Wat elke multinational moet weten over ... De meest voorkomende mislukkingen op het gebied van risicobeheer in de toeleveringsketen (deel I)
Regelgevende instanties over de hele wereld geven een consistente boodschap aan bedrijven die internationaal actief zijn of internationaal inkopen, namelijk dat zij verantwoordelijkheid moeten nemen voor hun toeleveringsketens. Bovendien staan multinationale ondernemingen onder toenemende druk van belanghebbenden, waaronder investeerders, klanten en regelgevende instanties, om hun activiteiten in overeenstemming te brengen met de principes van Environmental, Social and Governance (ESG), met name op het gebied van dwangarbeid, mensenhandel, moderne slavernij en milieuregelgeving. Deze eisen inzake transparantie en integriteit van de toeleveringsketen vereisen dat multinationale ondernemingen robuuste strategieën ontwikkelen om hun leveranciers te kennen en hun due diligence te doen in hun hele toeleveringsketen.
Wereldwijde toeleveringsketens staan dan ook onder intensief toezicht, waarbij consumenten, regelgevers en investeerders transparantie, ethische inkoop en verantwoordelijkheid voor het milieu eisen. Hoewel veel bedrijven maatregelen hebben genomen om aan deze verwachtingen te voldoen, blijven er echter veel hiaten bestaan op het gebied van naleving en toezicht, vooral in complexe, internationale toeleveringsnetwerken. Deze hiaten stellen bedrijven bloot aan operationele verstoringen, boetes van regelgevende instanties en reputatieschade.
Inzicht in waar nalevingslacunes vaak voorkomen en hoe deze kunnen worden aangepakt, is essentieel voor bedrijven die veerkrachtige en conforme toeleveringsketens willen behouden die voldoen aan de veranderende verwachtingen van regelgevende instanties. Belangrijke misstappen in het beheer van toeleveringsketens vloeien vaak voort uit institutionele, op middelen gebaseerde, regelgevende en uitvoeringsgerelateerde uitdagingen.
Om deze veelvoorkomende valkuilen te helpen vermijden, biedt deze tweedelige serie een overzicht van de meest voorkomende supply chain-problemen die we bij multinationals zien en biedt het praktische oplossingen om deze te vermijden. Het artikel van vandaag richt zich op veelvoorkomende institutionele en regelgevende misstappen; ons volgende artikel (dat in december wordt gepubliceerd) zal zich richten op veelvoorkomende uitvoeringsfouten.
Door deze terugkerende problemen aan te pakken, kunnen bedrijven toeleveringsketens opbouwen die niet alleen voldoen aan de veranderende regelgeving, maar ook bestand zijn tegen toekomstige verstoringen. Van het verbeteren van het toezicht op leveranciers tot het aanpassen aan veranderende regelgeving: door alert te zijn op deze veelvoorkomende misstappen kunnen bedrijven die in het buitenland actief zijn en daar inkopen, een evenwichtige, ethische en duurzame aanpak van het wereldwijde toeleveringsketenbeheer realiseren.
| Institutionele hindernissen | |
| Institutionele inertie overwinnen | |
| Misstep: Veel bedrijven hebben moeite met het implementeren van maatregelen om hun leveranciers beter te leren kennen vanwege institutionele inertie – de weerstand tegen verandering in gevestigde praktijken. Dit komt vaak voort uit verouderde praktijken, een gebrek aan prioriteit voor ESG-doelstellingen en beperkte coördinatie tussen afdelingen. Om deze inertie aan te pakken is sterk leiderschap nodig dat ESG op alle niveaus van de organisatie prioriteit geeft en het integreert in de missie en cultuur van het bedrijf. | Praktische tip: Een algemeen juridisch adviseur kan helpen deze inertie te doorbreken door het management te informeren over de mogelijke ernstige financiële gevolgen als dergelijke praktijken niet worden geïmplementeerd. Een eerste stap in deze voorlichting zou een douane- en toeleveringsketenaudit kunnen zijn om risicogebieden in kaart te brengen. Als uw bedrijf hierin geïnteresseerd is, neem dan contact op met de auteurs. |
| Onvoldoende kennisverspreiding | |
| Misstep: Zelfs wanneer er doelstellingen zijn vastgesteld, moeten organisaties maatregelen nemen om deze effectief binnen de hele organisatie te communiceren. Alle belanghebbenden, waaronder werknemers, leveranciers en zakenpartners, moeten de ESG-principes en verwachtingen ten aanzien van de toeleveringsketen begrijpen, inclusief hoe deze zich snel ontwikkelen en strengere toezichtseisen opleggen. | Praktische tip: Bedrijven die regelmatig uit het buitenland inkopen, moeten regelmatig trainingen, workshops en updates organiseren om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit en goed geïnformeerd is over veranderende doelstellingen en toenemende regelgevingseisen, onder meer op het gebied van dwangarbeid en mensenhandel, naleving van de UFLPA en milieudoelstellingen (die steeds vaker het doelwit zijn van Europese regelgeving). |
