조달 조직은 공급망 회복탄력성 강화, 비용 최적화, 혁신 추진을 위해 아웃소싱 이니셔티브를 주도하는 임무를 점점 더 많이 부여받고 있습니다. 다양한 공급망 기능을 아웃소싱함으로써 얻을 수 있는 기회는 부인할 수 없습니다.
기획 및 생산부터 창고 보관 및 운송에 이르기까지 아웃소싱 제공업체는 전문적인 노하우, 확장 가능한 역량, 첨단 기술에 대한 접근성을 제공할 수 있지만 동시에 위험을 초래하기도 합니다. 아웃소싱된 공급망에서 발생하는 법적, 운영적, 재무적 위험을 사전에 계획하고 관리함으로써 공급망 리더들은 전략적으로 행동하여 가치를 극대화하고 흔히 발생하는 함정을 피할 수 있습니다.
1. 잠재적 아웃소싱 업체에 대해 철저한 실사를 수행하십시오.
모든 조달의 초기 단계에서 가장 중점을 두는 부분은 일반적으로 비용과 역량이며, 이는 당연한 일이다. 그러나 고객들은 잠재적 아웃소싱 업체에 대한 심층 실사를 수행하기까지 너무 오래 기다리는 경우가 많다. 조달 조직은 후속 단계에서 예상치 못한 문제나 지연을 방지하기 위해 초기부터 이러한 실사 노력을 시작해야 합니다. 이는 정식 절차(예: 제안 요청서(RFP) 제출 전 정보 요청서(RFI) 발송)를 통해 수행하거나, 다음과 같은 주제를 고려한 기타 실사를 통해 달성할 수 있습니다:
§ 재무 안정성: 감사받은 재무제표, 공시 서류, 신용등급 및 자본 구조를 검토합니다.
§안전 및 규정 준수: OSHA/WMS 기록을 검토하고, 규정 준수 기준(예: 의료 기기의 경우 FDA 및 ISO 13485)을 확인 및 보장하며, 노동 및 환경 기준을 검증합니다.
§ 사이버 보안: 데이터 보안 사고 이력 및 NIST 또는 ISO 27001과 같은 프레임워크 준수 여부를 포함한 사이버 보안 실사를 수행합니다.
§ 하도급업체:계열사 및 하도급업체의 예정된 사용 목적에 대한 공개를 요구합니다. 핵심 제3자 공급업체는 조기에 식별하여 실사 과정에 포함시켜야 합니다.
§ 현재 고객사 추천인: 여러 현 고객사와 직접 통화할 수 있도록 요청하고, 인수 과정, 서비스 안정성, 관계 관리에 대해 솔직한 의견을 구하십시오.
§ 보험 적용 범위: 관련 위험에 부합하는 보험 적용 유형 및 금액으로 충분한 보험 적용 범위를 확인하십시오.
2. 제안 요청서(RFP)에 법적 필수 요건을 반영하십시오
법적 조항은 조달 초기 단계에서 마련되어 각 아웃소싱 제안 요청서(RFP)에 직접 포함되어야 하며, 가격 및 서비스 요구사항에 대한 협상이 시작된 후(혹은 더 나쁘게는 종료된 후) 도입되어서는 안 됩니다. 필수 계약 조건을 조기에 확립하지 못하면 입찰자들이 법적 조항이 도입될 때 인지된 '새로운' 요구사항에 대응하여 솔루션과 가격을 변경하도록 유도합니다. 이는 조달을 지연시키고 협상력을 약화시키며, 공식 RFP의 취지를 훼손하는 지속적인 가격 수정 과정을 유발합니다. 견고한 기반을 마련하려면:
§ RFP의 일부로 "필수 계약서"를 포함합니다. 필수 계약서는 고객사가 선호하는 법적 조건이 포함된 완전한 아웃소싱 계약서여야 하며, 입찰자들은 제안된 마크업(수정안)으로 응답해야 합니다.
