲内において、または適用法に基づき別途規定される範囲内においてのみ、これらの情報を処理します。  

6.自動化された意思決定

通常、自動化された意思決定プロセスで個人データを使用することはありません。

フォーリーでは、プロファイリングを含む、個人に関する法的効果をもたらす可能性のある、または同様に個人に重大な影響を与える可能性のある自動意思決定プロセスで個人データを使用することはありません。

7. 顧客および関連事業体の情報ならびに情報へのアクセスおよび訂正に関する権利

クライアントおよび関連事業体は、GDPRに基づき、個人データにアクセスし更新する権利、個人データの使用方法を制限する権利、特定の個人データを別の管理者に移転する権利、クライアントまたは関連事業体の同意をいつでも撤回する権利、クライアントまたは関連事業体に関する特定の個人データを消去させる権利など、特定の権利を有する場合があります。ただし、クライアントおよび関連事業体の権利は、弁護士としての当社の役割の結果、当社が法的特権を主張する場合を含め、制限される場合があります。クライアントおよび関連事業体はまた、当社の個人データの処理について監督機関に苦情を申し立てる権利を有します。 

GDPRは、当事務所のクライアントおよび関連団体に対し、その個人データの処理に関して一定の権利を提供する可能性があります。ただし、弁護士としての役割上、これらの権利は、法的特権の主張が適用される場合、または刑事犯罪の予防、調査、検出、もしくは訴追、または刑事罰の執行のために遵守できない場合には、全部または一部が制限される場合があります。また、司法管轄区域によっては、私たちの職業上の守秘義務の結果として、これらの権利が制限される場合があります。これらの制限を条件として、以下の権利の一部または全部が適用法に基づいて利用できる場合があります：

• アクセスと更新クライアント及び関連事業体は、クライアント又は関連事業体に関する個人データが完全、正確、かつ可能な限り最新であることを確認するため、下記の連絡先までご連絡いただくか、クライアントのリレーションシップ・パートナーに変更又は誤りがある旨をご連絡いただくことにより、それぞれの個人データを確認及び変更することができます。また、法律や法的要件に違反すると思われる場合、または情報が不正確であると思われる場合には、クライアントまたは関連団体のご要望にお応えできない場合があります。
  
• 制限クライアントおよび関連事業体は、特定の状況下において、当社による個人データの処理を制限する権利を有する場合があります。特に、クライアントまたは関連事業体がその正確性に異議を唱えた場合、クライアントまたは関連事業体の個人データの処理が違法であると判断された場合、または該当するクライアントまたは関連事業体の個人データを処理する必要がなくなったが、法律で許可されているため保持している場合、クライアントおよび関連事業体は、その使用を制限するよう要求することができます。
  
• ポータビリティ。フォーリーに提供された個人データが、クライアントまたは関連団体の同意に基づいて処理され、自動化された手段により処理される限りにおいて、クライアントおよび関連団体は、構造化され、一般的に使用され、機械で読み取り可能な形式で、当該個人データの全部または一部のコピーまたはアクセスを提供するよう要求する権利を有します。また、クライアントおよび関連事業体は、技術的に可能な場合、当該個人データを別の管理者に送信するよう要求する権利を有します。
  
• 同意の撤回。当社によるクライアントまたは関連団体の個人データの処理がクライアントの同意に基づいている限りにおいて、当該クライアントは、クライアントとフォーリーとの契約を解除することにより、同意を撤回する権利を有する場合があります。ただし、同意を撤回しても、撤回前のクライアントまたは関連団体の同意に基づく処理の合法性には影響せず、クライアントまたは関連団体の個人データを処理する他の合法的根拠に基づく当社の継続的処理の合法性には影響しません。
  
