ハロウィーンが過ぎ、雇用主が新年度の新たな方針やハンドブックの導入準備に取り掛かるこの時期、従業員がそれらの受領と理解をどのように確認するかを検討する価値がある。 多くの雇用主は、電子署名（e-signatureとも呼ばれる）に依存しています。これは、これらのポリシー確認だけでなく、入社時書類から仲裁契約、競業避止義務契約、退職合意書に至るまで、あらゆる事項の記録に用いられます。電子署名の利便性は非常に大きいですが、電子署名プロセスが緩すぎると、雇用主は将来的に頭痛の種を招く可能性があります。幸い、こうした懸念を軽減できるベストプラクティスがいくつか存在します：
電子署名を明示的に同意する
統一電子取引法（UETA）は、49州で採択されており（ニューヨーク州は独自の類似版を有するため例外）、両当事者が電子署名の使用に合意する場合、電子署名を自筆署名と同等の効力を有するものとして一般に認めている。連邦レベルでは、電子署名グローバル・ナショナル・コマース法（E-SIGN）も同様に有効な電子署名を認めている。 電子署名の使用に関する合意は文脈から推認される場合もあるが、雇用主は当該合意を文書自体に明記することが望ましい。例えば「本契約書は電子署名により締結され、当事者は電子署名が手書き署名と同等の完全な効力を有することに合意する」といった条項を設ける方法がある。このような文言は電子署名法への準拠を示すと同時に、従業員が後日「電子署名には同意していなかった」と主張する事態を防止できる。
電子通信における曖昧さを回避し、「契約」を創出する
電子署名が手書き署名と同等の法的効力を有する事実は、時に意図せざる結果を招く。例えば、返信メール内の従業員署名欄が、雇用主が仮定的なものや交渉対象として意図しただけの報酬やその他の条件に関する「合意」を文書化したものとみなされる可能性はあるだろうか？ 電子メール（あるいは一連のテキストメッセージ）が様々な状況下で拘束力のある契約を生むか否かについて、裁判所は異なる結論を下している。こうしたリスクを回避するため、雇用主は必要に応じて電子メールやテキストメッセージに条件付き表現や免責条項を盛り込むことを検討すべきである。 例えば、雇用主は以下のように説明できる：別途の合意書は特定の方法でしか締結しないこと、将来の条件文書化の前提条件を明示すること、メールやテキスト通信による拘束を意図していないことを明確にすること。さらに、特定の幹部のみが会社を代表して拘束力のある契約を結ぶ権限を持つ旨の書面ポリシーを整備することは、従業員が無権限の監督者とのメールやテキストが契約上の義務を生じさせたとする主張に対して有効である可能性がある。
「俺じゃないよ」（もしかしたらキャスパーかも？）という言い訳を防ぐ
電子署名プロセスでは、問題の文書を実際に従業員が自ら電子署名したかどうかが疑問視される場合があります。裁判所は電子署名に関して「私ではない」「この文書は見たことがない」といった主張の様々なバリエーションに直面してきました。 雇用主は、以下のような措置を講じることで、従業員と電子署名を明確に結びつけることにより、こうした主張に対処する最善の態勢を事前に整えることができる：・従業員が個別リンク、または雇用主が変更・アクセスできない固有のIDやパスワードを通じて文書にアクセスし署名する仕組みを導入する 従業員が文書に電子署名したことを書面で確認する、あるいは少なくとも電子署名済み文書のコピーを添付した確認メールを送信する；署名対象文書に日付とIPアドレスがデジタル記録されることを保証する；文書間で一貫性を確保するための電子署名ポリシーを策定する。
要するに、ここに（仮想的に）電子署名してください：私はこの見解を読み理解しました。業務で電子署名を使用する際には注意深く明確に対応し、質問がある場合は雇用弁護士に相談します。
