Laat Casper, het vriendelijke spookje, in dit griezelige seizoen niets elektronisch ondertekenen.
Nu Halloween achter de rug is en werkgevers zich voorbereiden op de invoering van nieuw beleid of nieuwe handboeken in het nieuwe jaar, is het de moeite waard om na te denken over hoe werknemers kunnen bevestigen dat ze dit beleid of deze handboeken hebben ontvangen en begrepen. Veel werkgevers vertrouwen op elektronische handtekeningen (vaak e-handtekeningen genoemd) om niet alleen deze beleidsbevestigingen vast te leggen, maar ook een hele reeks andere zaken, van onboardingdocumenten tot arbitrageovereenkomsten, beperkende convenanten en beëindigingsovereenkomsten. Het gemak van e-handtekeningen kan groot zijn, maar een te losse e-handtekeningprocedure kan werkgevers later voor problemen stellen. Gelukkig zijn er een paar best practices die deze zorgen kunnen verminderen:
Uitdrukkelijk akkoord gaan met elektronische handtekeningen
De Uniform Electronic Transactions Act (UETA), die door 49 staten is aangenomen (New York is de uitzondering met een eigen, vergelijkbare versie), geeft elektronische handtekeningen over het algemeen dezelfde geldigheid als handgeschreven handtekeningen wanneer beide partijen overeenkomen om elektronische handtekeningen te gebruiken. Op federaal niveau staat de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-SIGN) eveneens geldige elektronische handtekeningen toe. Hoewel een overeenkomst om elektronische handtekeningen te gebruiken kan worden afgeleid uit de context, is het raadzaam dat werkgevers die overeenkomst schriftelijk vastleggen in het document zelf, bijvoorbeeld met een bepaling dat het document kan worden ondertekend met elektronische handtekeningen, die volgens de partijen dezelfde rechtsgeldigheid hebben als handgeschreven handtekeningen. Dit soort bepalingen kan zowel de naleving van de wetgeving inzake elektronische handtekeningen weerspiegelen als voorkomen dat werknemers later beweren dat ze niet akkoord zouden zijn gegaan met een elektronische handtekening.
Vermijd onduidelijkheid rond elektronische communicatie door 'contracten' op te stellen
Het feit dat elektronische handtekeningen net zo geldig kunnen zijn als handgeschreven handtekeningen, heeft soms onbedoelde gevolgen. Kan bijvoorbeeld de handtekening van een werknemer op een antwoordmail een 'overeenkomst' vastleggen over discussies over vergoeding of andere voorwaarden die de werkgever alleen als hypothetisch of onderhandelbaar bedoelde? Rechtbanken zijn tot verschillende conclusies gekomen over de vraag of e-mails (of zelfs een reeks sms-berichten) onder verschillende omstandigheden een bindend contract vormen. Om dit risico te vermijden, moeten werkgevers overwegen om waar nodig voorwaardelijke en afwijzende bewoordingen te gebruiken in e-mails of sms-berichten. Werkgevers kunnen bijvoorbeeld uitleggen dat zij alleen op een bepaalde manier een afzonderlijke overeenkomst zullen sluiten, eventuele voorwaarden voor de toekomstige vastlegging van voorwaarden beschrijven en duidelijk maken dat zij niet van plan zijn zich te binden aan e-mail- of sms-communicatie. Daarnaast kan het nuttig zijn om een schriftelijk beleid te hebben waarin staat dat alleen bepaalde leidinggevenden op hoog niveau bevoegd zijn om het bedrijf te binden, voor het geval werknemers beweren dat e-mails of sms-berichten met onbevoegde leidinggevenden contractuele verplichtingen hebben gecreëerd.
Bescherm uzelf tegen het argument 'Ik was het niet' (misschien was het Casper?).
Het proces van elektronische ondertekening kan vragen oproepen over of een werknemer het betreffende document daadwerkelijk persoonlijk elektronisch heeft ondertekend. Rechtbanken hebben te maken gehad met verschillende variaties op het argument dat "ik was het niet" en "ik heb dit document nog nooit gezien" in de context van elektronische ondertekening. Werkgevers kunnen zich proactief het beste positioneren om dergelijke claims af te handelen door maatregelen te nemen die de werknemer duidelijk in verband brengen met de elektronische handtekening, zoals: werknemers toegang geven tot documenten en deze laten ondertekenen via een geïndividualiseerde link of met een unieke ID of wachtwoord die de werkgever niet kan wijzigen of openen; het verkrijgen van een schriftelijke bevestiging dat de werknemer het document elektronisch heeft ondertekend, of op zijn minst het versturen van een bevestigingsmail met kopieën van de elektronisch ondertekende documenten; ervoor zorgen dat de datum en het IP-adres digitaal worden vastgelegd in het document dat wordt ondertekend; en het ontwikkelen van een beleid voor elektronische handtekeningen om consistentie tussen documenten te waarborgen.
Kortom, onderteken hier (fictief) elektronisch: ik heb dit standpunt gelezen en begrepen, zal voorzichtig en duidelijk te werk gaan bij het gebruik van elektronische handtekeningen op het werk en zal bij vragen contact opnemen met mijn arbeidsrechtadvocaat.