• 忘れられる権利。クライアントは、適用法で規定される状況下において、クライアントおよび該当する関連団体の個人データのすべてを削除するよう当社に要求する権利を有する場合があります。当社は、当該案件におけるクライアントの代理を終了しない限り、クライアントおよび関連団体の個人データを削除することはできません。当事務所は、削除により情報が不正確になると判断した場合、または法律事務所がクライアントおよび関連団体情報を保持する義務（利益相反目的および財務記録要件による保持を含む）を含む法律または法的要件に違反すると判断した場合、情報の削除要求に応じないことがあります。また、当事務所は、当事務所による法的請求の確立、行使または弁護に必要な場合、お客様の個人データを保持することがあります。その他のすべての場合において、当事務所は、本ポリシーに定めるとおり、お客様および適用される関連事業体の個人データを保持します。また、一部のデータが以前のバックアップに残っている可能性があるため、お客様および該当する関連事業者の個人データを完全に削除することはできません。これらのデータは、当社の文書保持および情報ガバナンスポリシーに定める期間保持されます。
  
• 苦情お客様および関連事業者は、お客様が居住する国、お客様が勤務する国、または適用されるデータ保護法に基づく権利が侵害されたと考える国の適用される監督当局に苦情を申し立てる権利を有する場合があります。ただし、そうする前に、プライバシーに関する懸念を解決するためにお客様と直接協力する機会を提供するため、お客様および関連団体から当社に直接ご連絡いただくようお願いいたします。
  
• 顧客および関連団体の権利行使方法。上記の制限に従うことを条件として、クライアントおよび関連団体は、連絡先情報に記載されているいずれかの方法で当社に連絡することにより、上記の権利を行使することができます。クライアントまたは関連団体が上記の権利を行使するために当社に連絡する場合、当社は、本人確認のために追加情報の提出を求めることがあります。当社は、クライアントまたは関連事業体が身元を確認するために十分な情報を提供しなかった場合、または法的特権の主張を含む当社の法的要件および業務要件を満たせなかった場合、または当社が適用法の下で許可されている場合、職業上の秘密保持義務またはその他同等の義務に基づき、クライアントまたは関連事業体の要求を制限または拒否する権利を留保します。クライアントまたは関連事業体が、個人データへのアクセスについて、根拠のない、反復的な、または過度な要求（当社の合理的な裁量により決定されます）を行った場合、適用される法律で定められた上限を条件として、手数料を請求することがありますのでご注意ください。

8. 米国における個人データ処理への同意

当社は、クライアントおよび関連事業体の個人データを、米国を含む、クライアントおよび関連事業体の自国外で処理することがあります。このような処理を行うのは、法的に許可され、クライアントおよび関連団体の個人データを保護するための適切な保護措置が講じられている場合に限ります。 

クライアントまたは関連事業体が欧州経済地域（「EEA」）に所在する場合、当事務所の法的サービスをクライアントに提供するために、当事務所はクライアントおよび関連事業体の個人データを米国を含むEEA域外に送信および保管することがあります。したがって、クライアントおよび関連団体の個人データは、クライアントおよび関連団体が居住または所在する国以外の国（クライアントおよび関連団体の個人データに対して同等レベルの保護を提供しない、または提供しない可能性のある国を含む）に転送される可能性があります。クライアントおよび関連事業体の情報は米国内で処理および保存される場合があり、米国の連邦、州、および地方政府、裁判所、または法執行機関もしくは規制機関は、米国の法律を通じてクライアントおよび関連事業体の情報の開示を得ることができる場合があります。当事務所の法的サービスを利用することにより、クライアントは上記を読み理解したことを表明し、米国を含む、クライアントまたは関連事業体が居住または所在する国外で個人データが保管および処理されることに同意し、必要なすべての同意を取得し、Foleyに当該個人データを提供するために必要なすべての権利を有することをここに表明します。 

