Recente rechtszaken van de EEOC herinneren werkgevers aan hun verplichtingen met betrekking tot voorzieningen voor zwangere werknemers

Vorige week heeft de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) twee rechtszaken aangespannen wegens vermeende schendingen van de Pregnant Workers Fairness Act (PWFA) door werkgevers.

In een rechtszaak die in Alabama is aangespannen, wordt beweerd dat een fabrikant van terreinvoertuigen de PWFA heeft geschonden door een nieuwe werkneemster geen tijdelijke voorzieningen te bieden waardoor zij tijdens haar zwangerschap vrij kon nemen voor doktersafspraken en slechts 40 uur per week kon werken. Volgens de klacht van de EEOC wees de werkgever het verzoek van de werknemer om aanpassingen af met de mededeling dat (i) de werknemer volgens het aanwezigheidsbeleid van de werkgever afwezigheden zou blijven opbouwen voor vrije tijd die zij opnam voor afspraken, totdat zij na afloop van haar proeftijd in aanmerking zou komen voor betaald verlof, en (ii) de werkgever niet kon ingaan op het verzoek van de werknemer om tijdens haar zwangerschap geen overuren te maken, omdat overuren een essentieel onderdeel van haar functie waren. In de klacht wordt verder aangevoerd dat de werkneemster om arbeidsongeschiktheidsverlof had verzocht, maar dat dit werd geweigerd omdat zij nog niet het vereiste aantal maanden in dienst was. In de klacht wordt aangegeven dat de werkneemster uiteindelijk ontslag heeft genomen in plaats van te worden ontslagen omdat zij vrij had genomen om medische afspraken bij te wonen of geen overuren had gemaakt.

In de andere rechtszaak van de EEOC, , die in Oklahoma is aangespannen, wordt beweerd dat een urologische praktijk de PWFA heeft geschonden door een zwangere werkneemster te verbieden om "regelmatig te gaan zitten, korte pauzes te nemen om te eten of te drinken en af en toe haar voeten even omhoog te leggen" om de zwelling en pijn in haar voeten, benen en buik te verlichten; door te weigeren de werkneemster tijdelijk parttime te laten werken; en door de werkneemster te dwingen onbetaald verlof op te nemen in plaats van tijdelijke voorzieningen voor haar zwangerschap te treffen, waardoor de werkneemster had kunnen blijven werken. In de klacht wordt ook aangevoerd dat de werkgever er niet voor heeft gezorgd dat de werkneemster na de bevalling pauzes kreeg om borstvoeding te geven en dat hij het dienstverband van de werkneemster heeft beëindigd toen zij niet in staat was om weer aan het werk te gaan zonder de garantie dat zij de nodige pauzes voor borstvoeding zou krijgen.

Deze zaken zijn de tweede en derde handhavingsmaatregelen die de EEOC in de afgelopen maand heeft genomen. Hoewel alle zaken zich nog in een vroeg stadium bevinden en het nog afwachten is hoe ze door de rechtbanken zullen worden beslecht, dienen ze als een belangrijke herinnering voor werkgevers dat zij moeten voldoen aan hun verplichtingen uit hoofde van de PWFA. De PWFA verplicht werkgevers met name om redelijke aanpassingen te doen voor gekwalificeerde werknemers of sollicitanten met bekende beperkingen in verband met zwangerschap, bevalling of daarmee samenhangende medische aandoeningen, tenzij deze aanpassingen de werkgever onevenredige lasten (d.w.z. aanzienlijke moeilijkheden of kosten) zouden opleveren. Daarnaast verbiedt de PWFA werkgevers om:

• van werknemers verlangen dat zij een bepaalde aanpassing accepteren, tenzij dit het resultaat was van een interactief proces;

• het weigeren van werkgelegenheidskansen op basis van de behoefte van een gekwalificeerde werknemer of sollicitant aan een redelijke aanpassing;
• een werknemer verplichten verlof op te nemen als een andere redelijke aanpassing de werknemer in staat zou stellen te blijven werken; of
• vergelding tegen een werknemer of sollicitant voor het aanvragen of gebruiken van een redelijke aanpassing of het deelnemen aan andere beschermde activiteiten onder de PWFA.

Werkgevers moeten ook begrijpen hoe deze verplichtingen onder de PWFA verschillen van verplichtingen onder de Americans with Disabilities Act (ADA) of wetten inzake gezins- en medisch verlof. Zo hoeven werknemers bijvoorbeeld niet aan te tonen dat ze een handicap hebben wanneer ze een aanpassing aanvragen onder de PWFA. In gevallen waarin de noodzaak van een zwangerschapsgerelateerde aanpassing duidelijk is, hoeven werknemers over het algemeen geen medische documentatie te verstrekken om de noodzaak van een zwangerschapsgerelateerde aanpassing aan te tonen. In dergelijke gevallen kan het verzoek van een werkgever om medische documentatie als onredelijk worden beschouwd. Bovendien moet, in gevallen waarin een werkgever medische documentatie mag opvragen bij de zorgverlener van een werknemer of sollicitant, de documentatie beperkt blijven tot documentatie die (i) de fysieke of mentale toestand en het verband daarvan met zwangerschap, bevalling of een daarmee verband houdende medische aandoening bevestigt, en (ii) de aanpassing van het werk beschrijft die vanwege de aandoening nodig is. Gezien deze beperkingen moeten werkgevers ervoor zorgen dat hun beleid en formulieren voor het aanvragen van aanpassingen een onderscheid maken tussen verzoeken om aanpassingen op grond van de PWFA en verzoeken om aanpassingen op grond van de ADA. Ten slotte moeten werkgevers ervoor zorgen dat ze zwangere werknemers niet verplichten of dwingen om onbetaald of ander beschikbaar verlof op te nemen wanneer de werknemer geen verlof heeft aangevraagd en er andere redelijke aanpassingen mogelijk zijn (bijv. pauzes, aanpassing van de werkplek of taken, tijdelijke overplaatsing, vrijstelling voor medische afspraken, enz.