| Inconsistente implementatie van doelstellingen bij gelieerde ondernemingen | |
| Misstep: Voor multinationale ondernemingen is het een enorme opgave om naleving en consistentie bij alle dochterondernemingen te waarborgen. Doelstellingen moeten uniform worden geïmplementeerd, met gecentraliseerd toezicht om afwijkingen te voorkomen. Duidelijk en afdwingbaar beleid bij alle filialen en dochterondernemingen is belangrijk, omdat nalevingsproblemen in het buitenland kunnen leiden tot problemen in eigen land, vooral wanneer het gaat om importen die onderworpen zijn aan douanecontrole. | Praktische tip: Als uw organisatie de afgelopen twee jaar geen importcompliance-beoordeling heeft uitgevoerd, overweeg dan om een douane-audit en supply chain-beoordeling uit te voeren om ervoor te zorgen dat uw importcompliance voldoet aan de huidige verwachtingen van de regelgevende instanties. |
| Inconsistente implementatie van doelstellingen bij gelieerde ondernemingen | |
| Misstep: Voor multinationale ondernemingen is het een enorme opgave om naleving en consistentie bij alle dochterondernemingen te waarborgen. Doelstellingen moeten uniform worden geïmplementeerd, met gecentraliseerd toezicht om afwijkingen te voorkomen. Duidelijk en afdwingbaar beleid bij alle filialen en dochterondernemingen is belangrijk, omdat nalevingsproblemen in het buitenland kunnen leiden tot problemen in eigen land, vooral wanneer het gaat om importen die onderworpen zijn aan douanecontrole. | Praktische tip: Als uw organisatie de afgelopen twee jaar geen importcompliance-beoordeling heeft uitgevoerd, overweeg dan om een douane-audit en supply chain-beoordeling uit te voeren om ervoor te zorgen dat uw importcompliance voldoet aan de huidige verwachtingen van de regelgevende instanties. |
| Onvermogen om producten te traceren | |
| Misstep: Producttracering is van cruciaal belang voor het controleren van de integriteit van de toeleveringsketen, maar veel bedrijven beschikken niet over voldoende traceermogelijkheden. | Praktische tip: Om de traceerbaarheid te verbeteren, implementeren bedrijven steeds vaker digitale trackingoplossingen zoals blockchain- of RFID-technologieën, of andere vormen van elektronische tracering, om end-to-end zichtbaarheid in de hele toeleveringsketen mogelijk te maken. Deze inspanningen worden steeds vaker nodig omdat producten moeten worden getraceerd tot aan de allerlaatste onderleverancier, aangezien er steeds meer compliance wordt verwacht voor onderdelen en componenten die mogelijk worden geleverd door bedrijven die niet in direct contact staan met de uiteindelijke fabrikant. |
| Het negeren van onderleveranciers | |
| Misstap: Een veel voorkomende vergissing is dat men zich alleen richt op directe leveranciers en voorbijgaat aan de risico's die subleveranciers met zich meebrengen. Subleveranciers brengen vaak even grote of zelfs grotere risico's met zich mee, vooral als ze actief zijn in regio's met minder streng toezicht. | Praktische tip: Het opzetten van een uitgebreid systeem dat directe leveranciers verplicht om hun leveranciers te controleren, kan dit risico beperken. Een van de stappen in de hierboven beschreven douane-audit is het analyseren van de bestaande supply chain-mapping om bedrijven te helpen vaststellen waar er hiaten in hun volgsystemen zitten. |
| Het overzicht missen van de reikwijdte van regelgeving inzake dwangarbeid en mensenhandel | |
| Misstep: Nieuwe regelgeving, zoals de Amerikaanse Uyghur Forced Labor Prevention Act (UFLPA), verplicht bedrijven om aan te tonen dat hun producten vrij zijn van dwangarbeid. Veel bedrijven zijn niet voorbereid om aan deze norm te voldoen, vaak vanwege onvoldoende due diligence met betrekking tot hun leveranciers, ontbrekende documentatie of onvoldoende inzicht in hun volledige toeleveringsketens. | Praktische tip: Door de toeleveringsketen uitgebreid in kaart te brengen en te controleren, kunnen bedrijven zich aan dergelijke wetten houden en voorbereid zijn op mogelijke UFLPA-detenties, waardoor ze mogelijke boetes of blokkades van goederen aan de grens kunnen vermijden. |
Als u vragen of opmerkingen heeft over dit artikel, neem dan gerust contact op met een van de auteurs of uw Foley & Lardner advocaat. Als u in de toekomst updates wilt ontvangen over "Wat elke multinational moet weten" over het opereren in de huidige gecompliceerde internationale handelswereld, schrijf u dan in voor onze tweewekelijkse e-maillijst. Klik hier om u in te schrijven.
Om alle artikelen in onze serie "Wat elke multinational moet weten" te bekijken, klik hier.
