Oeps! Mijn bedrijf heeft zijn EEO-1-rapport niet ingediend. Wat nu?

Zoals we vorige maand meldden, was de verlengde deadline van de Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) voor het indienen van een EEO-1 Component 1-rapport voor 2023 (voor betrokken entiteiten) 9 juli 2024. Nu die datum voorbij is, wat moet een bedrijf dan doen als het zich realiseert dat het een EEO-1-rapport had moeten indienen, maar dat niet binnen de deadline heeft gedaan? 

Misschien verrassend genoeg niet veel. 

Ter herinnering: niet alle werkgevers zijn verplicht om het EEO-1-rapport in te vullen. Het EEO-1-rapport vereist dat particuliere werkgevers met 100 of meer werknemers (gemeten als een drempel die op enig moment in het vierde kwartaal van het rapportagejaar wordt bereikt), evenals werkgevers met ten minste 50 werknemers die contracten met de federale overheid hebben met een waarde van meer dan $ 50.000, gegevens indienen over de raciale/etnische en gendersamenstelling van hun personeelsbestand. (Merk op dat geïntegreerde werkgevers of werkgevers die nauw verbonden zijn met andere werkgevers, waarvan het gecombineerde personeelsbestand 100 of meer werknemers telt, ook verplicht zijn om dit rapport in te dienen. Werkgevers kunnen met behulp van het Online Filing System (OFS) van de EEOC bepalen of ze voldoen aan de rapportagevereisten van de EEOC.

De vraag die overblijft voor werkgevers die niet op tijd hebben gerapporteerd, is dus: wat moeten we doen? Het antwoord is simpel: te late rapporten worden niet geaccepteerd. De EEOC beschouwt werkgevers die niet op tijd de vereiste EEO-1-rapporten hebben ingediend als "niet-conform" en staat niet toe dat dergelijke te late rapporten achteraf of tijdens de volgende rapportagecyclus worden ingediend. Deze werkgevers moeten gewoon wachten tot de volgende rapportagecyclus om een actueel EEO-1-rapport in te dienen. Dat gezegd hebbende, kan de EEOC een niet-conforme werkgever een kennisgeving van niet-naleving sturen en op dat moment de mogelijkheid bieden om de te late rapporten alsnog in te dienen. 

Als u een werkgever bent die niet aan de voorschriften voldoet en een dergelijke kennisgeving ontvangt, dient u onmiddellijk een advocaat te raadplegen om te bepalen wat de beste manier is om de situatie efficiënt op te lossen, aangezien de EEOC de bevoegdheid heeft om via een gerechtelijke procedure handhaving af te dwingen — een onnodig duur (en openbaar toegankelijk) proces.

Oké, je hebt de deadline gemist, je kunt geen late aanvraag indienen (tenzij je een specifieke kennisgeving van de EEOC hebt ontvangen) en je bent technisch gezien "niet in overeenstemming". Met wat voor soort aansprakelijkheden krijg je te maken? 

Niets drastisch — althans, niet onmiddellijk. Er zijn geen financiële sancties voor het niet indienen van een rapport, maar zoals hierboven vermeld, kunnen werkgevers door een federale rechtbank worden gedwongen om een rapport in te dienen. Als een werknemer in de tussentijd echter een klacht wegens discriminatie indient bij de EEOC of een andere rechtszaak aanspant, is het waarschijnlijk dat eerdere EEO-1-rapporten een redelijk onderwerp van de claim zullen zijn. Vaak vragen de EEOC en andere administratieve instanties werkgevers om EEO-1-rapporten in verband met het onderzoek naar een klacht. Als een werkgever die onder de wetgeving valt geen EEO-1 heeft ingediend, kan de EEOC een uitspraak van niet-naleving doen, zelfs als de onderliggende beschuldiging van discriminatie ongegrond is. Dit kan op zijn beurt leiden tot een bemiddelingsprocedure waarbij aanvullende nalevingsrapportages en andere niet-geldelijke sancties worden opgelegd. De EEOC zal in ieder geval meer wantrouwig staan tegenover de niet-nalevende werkgever dan wanneer deze wel aan de wetgeving zou hebben voldaan. 

Enkele andere belangrijke overwegingen in verband met EEO-1-aanmeldingen:

• Dien geen valse rapporten in — de straf voor het opzettelijk afleggen van een valse verklaring in een EEO-1-rapport is een boete, een gevangenisstraf van maximaal vijf jaar, of beide.
• Stuur geen EEO-1-rapport per post of e-mail. De EEOC waarschuwt dat zij alleen EEO-1-rapporten accepteert die via het OFS zijn ingediend en gecertificeerd, en geen rapporten accepteert die op papier of via andere elektronische middelen dan het OFS zijn ingediend.
• Als u de deadline voor het indienen van het EEO-1-rapport niet kunt halen, overweeg dan of u een vrijstelling wegens onredelijke bezwaren kunt aanvragen of een schriftelijk voorstel kunt indienen om de indieningsdatum te wijzigen vóór de vereiste indieningsdatum. 

Zoals we eerder hebben geadviseerd, is het essentieel dat werkgevers het belang van EEO-1-rapportage erkennen en prioriteit geven aan naleving van de federale regelgeving. Om toekomstige niet-naleving te voorkomen, moeten werkgevers een verantwoordelijke medewerker of externe leverancier aanwijzen om de EEO-1-rapportage voor volgend jaar te beheren en, indien mogelijk, zich vooraf registreren bij de OFS. De OFS- en EEOC-website zullen ook updates delen over aankomende indieningstermijnen.

Speciale dank gaat uit naar Navea Frazier, een zomermedewerker bij het kantoor van Foley in Chicago, voor haar bijdragen aan dit artikel.