クライアントおよび関連事業体の個人データは、適用されるデータ保護法により要求または許可され、個人データを保護するための適切な保護措置が講じられている場合に限り、フォーリーにより他国に転送されます。クライアントおよび関連事業体の個人データを第三者に移転する際、当社のクライアントプライバシー通知および本GDPRクライアントプライバシー補遺に従って取り扱われることを保証するため、Foleyは、適切かつ必要な場合、Foleyとその他すべてのデータの受領者との間で、該当する場合、欧州委員会が採択した標準契約条項（以下「標準契約条項」）を含むデータ保護契約を使用します。欧州委員会は、標準契約条項に従って個人データを移転することにより、顧客および関連事業体の個人データを適切なレベルで保護することができると判断していますが、ケースバイケースで追加的な措置を講じる必要がある場合もあります。当社が適切かつ必要であると判断した場合には、標準契約条項をこのように補足しています。これらの標準契約条項に基づき、当社のクライアントおよび関連事業体は、データが当該第三者に移転されなかった場合と同様の権利を有しますが、これらの権利は、適用される法律または職務上の責任に関する規則により認められる場合、当社の弁護士としての役割により制限されることがあります。クライアントおよび関連事業体は、以下の連絡先情報を通じて当事務所に連絡することにより、データ保護契約の写しを請求することができます。 

9.データ保持期間

当事務所は、当事務所の内部文書保管方針に従って、クライアントおよび関連事業体の個人データを保管します。別段の指示がない限り、当社は、案件に関連するすべての情報を、案件の終了後少なくとも10年間保存することができます。また、クライアントおよび関連団体の情報をより長期間保存する場合もあります：

• バックアップとディザスタリカバリのシステムについて
• 当社または当社のクライアントの法的利益を保護するために必要な期間。
• その他の法的要件または職務規定に基づく義務を遵守するため。

Foley は、案件においてクライアントの代理を務める期間を含め、当社の内部文書保管ポリシーに従ってクライアントおよび関連事業体の個人データを保管します。また、案件の終了後、最低10年間は個人データを保持する場合があります。この期間経過後も、当社はクライアントおよび関連団体の個人データおよびその他の情報を保持することがあります：

• 法的要件を遵守するために必要な期間； 
  
• 当社のバックアップおよび災害復旧ポリシーと手順に従い、当社のバックアップおよび災害復旧システム上で行われます；
  
• 当社または当社のクライアントの法的利益を保護するため、または当社の法的権利および救済を追求するために必要な期間； 
  
• 弁護士職務規定に基づく義務を遵守するため。
  
• 集計またはその他の方法で匿名化され、クライアントおよび関連事業体を特定できなくなったデータについては、無期限。

10. 本GDPRクライアント・プライバシー補遺の変更

フォーリー＆ラードナー法律事務所は、当社の裁量で、いつでも、当社のクライアント・プライバシー通知に記載されているとおり、本GDPRクライアント・プライバシー補遺条項を変更する権利を留保します。本GDPRクライアント・プライバシー補遺に変更を加える場合、 、本ウェブページに更新された通知を掲載し、通知の発効日を更新します。変更の掲載後、クライアントが引き続き当事務所の法的サービスを利用する場合、クライアントは当該変更に同意したものとみなされます。

11.連絡先

クライアントおよび関連事業体は、以下の連絡先を通じて、当社のデータ保護責任者に連絡することができます。クライアントまたは関連事業体が当社への連絡を希望する場合は、以下の連絡先を通じて当社および当社の担当者の両方に連絡する必要があります。 

クライアントまたは関連事業体が、当社による個人データの処理について質問がある場合、または適用法に基づき個人データに関する要求がある場合は、以下の連絡先までお問い合わせください。クライアントまたは関連事業体が、当社のクライアント・プライバシー通知、本GDPRクライアント・プライバシー補遺に関して質問、懸念、苦情または提案をお持ちの場合、またはその他当社に連絡する必要がある場合は、当社（または当社のデータ保護オフィス）および欧州連合における当社の代表者の両方に、以下の連絡先までご連絡ください。 

フォーリー（コントローラー）へのお問い合わせ
Foley & Lardner LLP
Attn: Office of General Counsel/Privacy Officer
321 N. Clark Street, Suite 2800
Chicago, IL 60654
United States
+1 (833) 701-1071
[email protected]

データ保護責任者へのお問い合わせ
Joseph Edmondson
Foley & Lardner LLP
777 E. Wisconsin Avenue
Milwaukee, WI 53202-5306
米国
+1 (414) 271-2400
[email protected]