5 Strategies for Success in an Outsourced Supply Chain

As organizações de compras estão cada vez mais encarregadas de liderar iniciativas de outsourcing para aumentar a resiliência da cadeia de abastecimento, otimizar custos e impulsionar a inovação. As oportunidades disponíveis no outsourcing de várias funções da cadeia de abastecimento são inegáveis.

Desde o planeamento e produção até o armazenamento e transporte, os fornecedores terceirizados podem oferecer acesso a conhecimentos especializados, capacidade escalável e tecnologia avançada, além de introduzir riscos. O planeamento e a gestão proativos dos riscos legais, operacionais e financeiros apresentados em uma cadeia de abastecimento terceirizada ajudarão os líderes da cadeia de abastecimento a agir estrategicamente para maximizar o valor e evitar armadilhas comuns.

1. Realize uma análise aprofundada dos potenciais prestadores de serviços terceirizados

O foco principal no início de qualquer aquisição será normalmente o custo e a capacidade, e com razão; no entanto, os clientes muitas vezes esperam demasiado tempo para realizar uma diligência prévia mais aprofundada sobre os potenciais fornecedores externos. As organizações de aquisição devem iniciar esses esforços de diligência desde o início para evitar surpresas ou atrasos mais tarde. Isso pode ser feito por meios formais, como um pedido de informações (RFI) antes de um pedido de proposta completo (RFP) ou por meio de outra diligência, considerando tópicos como os seguintes:

§ Estabilidade financeira: Analise as demonstrações financeiras auditadas, os registos públicos, as notações de crédito e a estrutura de capital.

§ Segurança e conformidade: analisar os registos da OSHA/WMS, identificar e garantir as normas de conformidade (por exemplo, FDA e ISO 13485 para dispositivos médicos) e validar as normas laborais e ambientais.

§ Cibersegurança: Realizar uma diligência prévia em matéria de cibersegurança, incluindo qualquer histórico de incidentes de segurança de dados e conformidade com estruturas como NIST ou ISO 27001.

§ Subcontratados:Exigir a divulgação da utilização pretendida de afiliados e subcontratados. Os fornecedores terceiros críticos devem ser identificados antecipadamente e incluídos na diligência.

§ Referências de clientes atuais: Peça para falar diretamente com vários clientes atuais e solicite sinceridade em relação à transição, confiabilidade do serviço e gestão de relacionamentos.

§ Cobertura de seguro: Confirme se a cobertura de seguro é suficiente, com tipos e valores de cobertura adequados aos riscos relevantes.

2. Incorpore requisitos legais essenciais na RFP

Os termos legais devem ser desenvolvidos no início do processo de aquisição e incorporados diretamente em cada RFP de outsourcing – não introduzidos após o início (ou pior – o fim) das negociações sobre preços e requisitos de serviço. A não definição antecipada dos termos contratuais exigidos leva os licitantes a alterar a sua solução — e os preços — em resposta aos requisitos «novos» percebidos quando os termos legais são introduzidos. Isso atrasará a aquisição, reduzirá o poder de negociação e desencadeará uma série de modificações contínuas nos preços, o que compromete a intenção de uma RFP formal. Para criar uma base sólida:

§ Incluir um «acordo obrigatório» como parte da RFP. O acordo obrigatório deve ser o contrato de outsourcing completo com os termos legais preferidos do cliente, e os licitantes devem ser obrigados a responder com a sua proposta de margem de lucro.

§ Proibir os licitantes de apresentarem os seus próprios termos contratuais padrãocomo parte da sua resposta e deixar claro que nenhum termo fornecido pelo fornecedor será considerado.

§ Da mesma forma,proíba os licitantes de apontar ou basear-se em acordos existentesque possam estar em vigor entre as partes. Acordos históricos ou aqueles sem foco em terceirização diminuirão o valor que pode ser obtido por meio de um processo eficaz de aquisição e seleção de fornecedores.

§ Exigir que os licitantes articulem as suas objeções aos termos legaiscom especificidade e por escrito, e deixar claro que identificar algo simplesmente como «N/A» ou «Inaceitável» será considerado não responsivo.

3. Identificar e proteger dados, sistemas integrados e IP

Qualquer terceirização moderna da cadeia de suprimentos dependerá fortemente da tecnologia e exigirá integração e interoperabilidade entre os ambientes do cliente, do terceirizador e de terceiros. A terceirização geralmente tem um componente transformacional, que pode resultar na criação de nova propriedade intelectual (PI). Para personalizar melhor uma solução, proteger dados, informações e ativos de tecnologia e garantir os direitos de PI e propriedade necessários:

Identifique os dados e sistemas que podem ser afetados por uma terceirizaçãoantes da emissão da RFP e estabeleça padrões para o processamento de dados e acesso ao sistema permitidos, propriedade dos dados e licenciamento de dados/direitos de dados de terceiros.

Identifique as integrações e dependências necessáriascom os sistemas do prestador de serviços e de terceiros. Faça isso antes da emissão da RFP e valide ambos antes das assinaturas e durante a transição.

