Não deixe o Casper, o Fantasma Amigável, assinar eletronicamente nada nesta época assustadora
Logo após o Halloween, à medida que os empregadores se preparam para implementar novas políticas ou manuais no ano novo, vale a pena considerar como os funcionários podem confirmar o recebimento e a compreensão dessas políticas ou manuais. Muitos empregadores confiam nas assinaturas eletrónicas (frequentemente chamadas de e-signatures) para registrar não apenas esses reconhecimentos de políticas, mas também uma série de outras coisas, desde documentos de integração até contratos de arbitragem, cláusulas restritivas e acordos de rescisão. A conveniência das assinaturas eletrónicas pode ser ótima, mas um processo de assinatura eletrónica muito flexível pode expor os empregadores a dores de cabeça no futuro. Felizmente, existem algumas práticas recomendadas que podem mitigar essas preocupações:
Concordar explicitamente com assinaturas eletrónicas
A Lei Uniforme de Transações Eletrónicas (UETA), adotada por 49 estados (Nova Iorque é a exceção, com a sua própria versão análoga), geralmente confere às assinaturas eletrónicas a mesma validade que as assinaturas manuscritas , quando ambas as partes concordam em usar assinaturas eletrónicas. A nível federal, a Lei de Assinaturas Eletrónicas no Comércio Global e Nacional (E-SIGN) também permite assinaturas eletrónicas válidas. Embora um acordo para usar assinaturas eletrónicas possa ser inferido a partir do contexto, cabe aos empregadores colocar esse acordo por escrito no próprio documento, por exemplo, com uma disposição que estabeleça que o documento pode ser assinado por assinaturas eletrónicas, que as partes concordam que terão a mesma força e efeito que as assinaturas manuais. Esse tipo de linguagem pode refletir a conformidade com as leis de assinatura eletrónica e evitar reclamações posteriores dos funcionários de que não teriam concordado com uma assinatura eletrónica.
Evite ambiguidades nas comunicações eletrónicas que criam «contratos»
O facto de as assinaturas eletrónicas poderem ser tão válidas quanto as manuscritas às vezes traz consequências indesejadas. Por exemplo, a assinatura de um funcionário em um e-mail de resposta poderia registrar um «acordo» sobre discussões sobre remuneração ou outros termos que o empregador pretendia apenas que fossem hipotéticos ou passíveis de negociação? Os tribunais chegaram a conclusões diferentes sobre se os e-mails (ou mesmo uma série de mensagens de texto) criavam um contrato vinculativo em circunstâncias variadas. Para evitar esse risco, os empregadores devem considerar o uso de linguagem condicional e de isenção de responsabilidade em e-mails ou mensagens de texto, conforme necessário. Por exemplo, os empregadores podem explicar que só assinarão um acordo separado de uma determinada maneira; descrever quaisquer pré-condições para a futura formalização dos termos; e deixar claro que não pretendem ficar vinculados por comunicações por e-mail ou texto. Além disso, ter uma política escrita que estabeleça que apenas certos executivos de alto nível têm autoridade para vincular a empresa pode ser útil na medida em que os funcionários aleguem que e-mails ou mensagens de texto com supervisores não autorizados criaram obrigações contratuais.
Proteja-se contra o argumento «Não fui eu» (talvez tenha sido o Casper?)
O processo de assinatura eletrónica pode levantar questões sobre se um funcionário realmente assinou pessoalmente o documento em questão. Os tribunais têm enfrentado variações do argumento de que «não fui eu» e «nunca vi este documento antes» no contexto da assinatura eletrónica. Os empregadores podem posicionar-se de forma proativa para lidar com tais reclamações, implementando medidas que liguem claramente o funcionário à assinatura eletrónica, tais como: fazer com que os funcionários acedam e assinem documentos através de um link individualizado ou com um ID ou palavra-passe únicos que o empregador não possa alterar ou aceder; obter uma confirmação por escrito de que o funcionário assinou eletronicamente o documento ou, pelo menos, enviar um e-mail de confirmação com cópias dos documentos assinados eletronicamente; garantir que a data e o endereço IP sejam gravados digitalmente no documento que está a ser assinado; e desenvolver uma política de assinatura eletrónica para garantir a consistência entre os documentos.
Conclusão: assine (imaginariamente) aqui: Li e compreendi esta perspectiva, agirei com cautela e clareza ao usar assinaturas eletrónicas no trabalho e entrarei em contacto com o meu advogado trabalhista em caso de dúvidas.
