OSHA Emergency Temporary Standard: It’s Out!

De Occupational Safety and Health Administration (OSHA) van het Amerikaanse Ministerie van Arbeid heeft op donderdag⁴ november de Emergency Temporary Standard (ETS) gepubliceerd met betrekking tot vaccinatieverplichtingen en grote particuliere werkgevers. Werkgevers die onder deze norm vallen , moeten uiterlijk op 5 december 2021 aan de ETS voldoen. De ETS staat onder de norm vallende werknemers toe om hun respectieve vaccinatieschema vóór 4 januari 2022 te voltooien (en daarom zijn de testvereisten tot die tijd niet van toepassing).

Hieronder volgen enkele belangrijke punten (we zullen de komende dagen een uitgebreidere bespreking houden over het onderstaande en aanbevelingen voor best practices publiceren):

Werkgevers die onder de regeling vallen: 100 of meer werknemers. Om te bepalen of de werkgever aan de drempel voldoet, moeten werkgevers rekening houden met: (1) alle vestigingen in de VS, (2) inclusief alle deeltijdwerknemers, maar exclusief zelfstandige contractanten; (3) alle vestigingen van bedrijfsentiteiten met meerdere vestigingen; (4) franchises worden apart behandeld; (5) geïntegreerde bedrijven die veiligheidskwesties als één bedrijf behandelen, worden beschouwd als één werkgever; (6) uitzendkrachten/ingehuurde werknemers. niet geteld; en (7) locaties met meerdere werkgevers, zoals bouwplaatsen – elke werkgever telt alleen zijn eigen werknemers.
- De ETS is niet van toepassing op federale aannemers en zorginstellingen die onderworpen zijn aan hun eigen mandaten. Met betrekking tot de laatste groep hebben de Centers for Medicare & Medicaid Services ("CMS") vanochtend een persbericht uitgegeven over hun regelgeving, met de bijbehorende vereisten en een link naar een FAQ. Zorgverleners moeten weten dat de regelgeving morgen van kracht wordt.
Werknemers die onder de regeling vallen: De ETS geldt voor vrijwel alle werknemers, met uitzondering van werknemers die uitsluitend vanuit huis, uitsluitend alleen of uitsluitend buitenshuis werken. Tot de uitzonderingen behoren bijvoorbeeld tuinarchitecten, maar als zij met anderen in voertuigen rijden, vallen zij wel onder de regeling.
Verplicht vaccinatiebeleid of wekelijkse tests en mondkapjes: Werkgevers die onder deze regeling vallen, moeten een verplicht vaccinatiebeleid invoeren of van werknemers verlangen dat zij een mondkapje dragen en zich wekelijks laten testen in plaats van zich te laten vaccineren.
- Als een werknemer niet volledig is gevaccineerd, mag hij/zij niet op de werkplek werken, tenzij hij/zij ten minste eens per zeven dagen wordt getest en de resultaten niet later dan zeven dagen na de datum waarop de werknemer voor het laatst een testresultaat heeft verstrekt, worden verstrekt. Deze tests mogen niet zelf worden uitgevoerd of afgelezen, tenzij dit onder toezicht van de werkgever gebeurt. De ETS verplicht de werkgever niet om de kosten voor het testen te betalen als de werknemer ervoor kiest om zich niet te laten vaccineren, tenzij de werkgever hiertoe verplicht is op grond van andere federale/staatswetten of een collectieve arbeidsovereenkomst (of als de reden om zich niet te laten vaccineren te maken heeft met een aanpassing voor een handicap of een oprechte religieuze overtuiging).
- "Volledig gevaccineerd" betekent twee weken nadat een werknemer zijn laatste vaccinatie heeft gekregen.
Bewijs: Werkgevers die onder de regeling vallen moet gevaccineerde werknemers verplichten om een bewijs van hun vaccinatiestatus te overleggen in de vorm van een vaccinatiekaart, medische documenten of een verklaring. Een verklaring is voldoende ALS de werknemer ook verklaart dat hij de medische documenten kwijt is en deze niet kan overleggen (met de erkenning dat hij strafrechtelijk vervolgd kan worden voor het afleggen van een valse verklaring). Een werkgever die onder deze regeling valt, moet deze gegevens bewaren zoals hij andere vertrouwelijke medische documenten zou bewaren.
- Het bewijs van vaccinatie kan worden verstrekt in digitaal formaat, zoals een digitale foto, pdf of gescande afbeelding. Het bewijs van vaccinatie mag niet mondeling worden verstrekt.
Personeelslijst: Werkgevers die onder deze regeling vallen, moeten een personeelslijst bijhouden met daarop een overzicht van hun werknemers en of zij volledig zijn gevaccineerd, gedeeltelijk zijn gevaccineerd, niet volledig zijn gevaccineerd vanwege medische of religieuze redenen, of niet volledig zijn gevaccineerd omdat zij geen aanvaardbaar bewijs van hun vaccinatiestatus hebben verstrekt (de lijst moet op verzoek aan OSHA worden verstrekt).
Betaald verlof: Werkgevers die onder deze regeling vallen, moeten werknemers "redelijke tijd" (waaronder maximaal 4 uur betaald verlof) geven om zich te laten vaccineren. Werkgevers die onder deze regeling vallen, moeten werknemers ook "redelijke tijd" (waaronder betaald ziekteverlof) geven om te herstellen van eventuele bijwerkingen van de vaccinatie.
OSHA-rapportage: Werkgerelateerde sterfgevallen en ziekenhuisopnames moeten binnen bepaalde termijnen (8 uur voor sterfgevallen; 24 uur voor ziekenhuisopnames) aan OSHA worden gemeld (als het waarschijnlijk is dat deze zijn veroorzaakt door of mede zijn veroorzaakt door de werkplek). Deze vereiste is in overeenstemming met de huidige rapportagerichtlijnen van OSHA voor COVID-19-gerelateerde incidenten en sterfgevallen.
Voorrang: De ETS heeft voorrang op staats- en lokale wetten die in strijd zijn met of conflicteren met de ETS-richtlijnen.

Foley zal de gevolgen van het ETS blijven volgen en begin volgende week een meer gedetailleerde samenvatting met specifieke aanbevelingen publiceren. Schrijf u in de tussentijd zeker in voor ons komende webinar over dit onderwerp, dat gepland staat op woensdag 10 november 2021 om 11.00 uur Central Time. Klik hier voor meer informatie en om u in te schrijven.