§ 입찰자가제안서제출시자체 표준 계약 조건을포함하는것을 금지하고, 공급자가 제시한 조건은 고려되지 않을 것임을 명확히 한다.
§ 마찬가지로,입찰자들이당사자 간에 체결된기존 계약을 언급하거나 의존하는 것을 금지해야 합니다. 과거의 계약이나 아웃소싱에 초점을 두지 않은 계약은 효과적인 조달 및 공급업체 선정 과정을 통해 실현 가능한 가치를 저해할 수 있습니다.
§ 입찰자에게 법적 조항에 대한 이의를구체적으로 서면으로명시하도록 요구하며, 단순히 "해당 없음(N/A)" 또는 "수용 불가"로 표기하는 것은 비응답으로 간주될 것임을 명확히 한다.
3. 데이터, 통합 시스템 및 지적 재산권(IP)을 식별하고 보호하십시오.
현대적인 공급망 아웃소싱은 기술에 크게 의존하며 고객, 아웃소싱 업체, 제3자 환경 간의 통합 및 상호운용성을 요구합니다. 아웃소싱은 종종 변혁적 요소를 포함하며, 이는 새로운 지적 재산권(IP)의 창출로 이어질 수 있습니다. 최적의 솔루션을 맞춤화하고, 데이터와 정보 및 기술 자산을 보호하며, 필요한 지적 재산권과 소유권을 보장하기 위해서는:
§ 제안 요청서(RFP) 발송 전에아웃소싱으로 인해 영향을 받을 수 있는 데이터 및 시스템을 식별하고, 허용 가능한 데이터 처리 및 시스템 접근, 데이터 소유권, 데이터 라이선싱/제3자 데이터 권리에 대한 기준을 수립한다.
§ 아웃소싱 업체 및 제3자 시스템과의필수 통합 및 종속성을 식별하십시오. 이는 제안 요청서(RFP) 발행 전에 수행하고, 서명 전과 인수 과정 중 모두 검증해야 합니다.
§ 아웃소싱의 일환으로조직에 도입되거나 개발될 새로운 지적 재산권을 식별하고, 계약 조건 및 솔루션 논의 과정에서 새로운 지적 재산권의 개발, 유지 관리 및 소유권에 대한 명확한 기대치를 설정합니다.
§ 운영 결과물(예: 보고서, 운영 매뉴얼, 핸드북, 표준 운영 절차(SOP) 및 고객의 운영 환경에 기여하는 기타 자료)이 소유되거나 충분한 라이선스를 확보하여아웃소싱 종료 후에도 동일한 운영 기준 및 문서를 계속 사용하는 데 제한이 없도록보장한다.
§ 아웃소싱 업체가 고객 환경에 새로운 시스템을 도입할 경우, 아웃소싱 종료 시고객이 해당 시스템에서 어떻게 이관될 것인지(해당 기능을 사내로 이전하거나 다른 공급자로 전환하는 방식 등)에 대해 명확히 해야 합니다.
4. 변경된 상황 하에서의 일관성과 투명성을 위한 계약
공급망은 내부적·외부적 요인에 따라 변동할 가능성이 높으며, 이상적으로는 그러하도록 설계됩니다. 아웃소싱 업체들은 이러한 자연스러운 변동을 새로운 요금을 부과할 기회로 삼는 경우가 많습니다. 이는 아웃소싱의 효율성을 저하시키고 관계 악화로 이어질 수 있습니다. 사소한 비용으로 계속해서 부담을 주는 상황을 피하려면:
§ 계약서에 명시되지 않은 활동도 아웃소싱 서비스의 일부로 요구될 수 있음을 명확히 하기 위해법적 조항에 "포괄적 표현"을 포함시켜야 합니다. 즉, 솔루션에 본질적이고 필수적인 활동은 추가 비용 없이 서비스의 일부로 포함되어야 합니다.