Identifique a nova propriedade intelectual que será introduzida ou desenvolvida para a organizaçãocomo parte da terceirização e estabeleça expectativas claras sobre como a nova propriedade intelectual será desenvolvida, mantida e detida, tanto nos termos do contrato quanto durante as discussões sobre soluções.

§ Garantir que os resultados operacionais (por exemplo, relatórios, manuais de operações, guias, SOPs e outras contribuições para o ambiente operacional do cliente) sejam de propriedade ou tenham licença suficientepara que não haja restrições à continuação do uso dos mesmos padrões operacionais e documentação quando a terceirização terminar.

§ Quando um prestador de serviços terceirizados introduzir um novo sistema no ambiente do cliente,certifique-se de que esteja claro como o cliente fará a transição para fora do sistemaao final da terceirização – seja trazendo a função para dentro da empresa ou fazendo a transição para um provedor diferente.

4. Contrato para consistência e transparência em circunstâncias alteradas

É provável que as cadeias de abastecimento flutuem em resposta a fatores internos e externos, e idealmente são concebidas para isso. Os prestadores de serviços terceirizados podem frequentemente usar esse fluxo natural como uma oportunidade para introduzir novos encargos. Isso reduz a eficácia da terceirização e pode levar a uma ruptura no relacionamento. Para ajudar a evitar ser explorado:

§ Incluir uma «cláusula abrangente» nos termos legaispara deixar claro que as atividades não precisam de ser expressamente listadas no contrato para serem exigidas como parte dos serviços de outsourcing – as atividades inerentes e necessárias à solução devem ser incluídas como parte dos serviços – e sem custos adicionais.

§ Certifique-se de que a terceirização abrange todas as funções desempenhadas internamente ou por meio de fornecedores atuais, por um período retrospectivo razoável. Períodos entre 13 e 18 meses são comuns, desde que a natureza das funções terceirizadas, a sazonalidade e outros ciclos de negócios determinem o período apropriado a ser coberto.

§ Estabeleça claramente a distinção entre atividades que fazem parte do «negócio habitual» (BAU) ou que são «iniciativas não recorrentes»(NRI) para identificar se determinadas atividades estão incluídas ou são incrementais aos serviços terceirizados.

Evite linguagem excessivamente abrangente em torno de suposições, dependências e validaçõesfrequentemente introduzidas por prestadores de serviços terceirizados.

§ Exigir que os prestadores de serviços terceirizados invistam na devida diligênciapara garantir que compreendam as flutuações inerentes às operações comerciais e à própria cadeia de abastecimento, e que as levem em consideração na solução proposta.

5. Elabore contratos de outsourcing que antecipem e abordem perturbações e disputas

A terceirização exige que o fornecedor entre na organização do cliente, atue ao lado de seu pessoal e de fornecedores terceirizados e impulsione o alcance de seus objetivos comerciais, exigindo, portanto, uma estrutura robusta de gestão de relacionamentos. Qualquer contrato sofisticado terá direitos de rescisão, resolução formal de disputas, indenizações e cobertura de seguro, mas esses são recursos de último recurso. A externalização da cadeia de abastecimento é uma função comercial crítica e merece termos contratuais que melhor antecipem e acomodem o conflito quase inevitável que surgirá no decorrer da relação. Concentre-se em ferramentas como:

§ Gestão de desempenho: Os níveis de serviço e os indicadores-chave de desempenho devem ser identificados, verificados e medidos internamente (ou com os fornecedores atuais) antes da emissão da RFP. A qualidade e a consistência do serviço são frequentemente uma métrica fundamental para medir o sucesso ou o fracasso de qualquer terceirização, portanto, os níveis de serviço devem ser baseados em resultados e orientados pelas necessidades do negócio.

§ Governança: a terceirização requer mais do que um gestor de contas. Defina funções e responsabilidades para a gestão de relacionamentos, caminhos de escalonamento e revisão estruturada contínua dos negócios.

§ Planeamento de BC/DR:Devem ser exigidos planos robustos de Continuidade de Negócios/Recuperação de Desastres (BC/DR), bem como testes regulares e relatórios sobre os resultados. Certifique-se de que os planos e práticas de BC/DR do prestador de serviços terceirizados estejam alinhados com os negócios e padrões do cliente para as suas operações.

§ Reter direitos: os clientes podem precisar garantir que uma violação do contrato seja resolvida, sem o desejo (ou a viabilidade) de rescindir o relacionamento. Garantir direitos justos para o cliente reter taxas proporcionais e pela duração da violação material do contrato por parte do prestador de serviços terceirizados oferece um caminho para a reparação que não requer a rescisão.

As organizações podem obter benefícios transformadores ao terceirizar, desde que esses compromissos sejam assumidos de forma estratégica e ponderada. As vantagens mais significativas nas cadeias de abastecimento terceirizadas serão percebidas pelos profissionais de compras, jurídicos e operacionais, que podem revelar o valor potencial ao mesmo tempo que identificam e minimizam o risco potencial.

Este artigo foi publicado originalmente em Supply & Demand Chain Executive em dezembro de 2025.

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