§ 아웃소싱이 합리적인 소급 기간 동안내부적으로 수행되거나 기존 공급자를 통해수행된 모든 기능을 포괄하도록 보장해야 합니다. 아웃소싱 대상 기능의 성격, 계절성 및 기타 비즈니스 사이클에 따라 적절한 기간을 결정해야 하며, 일반적으로 13~18개월 사이의 기간이 적용됩니다.
§ 특정 활동이 아웃소싱 서비스에 포함되는지 또는 추가되는지 식별하기 위해, "평상시 업무(BAU)"의 일부이거나 "비반복적 사업(NRI)"에 해당하는 활동 간의 구분을 명확히 설정한다.
§ 아웃소싱 업체가 자주 도입하는가정, 종속성 및 검증과 관련된 지나치게 포괄적인 표현을 피하십시오.
§ 아웃소싱 업체가사업 운영 및 공급망 자체에 내재된 변동성을 이해하고 이를 제안된 해결책에 반영할 수 있도록적절한 실사 작업에 투자할 것을 요구한다.
5. 교란 및 분쟁을 예측하고 해결하는 아웃소싱 계약을 구축하십시오
아웃소싱은 공급업체가 고객사의 조직에 진입하여 해당 인력 및 제3자 공급업체와 협력하며 비즈니스 목표 달성을 주도해야 하므로, 견고한 관계 관리 체계가 필수적이다. 정교한 계약에는 해지권, 공식 분쟁 해결 절차, 배상 책임 및 보험 적용이 포함되나, 이는 최후의 수단이다. 공급망 아웃소싱은 핵심 비즈니스 기능으로, 관계 과정에서 발생할 거의 불가피한 갈등을 더 잘 예측하고 수용할 수 있는 계약 조건이 필요합니다. 다음과 같은 도구에 집중하십시오:
§성과 관리: 제안 요청서(RFP) 발송 전 서비스 수준과 핵심 성과 지표(KPI)를 사내(또는 기존 공급자와 협의하여) 확인, 검증 및 측정해야 합니다. 서비스 품질과 일관성은 아웃소싱 성공 여부를 가늠하는 핵심 지표이므로, 서비스 수준은 결과 중심적이어야 하며 비즈니스 요구사항에 따라 설정되어야 합니다.
§거버넌스: 아웃소싱에는 단순한 계정 관리자 이상의 역할이 필요합니다. 관계 관리, 에스컬레이션 경로 및 지속적인 체계적 비즈니스 검토를 위한 역할과 책임을 정의하십시오.
§ 비즈니스 연속성/재해 복구(BC/DR) 계획:견고한 비즈니스 연속성/재해 복구(BC/DR) 계획 수립과 정기적인 테스트 및 결과 보고가 의무화되어야 합니다. 아웃소싱 업체의 BC/DR 계획 및 실행이 고객사의 비즈니스 및 운영 기준과 부합하도록 보장해야 합니다.
§ 권리 보류: 고객은 계약 관계 종료 의지(또는 실행 가능성) 없이도 계약 위반 사항이 해결되도록 보장해야 할 수 있습니다. 아웃소싱 업체의 중대한 계약 위반 기간 동안 그 위반 정도에 비례하여 고객이 수수료를 보류할 수 있는 공정한 권리를 보장함으로써, 계약 해지 없이도 시정 조치를 취할 수 있는 길을 마련합니다.
조직은 아웃소싱을 통해 혁신적인 혜택을 얻을 수 있습니다. 단, 이러한 계약이 전략적이고 신중하게 체결될 때에 한합니다. 아웃소싱된 공급망에서 가장 큰 이점은 잠재적 가치를 실현하면서도 잠재적 위험을 식별하고 최소화할 수 있는 조달, 법무, 운영 전문가들이 누리게 될 것입니다.
본 기사는 원래 Supply & Demand Chain Executive 에 게재되었습니다.
